Ein Leitfaden für Arbeitgeber mit Tipps für Mitarbeiter

Arbeitgeber in der Dienstleistungsbranche haben eine besondere Lohn- und Steuersituation, da ihre Mitarbeiter häufig Trinkgelder erhalten. Sowohl der Kunde, der das Trinkgeld gibt, als auch die Person, die Trinkgeld gibt, sind an der Transaktion beteiligt. Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, in dem Ihre Mitarbeiter Trinkgeld erhalten, müssen Sie daher wissen, wie Sie mit den Steuern und der Zahlung dieses Geldes ordnungsgemäß umgehen.  

Wie melde und zahle ich Steuern auf Trinkgelder von Mitarbeitern?

Sie müssen zunächst Berichte über Trinkgelder von Mitarbeitern, Kartentransaktionen und anderen Quellen einholen. Berücksichtigen Sie bei jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung alle Trinkgelder in den Lohnzahlungen des Arbeitnehmers.

Bei der Berechnung der Lohnzahlungen müssen Sie Einkommenssteuern und FICA-Steuern auf Trinkgelder einbehalten. Sie müssen Ihrem Arbeitgeber auch einen Anteil an den FICA-Steuern auf Trinkgelderträge zahlen. Trinkgeldeinkommen unterliegen außerdem sowohl der maximalen Sozialversicherungsgrenze als auch der zusätzlichen Medicare-Steuer. 

Sie müssen das Trinkgeld und die Quellensteuer Ihrer Mitarbeiter in alle Ihre Lohnsteuerberichte einbeziehen: Formular 941, den vierteljährlichen Steuerbericht, und Formular 940, den jährlichen Arbeitslosensteuerbericht. Nehmen Sie die erforderlichen Lohnsteuereinzahlungen für Trinkgelder und FICA-Steuern vor.

Wie erhalte ich eine Trinkgeldgutschrift?

Der Fair Labor Standards Act ermöglicht es Ihnen als Arbeitgeber, sich die Differenz zwischen dem Betrag, den Sie dem Arbeitnehmer zahlen (mindestens 2,13 US-Dollar pro Stunde) und dem Mindestlohnbetrag (7,25 US-Dollar pro Stunde ab August 2022) gutschreiben zu lassen.Das maximale Trinkgeldguthaben würde daher 5,12 $ pro Stunde betragen. Mit dieser Gutschrift können Sie dem Arbeitnehmer grundsätzlich einen Betrag zahlen, der unter dem Mindestlohn liegt, wobei das Trinkgeld als Lohn berücksichtigt wird.

Bevor Sie das Trinkgeldguthaben verwenden, müssen Sie den Mitarbeitern folgende Informationen mitteilen:

• Die Höhe des Barlohns, den Sie dem Mitarbeiter mit Trinkgeld zahlen (mindestens 2,13 $ pro Stunde)
• Das Extra, das Sie als Trinkgeldguthaben beanspruchen (nicht mehr als 5,12 $ pro Stunde)
• Das von Ihrem Unternehmen beanspruchte Trinkgeldguthaben darf die Höhe des Trinkgelds, das der Mitarbeiter, dem das Trinkgeld gegeben wurde, tatsächlich erhalten hat, nicht übersteigen
• Dass der Mitarbeiter alle Trinkgelder behält, mit Ausnahme derjenigen im Rahmen einer gültigen Trinkgeld-Pooling-Vereinbarung, die auf Mitarbeiter beschränkt ist, die üblicherweise und regelmäßig Trinkgelder erhalten, und
• Dass die Trinkgeldgutschrift nicht für Mitarbeiter gilt, denen Trinkgeld gegeben wird, es sei denn, dieser Mitarbeiter wurde über diese Bestimmungen zur Trinkgeldgutschrift informiert

Sie müssen Ihren Mitarbeitern, denen Sie Trinkgeld geben, mindestens den Mindestlohn von 7,25 US-Dollar zahlen und ihnen erlauben, alle erhaltenen Trinkgelder zu behalten, wenn Sie ihnen diese Informationen nicht geben.

Was passiert, wenn der Mitarbeiter mir das Trinkgeldeinkommen nicht meldet? 

Es liegt in der Verantwortung des Mitarbeiters, Ihnen und dem IRS sein Trinkgeldeinkommen zu melden. Sie haften nicht für den Anteil des Arbeitgebers an den FICA-Steuern, bis Sie vom IRS über die Steuern informiert und aufgefordert werden.

Wie kann ich Trinkgelder auf Karten gutschreiben?

Sie müssen dem Mitarbeiter den Trinkgeldbetrag mitteilen, wenn Trinkgeld in Kredit- oder Debitkartenzahlungen enthalten ist. Sofern dies nicht gesetzlich verboten ist, können Sie das Trinkgeld um den Transaktionsgebührenbetrag reduzieren, der von einem Kreditkartenunternehmen berechnet wird. Sie können dem Mitarbeiter beispielsweise 4,85 $ (Trinkgeld abzüglich der Transaktionsgebühr) geben, wenn die Kreditkartentransaktionsgebühr 3 % beträgt und das Trinkgeld eines Mitarbeiters 5 $ beträgt.

Das Arbeitsministerium sagt jedoch, dass diese Kürzung das Gehalt des Arbeitnehmers nicht unter den Mindestlohn senken kann und Sie dem Arbeitnehmer am nächsten Zahltag eine Rückerstattung leisten müssen. Sie können es kaum erwarten, bis Sie die Rückerstattung vom Kreditkartenunternehmen erhalten. 

Wie wirkt sich das Trinkgeldeinkommen auf den Gesamtlohn eines Mitarbeiters aus? 

Alle Mitarbeiter müssen mindestens den Mindestlohn einschließlich Trinkgeld erhalten. Es ist Ihnen nicht gestattet, Mitarbeiter-Trinkgelder außer als Anrechnung auf den Mindestlohn zu verwenden. Sie können den Trinkgeldbetrag jedoch verwenden, um den vom Arbeitsministerium als „erforderlichen Barlohn“ bezeichneten Betrag auszugleichen, der 2,13 US-Dollar beträgt. Es wird davon ausgegangen, dass die Differenz zwischen dem erforderlichen Barlohn und dem Mindestlohn von 7,25 US-Dollar im Jahr 2022 durch Trinkgelder ausgeglichen wird. 

So funktioniert der erforderliche Barlohn

Sie müssen einem Mitarbeiter, dem Sie Trinkgeld gegeben haben, zunächst mindestens 2,13 US-Dollar pro Stunde zahlen, bevor Trinkgelder angerechnet werden. Anschließend werden Ihnen die Mitarbeitertipps vom Mitarbeiter gemeldet. Die 2,13 US-Dollar zuzüglich des vom Arbeitnehmer gemeldeten Trinkgelds sollten mindestens dem Mindestlohn entsprechen. Wenn die beiden Beträge nicht dem Mindestlohn entsprechen, müssen Sie die Differenz ausgleichen.   

In einigen Bundesstaaten gelten unterschiedliche Mindestlohnsätze für Arbeitnehmer mit Trinkgeld. Einige verlangen, dass den Mitarbeitern der volle Mindestlohn vor Trinkgeld ausgezahlt wird, während in anderen Bundesstaaten ein höherer Mindestbarlohn als auf Bundesebene erforderlich ist. Sie müssen den Mindestlohnsatz des Bundesstaates verwenden, wenn das staatliche Mindestlohngesetz einen höheren Betrag als den Bundessatz vorschreibt.

Wie unterscheiden sich Trinkgelder und Servicegebühren?

Trinkgelder sind freiwillige Beträge, die jemandem für eine Dienstleistung gegeben werden. Trinkgeld ist in den USA ein Brauch, wird aber weltweit unterschiedlich gebräuchlich. Servicemitarbeiter erhalten ein Gehalt, das so hoch ist, dass Trinkgelder in den meisten europäischen Ländern nicht üblich sind.

Eine Zahlung gilt als „Trinkgeld“, wenn vier Bedingungen erfüllt sind: 

• Die Zahlung muss aus freiem Willen des Gebers erfolgen. Es ist weder vorgeschrieben noch erzwungen.
• Der Kunde muss das Recht haben, die Höhe zu bestimmen.
• Die Zahlung sollte nicht vom Arbeitgeber ausgehandelt oder diktiert werden.
• Der Kunde hat das Recht zu bestimmen, wer die Zahlung erhält.

Es ist kein Trinkgeld, wenn ein Restaurant einen Trinkgeldbetrag zum Essenspreis hinzufügt, wie es bei großen Partys der Fall sein könnte. Hierbei handelt es sich um eine Servicegebühr. Eine Servicegebühr ist ein erforderlicher Betrag. Es spielt keine Rolle, wie das Unternehmen es nennt.

Einige Beispiele für eine Servicegebühr sind:

• Eine Gebühr für eine Bankettveranstaltung
• Gebühren für den Zimmerservice im Hotel
• Gebühren für den Flaschenservice in Nachtclubs oder Restaurants

Auf welche Weise erhalten Mitarbeiter Trinkgeld?

Arbeitnehmer erhalten häufig Trinkgelder in bar,B. zusätzliches Bargeld bei einer Zahlung an einen Taxifahrer, der aufgefordert wird, „das Wechselgeld aufzubewahren“, oder ein Betrag, der auf einem Restauranttisch liegen bleibt. Ein Trinkgeld ist häufiger bei einer Debit- oder Kreditkartentransaktion enthalten, beispielsweise in einem Restaurant.

Trinkgelder können von verschiedenen Mitarbeitern aufgeteilt oder gebündelt werden. Möglicherweise haben Sie in einer Autowaschanlage ein Trinkgeldglas gesehen. Sie haben wahrscheinlich eine Richtlinie darüber, wie diese Trinkgelder aufgeteilt werden, wenn in Ihrem Unternehmen eine solche Situation auftritt. Servicegebühren können auch als Sammel-Trinkgeld betrachtet werden. 

Der Trinkgeldpool Ihres Unternehmens darf keine Mitarbeiter umfassen, die normalerweise kein Trinkgeld erhalten, wie etwa Geschirrspülmaschinen, Köche, Köche und Hausmeister.

Woher weiß ich, welche Trinkgelder ein Mitarbeiter erhält?

Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, täglich ein Trinkgeldprotokoll zu führen und Ihnen diese Trinkgelder regelmäßig zu melden, wenn sie 20 US-Dollar oder mehr im Monat betragen. Das IRS verlangt eine Meldung bis zum zehnten Tag des Folgemonats.

Selbstverständlich muss der Arbeitnehmer Trinkgelder in seiner individuellen Steuererklärung angeben. Sie müssen außerdem Trinkgelder für die Berechnung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer mithilfe des IRS-Formulars 4137 melden.

Sind Trinkgelderträge steuerpflichtig? 

Alle Trinkgelder von insgesamt 20 $ oder mehr im Monat unterliegen der Bundeseinkommensteuer und der FICA-Steuer (Sozialversicherung und Medicare). Sie müssen Informationen über diese Trinkgelder erhalten, damit Sie sie in das W-2-Formular des Mitarbeiters aufnehmen können. 

Vergessen Sie nicht, dass Trinkgelder auch der zusätzlichen Medicare-Steuer für Arbeitnehmer mit höherem Einkommen unterliegen. Sie müssen mit der Einbehaltung der zusätzlichen Medicare-Steuer von 0,9 % beginnen, wenn die Arbeitnehmervergütung 200.000 US-Dollar erreicht.

Servicegebühren, die an Mitarbeiter gezahlt werden, sind für Zwecke der Bundeseinkommensteuer und der FICA ebenfalls als regulärer Lohn steuerpflichtig.

Wie werden Trinkgelder gesammelt und gemeldet? 

Der Mitarbeiter behält alle Trinkgelder. Sie müssen dem Mitarbeiter diese Beträge erstatten, wenn Sie das Trinkgeld für eine Kredit- oder Debitkartenbelastung einziehen.

In einigen Restaurants und anderen Dienstleistungsbetrieben sind gebündelte Trinkgelder üblich. Die Mitarbeiter teilen den Sammelbetrag nach eigener Vereinbarung auf und jeder Einzelne meldet Ihnen seinen Anteil am Sammelbetrag. In den Bundesstaaten gibt es unterschiedliche Gesetze und Regelungen zum Trinkgeldpool.