AGeschäftsanforderungsdokument (BRD)ist ein formelles Geschäftsdokument, das die Ziele eines bestimmten Projekts oder einer Lösung für ein Geschäftsproblem beschreibt. Die Anforderungen in diesem Dokument definieren den Umfang eines Projekts und das allgemeine Geschäftsziel, die spezifischen und messbaren Ergebnisse, die das Unternehmen mit dem Projekt erzielen möchte.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Ein Geschäftsanforderungsdokument legt die Anforderungen für ein Projekt fest, sodass alle Beteiligten wissen, was wann getan werden muss.
- Es kann auch Elemente enthalten, die in einen Vertrag aufgenommen werden, wie etwa Zahlungsbedingungen für die Arbeit.
- Ein Geschäftsanforderungsdokument unterscheidet sich von einem Geschäftsplan oder einer Angebotsanfrage.
So funktioniert ein Geschäftsanforderungsdokument
Ihr kleines Unternehmen bereitet sich auf eine Expansion oder den Verkauf neuer Produkte oder auf verschiedene Veränderungen vor, und Sie suchen möglicherweise einen Berater oder Auftragnehmer, der Sie bei diesem Projekt unterstützt. Eines der ersten Dinge, die Sie tun müssen, ist die Erstellung eines Geschäftsanforderungsdokuments, in dem das Projekt beschrieben wird und was getan werden muss, um es umzusetzen.
Das Hauptziel eines Geschäftsanforderungsdokuments besteht darin, alles zu klären, was für den Erfolg des Projekts angegangen werden muss, und zwar mit detaillierten Anforderungen für jeden Teil des Projekts.
Notiz
Ein Geschäftsanforderungsdokument kann von einem Unternehmen, einer Regierungsbehörde, einer Bildungseinrichtung, einer gemeinnützigen Organisation oder einer anderen Art von Organisation verwendet werden.
Ein Geschäftsanforderungsdokument (BRD) kann in zwei Phasen betrachtet werden. In der ersten Phase eines Projekts handelt es sich um ein Dokument, das alle Anforderungen für das Projekt darlegt, einschließlich Kosten, Einzelheiten zur Implementierung, erwarteten Nutzen, Meilensteine und Zeitplan für die Implementierung.
In der zweiten Phase kann das Dokument zu einem Vertrag zwischen den beiden Parteien werden, in dem die Anforderungen eines einstellenden Unternehmens (in diesem Fall ZXY, Inc.) und des Auftragnehmers, der die Arbeiten ausführt, formell festgelegt werden.
Alternative Namen für ein BRD sind Projektanforderungsdokument und Anforderungsspezifikationsdokument.
Beispiel eines Geschäftsanforderungsdokuments
Ein Unternehmen (wir nennen es ZXY Inc.) hat beschlossen, seine Buchhaltungsfunktionen an ein Shared Service Center in den USA auszulagern. Sie beginnen mit der Suche nach einem Standort, der Einrichtung der Dienste sowie der Einstellung und Verwaltung der Mitarbeiter. Es ist ein kompliziertes Unterfangen, dessen Umsetzung viele Monate in Anspruch nehmen wird. Sie beginnen mit einem Team, das ein Geschäftsanforderungsdokument erstellt.
Wie sich ein Geschäftsanforderungsdokument von einem Geschäftsplan unterscheidet
Obwohl sowohl ein BRD als auch ein Geschäftsplan ähnliche Abschnitte enthalten können (z. B. eine Zusammenfassung), ist die Absicht unterschiedlich.
Ein Geschäftsplan wird als Leitfaden für ein neues oder bestehendes Unternehmen erstellt. Häufiger besteht sein Zweck jedoch darin, ihn einem Kreditgeber zur Finanzierung von Neugründungen oder Erweiterungen vorzulegen.
Der Geschäftsplan enthält allgemeine Informationen über das Unternehmen sowie seine Pläne und Strategien, um Einnahmen zur Rückzahlung des Kredits zu erzielen. Jahresabschlüsse sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsplans, während die Finanzdokumente im BRD ganz anders sein können und sich auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren.
Wie sich ein Geschäftsanforderungsdokument von einer Angebotsanfrage (RFP) unterscheidet
Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten ist gering, aber wichtig. In der Regel wird eine Angebotsanfrage (RFP) erstellt, um Angebote von verschiedenen Anbietern einzuladen. Im Beispiel von ZXY, Inc. wird eine RFP an potenzielle Unternehmen gesendet, die Outsourcing-Dienstleistungen anbieten, um Angebote einzuholen.
Ein BRD hingegen wird für einen bestimmten Lieferanten oder Joint-Venture-Partner erstellt, der bereits vom einstellenden Unternehmen ausgewählt wurde. Die BRD enthält weitere Einzelheiten sowie weitere Vorgaben und Fristen, die im Verlauf und am Ende des Projekts eingehalten werden müssen.
Wenn eine Ausschreibung erstellt wird, sind darin eine Frist und Anforderungen für die Abgabe von Angeboten festgelegt. Die Angebote werden nach Ablauf der Frist bewertet.
Was sollte in einem Geschäftsanforderungsdokument enthalten sein?
In mancher Hinsicht ähnelt ein Geschäftsanforderungsdokument anderen Arten von Geschäftsvorschlägen, der Unterschied liegt jedoch im Hauptteil des Dokuments, der Auflistung der grundlegenden Anforderungen.
Notiz
Seien Sie beim Schreiben dieses Dokuments so detailliert wie möglich. Um sicherzustellen, dass Ihnen nichts Wichtiges entgeht, ist es eine gute Idee, einen Anwalt mit der Hilfe zu beauftragen.
Die BRD sollte folgende Abschnitte enthalten:
- Einführung: Beginnen Sie mit einer Erklärung mit einer umfassenden Beschreibung des Projekts und einer Hintergrunderklärung, die beschreibt, warum das Projekt notwendig ist. Geben Sie Informationen zu den Projektparteien an.
- Definition: Definieren und beschreiben Sie alle wichtigen Begriffe, sodass alle über dasselbe sprechen.
- Eine Absichtserklärung: Geben Sie das Ziel des Projekts klar an und beginnen Sie mit den Worten: „Der Zweck dieses Dokuments ist…“
- Grundvoraussetzungen: Dies ist der Hauptteil des Dokuments. Listen Sie alle Anforderungen für das Projekt so detailliert wie möglich auf. Im Beispiel von ZXY, Inc. könnten ein Abschnitt die Anforderungen für die Einstellung von Buchhaltungsmitarbeitern sein. Wie viele werden benötigt? Welche Fähigkeiten haben sie? Welche Zeugnisse? Welche Arbeitsgesetze muss das einstellende Unternehmen befolgen?
- Fristen und Zwischenkontrollen: Zeitpläne, Flussdiagramme und Diagramme. Fügen Sie alle visuellen Elemente hinzu, von denen Sie glauben, dass sie das Verständnis verbessern und den Prozess verdeutlichen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Zeitplan beifügen.
- Unterschriften: Fügen Sie abschließend Platz für die Unterschriften beider Parteien ein, um zu bestätigen, dass die Personen die Bedingungen des Dokuments gelesen und verstanden haben und dass sie sich bereit erklären, die Bedingungen einzuhalten.
Was macht ein Geschäftsanforderungsdokument zu einem Vertrag?
In der Anfangsphase handelt es sich bei dem Geschäftsanforderungsdokument um einen Vorschlag. Möglicherweise ist Ihnen aufgefallen, dass in der Liste der Abschnitte oben etwas fehlte: die Bezahlung der erbrachten Dienstleistungen. Ohne Vereinbarung über die zu erbringenden Leistungen und Zahlungsbedingungen kommt kein Vertrag zustande.
Bevor die beiden Parteien das Dokument unterzeichnen, sollten mit Hilfe eines Anwalts Standardvertragstexte hinzugefügt werden, darunter:
- Zahlungsversprechen und Leistungsversprechen
- Restriktive Vereinbarungen, die den Auftragnehmer daran hindern, die Geschäftsgeheimnisse des Unternehmens zu übernehmen oder sie mit anderen zu teilen.
- Was passiert, wenn eine Partei ihren Pflichten nicht nachkommt (d. h. gegen den Vertrag verstößt)?
- Versicherungs- und Schadloshaltungsklauseln
- Bestimmungen zu Rechtsstreitigkeiten und Schiedsverfahren
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie schreibe ich ein Geschäftsanforderungsdokument?
Beginnen Sie mit der Zweckerklärung, um sicherzustellen, dass sich alles im Dokument auf den Zweck konzentriert. Schreiben Sie dann Definitionen, um sicherzustellen, dass alle über die gleichen Dinge sprechen. Der Hauptteil dieses Dokuments ist die Liste aller Anforderungen für das Projekt. Fügen Sie Diagramme, eine Zeitleiste und andere unterstützende visuelle Elemente hinzu.
Was ist ein Beispiel für eine Geschäftsanforderung?
Wenn ein Unternehmen Software für den Betrieb seines Lagers bestellt, könnte eine Anforderung darin bestehen, dass die Software angeben kann, wie viele Produkte und welche Arten im Lager vorhanden sein müssen. Eine weitere Anforderung könnte die Verfolgung von Standort und Status sein (Versandbereitschaft, Versanddatum usw.). Eine weitere Anforderung könnte sein, dass die Lagersoftware mit der Buchhaltungssoftware des Unternehmens verbunden sein muss.
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