So schreiben Sie einen Unternehmensbeschluss

Ein Unternehmensbeschluss ist ein Dokument, das die Regeln festlegt, die der Vorstand einzuhalten beschließt, oder die Entscheidungen, die er treffen möchte. Es wird vom Vorstand herausgegeben und dokumentiert eine verbindliche Entscheidung, die im Namen der Gesellschaft getroffen wird. Es bietet auch eine schriftliche Aufzeichnung der Entscheidungen, die der Vorstand und die leitenden Angestellten des Unternehmens treffen.

Warum ein Unternehmen Unternehmensbeschlüsse braucht 

Ein Unternehmensbeschluss dokumentiert Maßnahmen und Entscheidungen des Vorstands eines Unternehmens. Grundsätzlich muss alles, was der Vorstand tut, in Form eines Beschlusses erfolgen. Der Zweck dieser Beschlüsse besteht darin, Dokumente zu erstellen, die den Vorstand zur Rechenschaft ziehen und den Lizenzbehörden sowie staatlichen und bundesstaatlichen Regulierungsbehörden (einschließlich der IRS) zeigen, dass der Vorstand seinen treuhänderischen Pflichten nachkommt.  

Kapitalgesellschaften sind von ihren Eigentümern getrennte Einheiten und haften getrennt von diesen Eigentümern. Um diese Trennung aufrechtzuerhalten, muss das Unternehmen unabhängig von den Eigentümern handeln. Dies wird als Corporate Shield oder Corporate Veil bezeichnet und schützt die Eigentümer vor den Verbindlichkeiten des Unternehmens. Unternehmensbeschlüsse tragen dazu bei, dieses eigenständige Handeln zu demonstrieren. 

Unternehmensvorstände müssen keine Beschlüsse für alltägliche Aktivitäten des Unternehmens fassen, wie etwa die Einstellung einzelner Mitarbeiter (keine Führungskräfte), die Zahlung von Schulden oder die Aufnahme neuer Kunden. Diese Aktivitäten stehen unter der Leitung von Unternehmensleitern (CEO, Präsident usw.), denen der Vorstand ihre Befugnisse erteilt hat. 

Gesellschaftsbeschlüsse sind sowohl für C-Kapitalgesellschaften als auch für S-Kapitalgesellschaften erforderlich. 

Typische Unternehmensbeschlüsse

Für jede wichtige Entscheidung des Vorstands muss ein Unternehmensbeschluss vorliegen. Dazu gehören die Gründungsdokumente und die Schließung des Unternehmens. 

Bei der Erstgründung kann der Vorstand Unternehmensbeschlüsse fassen, um neue Vorstandsmitglieder und leitende Angestellte zu genehmigen, die ursprüngliche Satzung zu akzeptieren, ein Firmenkonto bei einer bestimmten Bank einzurichten und Unterzeichner für dieses Konto zu benennen.

Im Laufe der Geschäftstätigkeit kann ein Vorstand einen Beschluss fassen, um:

• Dokumentieren Sie, dass ein neues Vorstandsmitglied gewählt wurde
• Zeichnen Sie eine Vorstandsentscheidung auf
• Dokumentieren Sie eine Entscheidung der Aktionäre
• Den Verkauf von Aktien genehmigen (ein Aktienangebot)
• Kaufen oder verkaufen Sie die Immobilien des Unternehmens 
• Benennen Sie Unternehmensleiter
• Entscheiden Sie sich für ein Joint Venture mit einem anderen Unternehmen
• Richten Sie einen Standort in einem oder mehreren neuen Bundesstaaten ein
• Führen Sie eine neue Marketingkampagne durch und erwerben Sie eine neue Marke
• Nehmen Sie einen Kredit auf 

Was in ein Unternehmensauflösungsformular aufzunehmen ist

Die genaue Form eines Unternehmensbeschlusses wird von der Unternehmensdienstleistungsabteilung Ihres Staates festgelegt, aber im Allgemeinen muss ein Unternehmensbeschluss Folgendes enthalten: 

• Das Datum der Auflösung
• Der Staat, in dem die Gesellschaft gegründet wurde und nach dessen Gesetzen sie handelt
• Unterschriften von Führungskräften, die mit der Unterzeichnung von Unternehmensbeschlüssen beauftragt sind – in der Regel der Vorstandsvorsitzende oder der Unternehmenssekretär
• Benennen Sie das Dokument mit seinem Zweck. Beispiel: „Beschluss zur Annahme einer Bankeinlage.“ 
• Ein Satz, der besagt, dass der Beschluss die Zustimmung und Zustimmung der Vorstandsmitglieder hat. Wenn der Beschluss einstimmig gefasst wird, geben Sie dies an. Wenn die Zustimmung nicht einstimmig erfolgt, müssen Sie eine Liste der Vorstandsmitglieder und deren „Ja“- oder „Nein“-Stimmen beifügen. 
• (optional) Eine „wobei“-Erklärung oder Erklärungen, die die Absichten des Vorstands bei der Erstellung dieses Beschlusses angeben. Zum Beispiel: „Während es die Absicht dieses Gremiums ist, ein Bankkonto festzulegen …“ 
• Eine „therefore“- oder „resolved“-Anweisung, die die durchzuführende Aktion angibt. Zum Beispiel: „Daher wird die Benennung der XYZ-Bank als Verwahrstelle der Gesellschaft durch schriftliche einstimmige Zustimmung genehmigt.“

Wie ein Unternehmensbeschluss entsteht

Die meisten Unternehmensbeschlüsse werden auf einer Vorstandssitzung erstellt und unterzeichnet. Hier ist ein typischer Prozess: 

• Die Tagesordnung für eine Vorstandssitzung wird vor der Sitzung erstellt, allen Vorstandsmitgliedern zugesandt und der zu beschließende Punkt auf die Tagesordnung gesetzt. 
• In der Sitzung wird der Tagesordnungspunkt für die Beschlussfassung zur Sprache gebracht und besprochen. 
• Über den Beschluss wird abgestimmt und die Abstimmungen werden protokolliert. 
• Das Sitzungsprotokoll sollte Informationen darüber enthalten, ob der Beschluss angenommen wird (oder nicht). 

Nach der Unterzeichnung des Unternehmensbeschlusses

Der Sekretär des Unternehmens hat die Aufgabe, alle Unternehmensbeschlüsse im Unternehmensbuch abzulegen. Diese Beschlüsse müssen keiner Regierungsbehörde vorgelegt werden, sie müssen jedoch verfügbar sein, wenn das Unternehmen vom IRS oder einer anderen Behörde oder von der Wirtschaftsabteilung des Staates, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, geprüft wird. 

Aktionärsbeschlüsse 

Auch die Aktionäre einer Kapitalgesellschaft können Beschlüsse einreichen. Diese Beschlüsse werden häufig auf einer Jahresversammlung des Unternehmens gefasst. Wenn sich die Aktien des Unternehmens im öffentlichen Besitz befinden, wird der Aktionärsbeschlussprozess von der Securities and Exchange Commission (SEC) geregelt.

Diese Beschlüsse sind unverbindlich, das heißt, dass der Vorstand nichts zu ihrer Umsetzung unternehmen muss. Sie werden typischerweise von Aktivistengruppen präsentiert, um den Vorstand in Umwelt-, Sozial-, Ethik- oder Menschenrechtsfragen zu beeinflussen. 

Häufig gestellte Fragen