Geschäftliche und private Reisen und was ist abzugsfähig?

Geschäftsreisekosten sind für ein Unternehmen abzugsfähig. Wenn die Reise jedoch sowohl geschäftliche als auch private Aktivitäten umfasst, kann sich dies auf Ihren Abzug auswirken. Ihr Abzug wird auch davon beeinflusst, wo die Reise stattfindet, da das IRS andere Regeln für internationale Geschäftsreisen hat.

Geschäftsreisen definieren

Geschäftsreisen werden vom IRS als Reisen außerhalb Ihres steuerlichen Wohnsitzes definiert, die „erheblich länger als ein gewöhnlicher Arbeitstag“ sind und die erfordern, dass Sie während der Abwesenheit schlafen oder sich ausruhen. Um diese Kosten absetzen zu können, müssen Sie auch außer Haus schlafen. Die Reise darf zudem nicht auf unbestimmte Zeit erfolgen und darf weniger als ein Jahr dauern. Ihr steuerlicher Wohnsitz ist der Ort, an dem Sie Ihren regulären Geschäftssitz haben, nicht der Wohnsitz Ihrer Familie. Ihr steuerlicher Wohnsitz ist aus geschäftlichen Gründen der Ort, von dem aus Sie reisen.

Kombination von Privat- und Geschäftsreisen

Um Kosten für Geschäftsreisen in den Vereinigten Staaten absetzen zu können, muss die Reise ausschließlich geschäftlicher Natur sein. Wenn Sie im Rahmen der Reise zufällige private Reisen unternommen haben – zum Beispiel einen Familienbesuch oder einen Abstecher –, sind die Ausgaben im Zusammenhang mit den persönlichen Aktivitäten (Tankmeilen zu jemandem nach Hause oder zum Hotel an einem persönlichen Standort) keine abzugsfähigen Geschäftsausgaben.

Wenn es sich bei der Reise hauptsächlich um eine private Reise handelt, beispielsweise um einen Urlaub, können Sie keine Geschäftsausgaben abziehen, es sei denn, Sie können nachweisen, dass diese Ausgaben in direktem Zusammenhang mit Ihrer geschäftlichen Tätigkeit stehen. Wenn Sie beispielsweise Urlaub machen und einen Vormittag damit verbringen, einen Kunden zu besuchen, können Sie die Kosten für den Besuch abziehen, nicht jedoch die Kosten für die Fahrt von Ihrem steuerlichen Wohnort zum Standort des Kunden.

Teilweise internationale Reisen

Wenn Sie aus geschäftlichen und privaten Gründen eine Reise unternehmen, die teilweise innerhalb der USA und teilweise außerhalb der USA liegt, befolgen Sie die IRS-Richtlinien für den Ort der Reise. Wenn Sie beispielsweise drei Tage in den USA verbringen, gelten die Regeln für das Inland, und wenn Sie anschließend drei weitere Tage in Kanada verbringen, gelten die Regeln für das Ausland.

Internationale Geschäftsreisen

Wenn Sie außerhalb der USA reisen und die gesamte Zeit geschäftlichen Aktivitäten widmen, können Sie alle Ihre Reisekosten als Geschäftsausgaben absetzen. Wenn Sie sich eine Woche oder weniger außerhalb der Vereinigten Staaten aufgehalten haben und private und geschäftliche Aktivitäten kombiniert haben, wird Ihre Reise vom IRS als ausschließlich geschäftliche Reise betrachtet. Eine Woche bedeutet 7 aufeinanderfolgende Tage.

Ausnahmen vom Abzug internationaler Reisen

Auch wenn Sie nicht Ihre gesamte Zeit geschäftlichen Aktivitäten widmen, können Ihre internationalen Geschäftsreisekosten abzugsfähig sein, wenn sie mindestens eine von vier Ausnahmen erfüllen:

• Wenn Sie keine „wesentliche Kontrolle“ über die Reisevorbereitungen hatten. Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitnehmer sind, der nicht mit Ihrem Arbeitgeber verwandt ist, wird im Allgemeinen davon ausgegangen, dass Sie keine wesentliche Kontrolle über eine Geschäftsreise haben.
• Wenn Sie weniger als eine Woche außerhalb der USA reisen, kann Ihre Reise als reine Geschäftsreise betrachtet werden, auch wenn Sie geschäftliche und private Aktivitäten kombinieren.
• Wenn Sie während der Reise weniger als 25 % Ihrer Zeit mit persönlichen Aktivitäten verbringen.
• Ihre Reise kann als reine Geschäftsreise betrachtet werden, wenn Sie nachweisen können, dass der Urlaub keine große Rolle gespielt hat, auch wenn Sie die Reisevorbereitungen selbst in der Hand hatten.

Um die Prozentsätze zu ermitteln, dividieren Sie die Gesamtzahl der Reisetage durch die Anzahl der persönlichen Tage.

Häufig gestellte Fragen