So füllen Sie das Formular 940 für die Bundesarbeitslosensteuer aus

Eine Ihrer Pflichten als Arbeitgeber besteht darin, Arbeitslosensteuer zu zahlen, damit Arbeitnehmer Arbeitslosengeld erhalten können, wenn sie aus dem Arbeitsverhältnis entlassen werden. Arbeitsversicherungssteuern werden vom IRS und von Staaten erhoben, die Arbeitslosengeld an ehemalige Arbeitnehmer verteilen.

Arbeitnehmer müssen keine Arbeitslosensteuer zahlen; Unternehmen zahlen die Steuer auf der Grundlage des Bruttolohns der Mitarbeiter an jedem Zahltag.

Ihr Unternehmen muss an jedem Zahltag einen Betrag zurücklegen und die Steuer bei Fälligkeit zahlen. Sie müssen außerdem einen jährlichen Bericht über die Höhe der fälligen und gezahlten Arbeitslosensteuer einreichen. Dieser Bericht ist IRS-Formular 940.

Wie und wann Arbeitslosensteuer zu zahlen ist

Arbeitgeber müssen Arbeitslosensteuer (FUTA-Steuer) zahlen, die auf dem Lohn des Arbeitnehmers basiert, und das Formular 940 – Federal Employer Unemployment (FUTA) Tax Return – einreichen, aus dem der Betrag der für das Vorjahr geschuldeten Arbeitslosensteuer, der bereits gezahlte Betrag und der geschuldete Betrag hervorgehen.

Das Formular 940 ist jedes Jahr am 31. Januar für das Vorjahr einzureichen. Wenn der für das Jahr fällige Betrag der Bundesarbeitslosensteuer gezahlt wurde, muss das Formular 940 am 10. Februar eingereicht werden.Wenn einer dieser Termine ein Feiertag oder ein Wochenende ist, haben Sie bis zum nächsten Werktag Zeit für die Einreichung. In diesem monatlichen Lohnsteuerkalender finden Sie die Fälligkeitstermine des laufenden Jahres.

Formular 940 und staatliche Arbeitslosensteuer

Der Standard-FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns eines Arbeitnehmers, der der FUTA-Steuer unterliegt. Diese 6 % werden dann um bis zu 5,4 % reduziert, um dem Staat, in dem Sie geschäftlich tätig sind, eine Gutschrift für die Arbeitslosensteuer des Staates zu gewähren. Die Bundes-FUTA-Steuer nach Anwendung der Gutschrift beträgt also 0,6 %.

Im Allgemeinen haben Sie Anspruch auf die maximale staatliche Gutschrift, wenn Sie Ihre staatliche Arbeitslosensteuer pünktlich und vollständig bezahlt haben und der Staat nicht als Staat mit Kreditreduzierung eingestuft ist.

Einige Staaten nehmen Kredite gegen ihre bundesstaatliche FUTA-Steuergutschrift auf. Wenn ein Staat diese Kredite nicht rechtzeitig zurückzahlt, wird seine FUTA-Steuergutschrift gekürzt. Beispielsweise könnte ein Staat eine Gutschriftsreduzierung von 0,3 % haben, was bedeutet, dass Unternehmen in dem Staat nur eine FUTA-Gutschrift von 5,1 % erhalten würden und sie die zusätzlichen 0,3 % zahlen müssen, um den FUTA-Steuersatz von 6 % zu erreichen.

In der FUTA-Steuerberechnung enthaltene Löhne

Das IRS gibt an, dass die FUTA-Steuern auf den „Löhnen“ der Mitarbeiter berechnet werden, aber das ist vage. FUTA-Steuerberechnungen umfassen die meisten Zahlungen an Mitarbeiter, es gibt jedoch viele Ausnahmen. Kilometererstattungen, Versicherungsprämien und andere Nebenleistungen sind nicht in der FUTA-Steuer enthalten.

In einigen Bundesstaaten unterscheiden sich die Löhne, die der staatlichen Arbeitslosensteuer unterliegen, von den Löhnen, die der FUTA-Steuer unterliegen. Einige Staaten schließen bestimmte Arten von Löhnen von der FUTA-Steuer aus (z. B. Löhne, die an Unternehmensleiter gezahlt werden, bestimmte Zahlungen von Krankengeld durch Gewerkschaften und bestimmte Nebenleistungen). In diesen Fällen müssen Sie möglicherweise mehr als die FUTA-Steuer von 0,6 % einzahlen.

Was Sie zum Ausfüllen des Formulars 940 benötigen 

Das Ausfüllen des Formulars 940 ist unkompliziert, sobald Sie die erforderlichen Informationen gesammelt haben. Der einzige Teil, der möglicherweise nicht klar ist, sind die Abschnitte, die sich auf die Wechselwirkung zwischen den staatlichen Arbeitslosensteuern und dem Bundesarbeitslosenprogramm beziehen.

Informationen erforderlich

Sie benötigen Informationen über Ihr Unternehmen, einschließlich Ihrer Arbeitgeber-Identifikationsnummer, Ihres Firmennamens, Handelsnamens und der Adresse Ihres Unternehmens.

Informationen zur Berechnung der FUTA-Steuer:

• Gesamtzahlungen an alle Mitarbeiter für das Kalenderjahr
• Zahlungen, die von der FUTA-Steuer (und den damit verbundenen Kategorien) befreit sind

Informationen zur Ermittlung von Anpassungen:

• Steuerpflichtige FUTA-Löhne, von der staatlichen Arbeitslosensteuer ausgeschlossen

Ausfüllen des Formulars 940

Teil 1 des Formulars 940 erfordert drei Antworten zu den staatlichen Arbeitslosensteuern: 

Zeile 1a. Geben Sie die Landeskürzel für Ihren Bundesstaat ein, wenn Sie nur in einem Bundesstaat staatliche Arbeitslosensteuer zahlen mussten. 

Zeile 1b. Wenn Sie ein Arbeitgeber in mehreren Bundesstaaten sind, müssen Sie Anhang A für Formular 940 ausfüllen, in dem alle Bundesstaaten aufgeführt sind, in denen Sie Mitarbeiter haben, und die FUTA-steuerpflichtigen Löhne für diesen Bundesstaat, ein Kürzungssatz, die Kreditkürzung für diesen Staat und eine Gesamtkreditkürzung aufgeführt sind. 

Zeile 2. Sie müssen auch Anhang A für Formular 940 ausfüllen, wenn Sie Löhne in einem Staat gezahlt haben, der einer Kreditkürzung unterliegt (siehe Erklärung oben).

Teil 2 Das Formular 940 bestimmt Ihre FUTA-Steuer vor Anpassungen.

Zeile 3. Die Gesamtzahlungen an alle Mitarbeiter für das Kalenderjahr.

Zeile 4. Gesamtzahl der von der FUTA-Steuer befreiten Zahlungen und Art der Zahlung.

Zeile 5. Gesamtzahlungen über 7.000 $ für das Jahr.

Zeile 6. Zeile 4 + Zeile 5.

Zeile 7. Gesamter steuerpflichtiger FUTA-Lohn. Zeile 3 – Zeile 6.

Zeile 8. FUTA-Steuerzeile 7 x 0,006.

Teil 3Das Formular 940 berechnet Anpassungen für staatliche Arbeitslosensteuern einschließlich Kreditkürzungen. Wenn Sie in eine oder mehrere förderfähige staatliche Arbeitslosenkassen eingezahlt haben, sollten Sie den geschuldeten Betrag an die Bundesarbeitslosenkasse anpassen.

Teil 4berechnet alle fälligen Restbeträge oder Unterzahlungen für das Vorjahr. 

Teil 5meldet Ihre Steuerschuld vierteljährlich, wenn der Jahresbetrag mehr als 500 US-Dollar beträgt.

Teil 6fordert Informationen über einen Drittbevollmächtigten (Angestellter, bezahlter Steuerberater oder eine andere Person), der in dieser Angelegenheit für Ihr Unternehmen sprechen kann. 

Teil 7erfordert Ihre Unterschrift. Denken Sie daran, dass Sie bestätigen, dass alles in diesem Dokument wahr und korrekt ist.

Wenn Sie die Höhe der geschuldeten FUTA-Steuer ermittelt haben, müssen Sie angeben, wie viel bereits gezahlt wurde und wie viel noch geschuldet wird. Sie sind für die Zahlung des noch fälligen Betrags zum Zeitpunkt der Einreichung des Formulars 940 verantwortlich.

Zahlung von FUTA-Steuern

Je nach dem Betrag, den Sie schulden, müssen Sie Ihre jährliche FUTA-Steuer möglicherweise in einer oder mehreren Einzahlungen im Laufe des Jahres bezahlen. Überprüfen Sie vor Ende jedes Quartals den Betrag, den Sie für FUTA-Steuern schulden.

Wenn Ihre FUTA-Steuerschuld in einem Quartal 500 US-Dollar oder weniger beträgt, tragen Sie sie auf das nächste Quartal vor und tätigen Sie eine Anzahlung, wenn Ihre Steuerschuld 500 US-Dollar oder mehr beträgt. Sie müssen eine Einzahlung bis zum letzten Tag des Monats nach dem Ende des Quartals tätigen.

Wenn Ihre gesamte FUTA-Steuerschuld für das Jahr 500 US-Dollar oder weniger beträgt, können Sie bis zum 31. Januar per Anzahlung oder mit Ihrem Formular 940 bezahlen.

Sie müssen FUTA-Einzahlungen elektronisch über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) vornehmen.