So verwenden Sie Excel-Tabellen für die Buchhaltung kleiner Unternehmen

Excel ist ein Microsoft Office-Programm, das beim Berechnen, Tabellieren, Speichern, Diagrammen und Vergleichen von Daten für aktuelle und zukünftige Referenzzwecke hilft. Seine Eigenschaften sind robust. Die Verwendung von Excel für die Buchhaltung kann für kleine Unternehmen ein hervorragendes Werkzeug zur Durchführung dieser Aufgaben sein.

Excel kann mit so wenig oder so viel Komplexität verwendet werden, wie Sie möchten. Kleinunternehmer können ihre gesamte Buchhaltung in Excel erledigen.

Kassenbuchhaltung in Excel

Die meisten kleinen Unternehmen nutzen die Kassenbuchhaltung. Beginnen Sie ein neues Arbeitsblatt, wenn dies Ihre Buchhaltungsmethode ist, und geben Sie Spaltenüberschriften für das Datum, die Transaktionsbeschreibung und eine Transaktionsnummer ein. Fügen Sie Spaltenüberschriften für Einnahmen, Ausgaben und Kontostand ein.

Dies ähnelt stark der Eingabe Ihrer Transaktionen in ein Scheckbuchregister. Geben Sie eine Ausgabe in Höhe dieses Betrags ein, wenn Sie etwas kaufen. Wenn ein Kunde für ein Produkt bezahlt, erfassen Sie Einnahmen. Für jede Art von Transaktion können Sie den Betrag entweder zum Kontostand addieren oder davon subtrahieren.

Periodenrechnung in Excel

Wenn Sie die periodengerechte Buchführung oder die doppelte Buchführung verwenden, müssen Sie unterschiedliche Konten vorbereiten. Die Buchhaltungsgleichung ist die Richtlinie für alle Transaktionen:

Vermögenswerte = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Die Summe Ihrer Vermögenskonten muss der Summe Ihrer Passiv- und Eigenkapitalkonten entsprechen. Ihre Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital sollten steigen, wenn Ihr Vermögen steigt.

Sie müssen zunächst einen Kontenplan erstellen. Die verschiedenen Kontokategorien sind Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben.

Jede Kontokategorie enthält unterschiedliche Konten. Vermögenskonten können Konten wie Bargeld, Forderungen, Vorräte, Anlagevermögen oder andere Vermögenswerte enthalten. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Zahlungen, die Sie für Einkäufe bei Ihnen unter Verwendung von Krediten schulden.

Auf Passivkonten für kleine Unternehmen sind in der Regel Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Löhne und andere zahlbare Ausgaben enthalten. Bei einer Verbindlichkeit handelt es sich um Geld, das Sie für Einkäufe auf Kredit schulden.

Erstellen Sie Ihren Kontenplan im ersten Arbeitsblatt der Arbeitsmappe. Um das Verständnis zu erleichtern, können Sie sie nach Kontotyp auflisten, z. B. nach Vermögenswert oder Verbindlichkeit. Weisen Sie jedem Konto in der nächsten Spalte eine Nummer zu.

Erstellen Sie in einem neuen Arbeitsblatt ein Konto mit der Bezeichnung „Cash“. Erstellen Sie nun eine Spalte für die Belastung und eine Spalte für die Gutschrift. Bei jeder Belastung erfolgt eine Gutschrift auf einem anderen Konto und umgekehrt. Möglicherweise müssen Sie auf die von Ihnen erstellte Kontotyptabelle zurückgreifen, um zu erkennen, wann ein Konto belastet oder gutgeschrieben werden muss und welche Auswirkungen jede Aktion auf ein Konto hat.

Wenn Sie 100 $ Ihres Inventars verkauft und dafür Bargeld erhalten hätten, würden Ihre Einträge wie folgt aussehen, da sowohl Bargeld als auch Inventar Vermögenswerte sind:

Sie würden Bargeld abbuchen, da Sie einen Vermögenswert belasten, um eine Erhöhung zu verbuchen. In ähnlicher Weise würden Sie den Bestand gutschreiben, da Sie einen Vermögenswert gutschreiben und gleichzeitig einen Rückgang verzeichnen.

Der Schlüsselgedanke, den Sie sich merken sollten, ist, dass Sie mit dieser Methode Werte von einem Konto auf ein anderes übertragen. Wenn Sie einen Eintrag vornehmen, müssen Sie einen weiteren Eintrag in einem entsprechenden Konto vornehmen.

Ein Konzept, das viele Menschen verwirrt, ist, dass es möglich ist, zwei verschiedene Konten zu erhöhen. Sie würden Ihr Vermögenskonto (Ausrüstung) um den Wert des Artikels erhöhen, wenn Sie ein Ausrüstungsstück auf Kredit kaufen, und Sie würden Ihr Passivkonto (Verbindlichkeitskonto für diesen Lieferanten) erhöhen.

Eine Belastung in der Kreditorenbuchhaltung verringert den Kontowert, während eine Belastung den Kontowert in einer Forderung erhöht. Sie würden daher dieses Konto (ein Passivkonto) belasten und Ihr Bargeldkonto (ein Vermögenskonto) belasten, wenn Sie eines Ihrer Kreditkonten begleichen würden.

Sie würden in Ihrer Debitorenbuchhaltung unter Ihren Vermögenskonten ein nach diesem Unternehmen benanntes Konto erstellen, wenn Sie einem Unternehmen erlauben würden, 100 Artikel auf Kredit zu kaufen. Es handelt sich um ein Vermögenskonto, da es Ihnen gehört. Sie würden in der Debitorenbuchhaltung für dieses Unternehmen eine Belastung in Höhe von 100 $ verbuchen, wenn Sie einen Dollar pro Artikel in Rechnung stellen und im Lagerbestand eine Gutschrift in Höhe von 100 $ verbuchen. Denken Sie daran, das Kontotypdiagramm zu verwenden, um verschiedene Konten zu vergrößern und zu verkleinern.

Das Haftungskonto ist nach diesem Unternehmen benannt, wenn Sie mit einem Guthaben von 100 die für die Herstellung Ihrer Produkte benötigten Rohstoffe von einem anderen Unternehmen gekauft haben. Es handelt sich um ein Passivkonto, weil Sie ihnen Geld schulden. Unter der Annahme, dass der Preis derselbe ist wie im vorherigen Beispiel, würden Sie eine Belastung von 100 $ auf dem Kreditorenkonto des Unternehmens, bei dem Sie einkaufen, und eine Belastung von 100 $ auf Ihrem Rohstofflagerkonto verbuchen. Sie belasten beide Konten, weil Sie einen Vermögenswert und eine Verbindlichkeit erhöhen.

Formeln und Formate für die Buchhaltung

Sie können die in Excel integrierten Formate und Formeln verwenden, um Sie bei Ihrer Buchhaltung zu unterstützen. Markieren Sie die Zellen, mit denen Sie arbeiten, und klicken Sie dann mit der linken Maustaste darauf, um ein Menü aufzurufen. Wählen Sie die Option „Format“ und wählen Sie auf der Registerkarte „Nummer“ die Option „Buchhaltung“. Dadurch werden die von Ihnen markierten Zellen in ein Buchhaltungsformat eingefügt und automatisch mit einem Dollarzeichen versehen.

Außerdem werden negative Zahlen in Klammern gesetzt, die Sie eingeben können, wenn Sie Konten verkleinern.Geben Sie die folgende Formel ein (vorausgesetzt, die Zellen sind A15 bis B15), damit Excel die Salden automatisch für Sie berechnet:

=Summe(A15:B15)

Dadurch werden die Werte der Zellen A15 bis B15 addiert und das Ergebnis angezeigt.

Mit der Summenfunktion können Sie Ihr gesamtes Vermögen, Ihre gesamten Verbindlichkeiten und Ihr gesamtes Eigenkapital addieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Vermögen der Summe Ihrer Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals entspricht, und Ihre Finanzen werden mithilfe der periodengerechten doppelten Buchführung ausgeglichen.

Erweitern Sie Ihr Microsoft Excel-Wissen

Hierbei handelt es sich um sehr grundlegende Buchhaltungskonzepte und Excel-Anwendungen, die Ihnen genügend Informationen liefern sollten, damit Sie mit der Buchhaltung Ihres Kleinunternehmens beginnen können. Aber es gibt in Excel noch viele weitere Funktionen für die Buchhaltung. Wenn Sie mit dem Programm und der Buchhaltung vertrauter werden, können Sie damit Berichte erstellen, Ausgaben prognostizieren und Ihre eigenen Finanzblätter für Berichte und Analysen entwerfen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)