Lohn- und Steueraufgaben zum Jahresende für Arbeitgeber

Neben der Steuerplanung ist der Dezember auch die Zeit, um die Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben zum Jahresende abzuschließen und sich auf das kommende neue Lohn- und Gehaltsjahr vorzubereiten. Als kleines Unternehmen und Arbeitgeber müssen Sie einige Dinge beachten, bevor Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen für dieses Jahr abschließen. Von der Meldung von Einkommen und Steuern bis hin zum Versenden und Einreichen von Formularen finden Sie hier einige Erinnerungen an die Lohnsteuer zum Jahresende.

Lohnsteuern

Die jährlichen Lohnsteuerformulare (W-2 und 1099-NEC) müssen Arbeitnehmern und Nicht-Beschäftigten bis zum 31. Januar des auf das Steuerjahr folgenden Jahres ausgehändigt werden. Der 31. Januar ist auch die Frist für die Einreichung von W-2-Anträgen bei der Sozialversicherungsbehörde oder 1099-NEC-Anträgen beim IRS.

Reichen Sie W-2-Formulare bei der Sozialversicherungsbehörde und 1099-NEC-Formulare beim IRS ein. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Formular für das Steuerjahr verwenden, nicht für das Jahr, in dem Sie das Formular vorbereiten. Überprüfen Sie das Jahr auf dem Formular.

Sie müssen eine Sicherungseinbehaltung von Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter vornehmen, wenn Sie eine Sicherungsmitteilung erhalten. Der Backup-Quellensteuersatz beträgt 24 %.Sie müssen die Sicherungseinbehaltung auf dem Formular 1099 der Person angeben, wenn Sie während des Steuerjahres Zahlungen an sie geleistet haben.

Die Strafen für das Versäumnis, Dokumente einzureichen und W-2-Formulare an Mitarbeiter und 1099-Formulare an Nicht-Mitarbeiter weiterzugeben, sind gestiegen.

Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern

Bei der Einbehaltung der Sozialversicherungssteuer gibt es immer einen jährlichen Höchstbetrag für das Einkommen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was es ist – der IRS veröffentlicht diese Informationen normalerweise am Ende des Kalenderjahres für das nächste Yax-Jahr –, damit Sie wissen, wann Sie aufhören müssen, den Anteil der Sozialversicherungssteuern des Arbeitnehmers von seinen Schecks einzubehalten (Sie müssen weiterhin die Sozialversicherungssteuer auf Einkommen über diesem Höchstbetrag zahlen).

Der Medicare-Steuersatz beträgt 1,45 % für den Arbeitgeber und 1,45 % für den Arbeitnehmer, also insgesamt 2,9 %. Sobald ein Arbeitnehmer jedoch ein Jahreseinkommen von 200.000 US-Dollar erreicht, fällt eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9 % an. Sie müssen mit der Einbehaltung der zusätzlichen Medicare-Steuer beginnen, sobald das Gehalt des Arbeitnehmers diesen Betrag erreicht, auch wenn es Mitte des Jahres ist. Als Arbeitgeber müssen Sie nicht die zusätzliche Medicare-Steuer zahlen, sondern nur den regulären Betrag.

Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an die Durchsicht von W-4-Formularen

Mitarbeiter können ihre W-4-Formulare jederzeit überarbeiten. Das Ende des Kalenderjahres ist ein guter Zeitpunkt, um sie daran zu erinnern, ihre Formulare zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Informationen immer noch korrekt sind und der Betrag, den sie für die Bundeseinkommensteuer einbehalten möchten, immer noch korrekt ist. Mitarbeiter sollten auch das Einkommensteuer-Quellensteuerformular ihres Staates auf Änderungen und Quellenbeträge überprüfen, wenn ihr Staat eine Einkommensteuer erhebt.

Fordern Sie W-9-Formulare für 1099-Arbeiter an

Sie müssen von allen Zahlungsempfängern ein W-9-Formular erhalten, bevor Sie 1099-NEC-Formulare oder andere 1099-Formulare für Nicht-Mitarbeiter erstellen. Das W-9-Formular ähnelt dem W-2 und wird zur Überprüfung der Adresse und der Steueridentifikationsnummer der Person verwendet.Die Steuer-ID-Nummer ist die wichtigste Information, da der IRS diese verwendet, um die von den Steuerzahlern gemeldeten 1099-Einnahmen mit denen der von den Zahlern eingereichten 1099-Einnahmen zu vergleichen.

Bestellen Sie W-2-Formulare und 1099-Formulare

Jetzt ist es an der Zeit, Formulare zu bestellen, wenn Sie W-2s, die Steuerzusammenfassung zum Jahresende für Arbeitnehmer, oder 1099-NECs, die Steuerzusammenfassung zum Jahresende für unabhängige Auftragnehmer, versenden.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst über die nötigen Mittel zur Erstellung dieser Formulare verfügt, sofern Sie eines verwenden. Sie sollten dies Anfang Januar tun, da W-2-Formulare und 1099-MISC-Formulare bis zum 31. Januar an Einzelpersonen gesendet werden müssen.

Sie können W-2-Formulare in Bürobedarfsgeschäften oder beim IRS erhalten. Sie können kein W-2-Formular oder 1099-Formular verwenden, das Sie aus dem Internet heruntergeladen haben, da die rote Tinte auf Kopie A etwas Besonderes ist und nicht kopiert werden kann.

Überprüfen Sie die Sozialversicherungsnummern Ihrer Mitarbeiter

Erkundigen Sie sich bei der Sozialversicherungsbehörde, ob die Namen der Mitarbeiter und die Sozialversicherungsnummern übereinstimmen und korrekt sind, bevor Sie W-2-Formulare vorbereiten.

Überprüfen Sie die Informationen zu Nichtmitarbeitern, bevor Sie 1099-NEC-Formulare versenden

Sie müssen die Steueridentifikationsnummer der Person überprüfen, bevor Sie ein 1099-NEC-Formular an einen Nicht-Mitarbeiter senden, den Sie bezahlt haben, z. B. einen Auftragnehmer oder ein Unternehmen. Sie müssen ein W-9-Formular verschicken, um die Adresse und die Steuernummer zu erhalten.

Andere Aufgaben zur Lohnsteuer am Jahresende 

Stellen Sie sicher, dass die Löhne der Mitarbeiter im richtigen Jahr erfasst werden. Entscheidend ist, dass nach dem buchhalterischen Konzept des konstruktiven Empfangs der Zeitpunkt gilt, an dem die Person uneingeschränkt über die Gelder verfügen kann. Ordnen Sie die Löhne mithilfe des Gehaltsscheckdatums dem richtigen Jahr zu.

Das Einkommen wird auf den Januar angerechnet, wenn Sie den Lohn Ihres Mitarbeiters für die letzte Woche im Dezember zahlen, der Gehaltsscheck jedoch auf Januar datiert ist. Die Ausnahme besteht, wenn Sie im Dezember den Lohn für Angestellte im Voraus für den Lohn auszahlen, der ihnen für Januar zusteht.

Legen Sie fest, wie Sie mit den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter umgehen, die schon lange nicht mehr eingelöst wurden. Sie müssen sich ernsthaft bemühen, den Mitarbeiter zu finden. Verwenden Sie beglaubigte Briefe, damit Sie nachweisen können, dass der Brief unzustellbar war. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, nicht eingelöste Gehaltsschecks an das Finanzamt Ihres Staates zu übergeben, wenn Sie den Mitarbeiter nicht finden können. Sie werden weiterhin versuchen, die Person zu finden.

Sie müssen auch die Lohnverbindlichkeiten für den nicht eingelösten Gehaltsscheck in Ihrem Buchhaltungssystem berücksichtigen. Die Art und Weise, wie damit umgegangen wird, hängt von der Wahrscheinlichkeit ab, dass der Mitarbeiter den Scheck letztendlich einlöst. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater über das weitere Vorgehen.

Bestimmen Sie die steuerpflichtigen Beträge für Mitarbeiter-W-2 für bestimmte Leistungen, einschließlich Prozentsätzen für die persönliche Nutzung von Firmenfahrzeugen und Mobiltelefonen durch Eigentümer und Mitarbeiter sowie vom Arbeitgeber bezahlter Bildungsausgaben, die möglicherweise steuerpflichtig sind. Informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater über die Meldepflichten für diese Leistungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)