So erstellen Sie W-2-Lohn- und Steuererklärungen

Was ist Formular W-2?

Das Formular W-2 enthält Informationen zu den im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Löhnen und Einbehalten dieser Löhne sowie Informationen zu Sozialleistungen und anderen Lohnabzügen.

Wann sind W-2-Formulare fällig?

W-2s sind den Mitarbeitern bis zum 31. Januar für das vorangegangene Kalenderjahr fällig. Wenn der 31. Januar ein Wochenende oder ein Feiertag ist, sind die Berichte am nächsten Werktag fällig. Manchmal legt der Internal Revenue Service (IRS) jedoch für jedes Jahr bestimmte Fälligkeitstermine für die Lohnsteuerberichterstattung zum Jahresende fest.

W-2-Formulare müssen bis zum 31. Januar bei der Social Security Administration (SSA) eingereicht werden. Sobald Arbeitgeber W-2-Formulare an Arbeitnehmer verschickt haben, müssen die Formulare auch mit dem Übermittlungsformular W-3 an die Social Security Administration (SSA) gesendet werden.

W-2-Berichterstattung für COVID-19-Zahlungen

Sofern im Jahr 2021 zutreffend, gab es im Jahr 2020 zwei COVID-19-Hilfsmaßnahmen, die sich auf die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter auswirkten und auf W-2-Formularen gemeldet werden müssen.

Stundung der Sozialversicherungssteuer für Arbeitnehmer

Eine Exekutivmaßnahme im August 2020 ermöglichte es Mitarbeitern, die Einbehaltung ihrer Sozialversicherungssteuer zwischen dem 1. September und dem 31. Dezember 2020 aufzuschieben.

Der Arbeitnehmeranteil der aufgeschobenen Sozialversicherungssteuer für 2020, der im Jahr 2021 einbehalten, aber nicht auf dem Formular W-2 für 2020 gemeldet wurde, muss in Feld 4 (einbehaltene Sozialversicherungssteuer) auf Formular W-2c, Berichtigte Lohn- und Steuererklärung, gemeldet werden.

Auf Formular W-2c ist das Steuerjahr 2020 in Feld c einzutragen und der zuvor in Feld 4 (Einbehaltene Sozialversicherungssteuer) des Formulars W-2 gemeldete Betrag anzupassen, um die im Jahr 2021 einbehaltenen aufgeschobenen Beträge einzubeziehen.

Bezahlter Krankheitsurlaub und Familienurlaub

Der Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) verpflichtete Arbeitgeber, Arbeitnehmer für COVID-bedingte Abwesenheiten mit Krankengeld und Zahlungen für Familienurlaub zu bezahlen. Wenn Sie im Jahr 2021 eine oder beide dieser Zahlungen an Mitarbeiter geleistet haben, müssen Sie die Beträge wie folgt melden:

• In den Feldern 1, 3 (bis zum Höchstbetrag der Sozialversicherung) und 5 und auch
• Feld 14 (gleicher Betrag wie Feld 1) oder auf einer separaten Abrechnung

Außerdem müssen Sie die Zahlungen je nach Zahlungsart kennzeichnen:

• „Lohn im Krankheitsfall unterliegt der Obergrenze von 511 US-Dollar pro Tag“ 
• „Lohn im Krankheitsfall unterliegt der Grenze von 200 US-Dollar pro Tag“
• „Notlohn für Familienurlaub“

Sammeln von Informationen zur Vorbereitung von W-2-Formularen

Die Informationen für dieses Formular stammen aus Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung, in der für jeden Mitarbeiter die Jahressummen für Löhne und Quellensteuer sowie Abzüge für Krankenversicherungen, Krankensparkonten und andere Posten aufgeführt sind.

Teile des W-2-Formulars

Nachfolgend sind die Teile des W-2-Formulars und deren Verwendung aufgeführt:

• Kopie A geht an die Social Security Administration (SSA). Kopie A wird normalerweise auf einem roten Formular gedruckt.
• Kopie 1 ist für die Stadt, das Bundesland oder den Ort bestimmt
• Kopie B dient zur Einreichung zusammen mit der Bundessteuererklärung des Arbeitnehmers
• Kopie C ist für die Unterlagen des Mitarbeiters bestimmt
• Kopie 2 ist eine weitere Kopie für eine andere Stadt, ein anderes Bundesland oder einen anderen Ort
• Kopie D ist für die Unterlagen des Arbeitgebers bestimmt.

So bereiten Sie das Formular W-2 vor

Diese Informationen geben einen allgemeinen Überblick über den Prozess zum Ausfüllen eines W-2-Formulars. Weitere Einzelheiten finden Sie in den Anweisungen für Formular W-2.

Arbeitgeberinformationen: Für jedes W-2, das Sie vorbereiten, müssen Sie Informationen über Ihr Unternehmen angeben, einschließlich der Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN) sowie des Namens und der Adresse des Arbeitgebers.

Kontrollnummer: Möglicherweise möchten Sie auf jedem W-2 eine interne Kontrollnummer hinzufügen, wenn Sie viele Mitarbeiter bezahlen. Sie können die Nummer selbst generieren oder Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware generiert diese Nummer.

​Mitarbeiterverdienst:

• Gesamtlöhne, Trinkgelder und andere Vergütungen (Kasten 1), d. h. Bruttolöhne für alle Stunden- und Angestelltenangestellten.
• Gesamtbetrag der Quellensteuer (Kasten 2)
• Gesamtlohn der Sozialversicherung (bis zum Höchstbetrag der Sozialversicherung) (Kasten 3).

• Gesamte einbehaltene Sozialversicherungssteuer (Kasten 4)
• Gesamtlohn und Trinkgelder bei Medicare (Kasten 5)
• Medicare-Steuer einbehalten (Kasten 6). In diesem Betrag ist der Betrag der zusätzlichen Medicare-Steuer für höher bezahlte Mitarbeiter enthalten. 
• Sozialversicherungs-Trinkgelder (Kasten 7) und zugewiesene Trinkgelder (Kasten 8) (Stellen Sie sicher, dass Sie gemeldete Trinkgelder von zugewiesenen Trinkgeldern trennen.)

Als Nächstes benötigen Sie Informationen über die Mitarbeiter sowie die Gesamtlöhne und Einbehaltungen für jeden Mitarbeiter für das letzte Jahr:

Sonstige Zahlungen. Möglicherweise haben Sie EIC-Vorauszahlungen (Arbeitseinkommensgutschrift) (Kasten 9) und Pflegeleistungen für Pflegebedürftige (Kasten 10) an Mitarbeiter gezahlt.

Informationen zur Teilnahme an Altersvorsorgeplänen und zu gesetzlichen Arbeitnehmern

Bei jedem W-2 müssen Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen, wenn der Mitarbeiter an einem Rentenplan (Feld 13) oder einem nicht qualifizierten Plan (Feld 11) teilnimmt, wenn dieser Mitarbeiter ein gesetzlicher Angestellter ist (Feld 13) oder wenn der Mitarbeiter Krankengeld von Dritten erhalten hat (Feld 13).

Feld 12 enthält Beträge für sonstige Entschädigungen oder Meldungen. Sie können bis zu 4 Vergütungsarten eingeben. Einige der häufigsten Informationselemente für Box 12:

• Nicht eingezogene Sozialversicherungssteuer, RRTA (Railroad Retirement) oder Medicare-Steuer auf Trinkgelder oder Gruppenlebensversicherungen
• Wahlweise Aufschiebungen auf 401(k), 403(b) und andere qualifizierte Altersvorsorgepläne
• Nicht steuerpflichtiges Krankengeld
• Goldene Fallschirmzahlungen
• Ausschließlich erstattete Umzugskosten
• Beiträge zu medizinischen Sparkonten oder Gesundheitssparkonten
• Nicht gesetzliche Mitarbeiteraktienoptionen
• Ausgewiesene Roth-Beiträge gemäß 401(k)- oder 403(b)-Plänen

Kosten der arbeitgeberfinanzierten Krankenversicherung gemäß Code DD gemäß den Meldepflichten des Affordable Care Act

Einträge in Feld 14 betreffen sonstige Abzüge oder Entschädigungen, die den Arbeitnehmern in ihrer Steuererklärung offengelegt werden müssen. Zum Beispiel

1. Rente nach Steuern
2. Autoerstattungen
3. Sondersteuern für Kalifornien, New York, New Jersey und Washington
4. Gemeinnützige Beiträge werden vom Mitarbeitergehalt abgezogen
5. Abzüge von der Krankenversicherung und Nebenleistungen
6. Uniformabzüge (für die Kosten für Uniformen)
7. Abzüge von Gewerkschaftsbeiträgen
8. Nicht steuerpflichtiges Einkommen
9. Im Lohn enthaltene Fahrzeugkosten (100 % des Leasingwerts des dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellten Fahrzeugs und im Lohn von Box 1 enthalten)
10. Es gibt auch ein Feld für „Sonstige, nicht auf der Liste“-Artikel, die Sie von Mitarbeitern abgezogen haben.

Staatliche und lokale Informationen

In diesem Abschnitt geben Sie Informationen zu Löhnen und Quellensteuern auf staatlicher und lokaler Ebene ein. Beachten Sie, dass auf dem Formular Platz für zwei Bundesstaaten und zwei Orte ist. Wenn ein Mitarbeiter im Laufe des Jahres in mehr als zwei Bundesstaaten oder Orten gearbeitet hat, verwenden Sie ein zweites W-2, um die zusätzlichen Informationen aufzunehmen. Eingeben:

• Ihr aus zwei Buchstaben bestehender Bundesstaatscode und die staatliche Steuernummer Ihres Unternehmens (erkundigen Sie sich beim Finanzministerium Ihres Bundesstaats) (Feld 15)
• Staatslöhne (Kasten 16)
• Einbehaltene staatliche Einkommensteuer (Kasten 17)
• Gegebenenfalls lokale Löhne (Kasten 18)
• Einbehaltene lokale Einkommensteuer (Kasten 19)
• Ortsname (Feld 20)

Versenden von W-2-Formularen oder Online-Einreichen

Wenn Sie Ihre eigenen W-2-Formulare ausdrucken und versenden, können Sie diese aus verschiedenen Quellen beziehen.

• Die IRS Forms Order-Website (dauert 7–15 Tage)
• Ein Online-Formularlieferant oder Bürobedarfsgeschäft.
• Ihr Steuerberater oder Lohnbuchhalter
• Eine Software zur Vorbereitung der Gewerbesteuer

Sie dürfen die W-2-Formulare NICHT von einer Webseite ausdrucken, da Kopie A nicht gescannt werden kann.

Du kannstReichen Sie Ihr W-2-Formular online einbei der Sozialversicherungsbehörde, indem Sie sich beim Business Services Online-Dienst anmelden. Sie MÜSSEN online einreichen, wenn Sie 250 oder mehr W-2-Anträge einreichen müssen. Wenn Sie Ihre W-2-Formulare online bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen, müssen Sie kein W-3-Übermittlungsformular beifügen.

Verteilen und archivieren Sie W-2-Formulare

An den Mitarbeiter: Kopien B, C, 1 und 2

An die Sozialversicherungsbehörde – Kopie A. Die SSA verlangt, dass Sie Kopie A vom W-2 jedes Mitarbeiters bis zum 31. Januar des folgenden Jahres senden.

Bewahren Sie Kopie D für Ihre Unterlagen auf.

Tipps zur Vorbereitung des Formulars W-2

1. Die staatliche Steuer-ID-Nummer Ihres Unternehmens ist NICHT Ihre staatliche Umsatzsteuer-ID-Nummer. Viele Bundesstaaten verwenden die Bundessteuer-ID-Nummer (EIN) und fügen am Ende Ziffern hinzu. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Finanzministerium.
2. Trinkgeldeinkommen. Das Trinkgeldeinkommen des Mitarbeiters unterliegt der Sozialversicherungssteuer und der Medicare-Steuer, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer. 
3. Feld 12 – Mehr als 4 Artikel.Wenn Sie mehr als 4 Artikel für Box 12 haben, müssen Sie die zusätzlichen Artikel auf ein zweites W-2 legen. Berücksichtigen Sie in diesem zusätzlichen W-2 jedoch nicht den Lohn und die Quellensteuer des Arbeitnehmers.
4. Die SSA verfügt je nach Fehlerart über ein spezielles Verfahren zur Korrektur von W-2-Fehlern. Dieser Artikel enthält Informationen zur Korrektur von W-2-Fehlern.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)