Geschäftsmeilen gehören zu den Gewerbesteuerabzügen, die mit einem „Vorsicht“-Schild versehen sein sollten. Wenn Sie den Abzug in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie dies nachweisen können. Und es gibt einen bestimmten Weg, dies zu tun.
Einige Geschäftsinhaber und Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Arbeit reisen müssen, führen ausgezeichnete Aufzeichnungen über ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer. Wenn Sie diese Aufzeichnungen jedoch nicht ordnungsgemäß führen, können Sie die Ausgaben nicht in Ihre Gewerbesteuer einbeziehen und Ihnen könnte ein großer Steuerabzug entgehen. Schlimmer noch: Der Internal Revenue Service (IRS) kann diese Meilenabzüge verweigern, wenn Sie sie nicht nachweisen können.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Wenn Sie Geschäftsmeilen abziehen möchten, müssen Sie zeitnahe Aufzeichnungen für die Gewerbesteuererklärung führen.
- Für die Berechnung der Abzüge müssen Sie in der Lage sein, geschäftliche und private Meilen zu trennen.
- Ihre geschäftlichen Meilenaufzeichnungen müssen das Datum, die gefahrenen Meilen und den Geschäftszweck enthalten.
- Sie können ein Fahrtenbuch oder eine Smartphone-App verwenden, um den Überblick über Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer zu behalten
Die zwei Möglichkeiten, Geschäftsmeilenaufzeichnungen zu führen
Der Internal Revenue Service (IRS) verfügt über zwei verschiedene Methoden zum Abzug der Fahrkosten. Sie können entweder Ihre tatsächlichen Ausgaben abziehen oder den IRS-Standardmeilensatz verwenden, der normalerweise einmal im Jahr aktualisiert wird.Wenn Sie die Standard-Pauschalenmethode verwenden, müssen Sie lediglich den Kilometerstand, das Datum und den Zweck Ihrer Reise angeben. Jede Methode hat Vor- und Nachteile.
Abzug der tatsächlichen Ausgaben
Wenn Sie die tatsächlichen Fahrkosten verwenden, müssen Sie Belege für alle Fahrkosten, einschließlich Benzin, Wartung und Versicherung, aufbewahren. Um Ihre Geschäftsausgaben zu berechnen, müssen Sie wissen, wie viele Meilen Sie gefahren sind und wie viele Meilen Sie aus geschäftlichen Gründen gefahren sind.
Wenn Sie beispielsweise in einem Jahr insgesamt 24.000 Meilen gefahren sind und nachweisen können, dass 18.000 dieser Meilen geschäftlichen Zwecken dienten, können 75 % Ihrer Fahrkosten als Geschäftsausgaben ausgewiesen werden. Anschließend multiplizieren Sie Ihre gesamten tatsächlichen Fahrkosten mit 75 %, um den Betrag zu erhalten, der für den Kostenabzug verwendet werden kann.
Notiz
Während einer Prüfung kann der IRS Sie auffordern, Ihre Meilen anhand von Unterlagen nachzuweisen. Wenn Sie den Abzug nicht nachweisen können, drohen Ihrem Unternehmen Bußgelder und Strafen wegen zu geringer Steuerzahlung.
Aufzeichnen von Geschäftsmeilen
Um Meilen abziehen zu können, müssen Sie zeitnah Aufzeichnungen führen, aus denen hervorgeht, wie viele Meilen Sie zurückgelegt haben, das Ziel und den Geschäftszweck. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung eines „aktuellen“ Protokolls. Für jede Geschäftsreise benötigen Sie vier Informationen: das Datum, Ihren Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Reise sowie den Zweck Ihrer Reise.
Zwei Möglichkeiten, den Kilometerstand zu verfolgen:
- Die Logbuch-Methode.
- Eine Kilometer-App
Wenn Sie die Logbuch-Methode verwenden, müssen Sie die Informationen über die Fahrt zum Zeitpunkt der Fahrt und den Grund Ihrer Reise zu diesem Ort aufzeichnen. Notieren Sie den Zeitpunkt, an dem Sie mit der Fahrt dorthin begonnen haben. Geben Sie die Adresse oder einige Informationen zu Ihrem Ziel an.
Es besteht ein weitverbreiteter Irrglaube, dass man den Kilometerstand nicht im Auge behalten muss, wenn man die tatsächlichen Ausgaben im Auge behält. Da Sie jedoch nur geschäftliche Ausgaben abziehen können, müssen Sie dennoch die Meilen nachverfolgen, um die geschäftlichen Meilen von den persönlichen Meilen zu trennen.
Bei beiden Tracking-Methoden ist es am wichtigsten, dass Sie nachweisen können, dass Sie die Informationen zum Zeitpunkt der Reise aufgezeichnet haben. Sie können es kaum erwarten, bis zum Ende des Steuerjahres aufzuholen!
Verwenden einer App zum Verfolgen von Geschäftsmeilen
Wenn Sie ein Smartphone besitzen, können Sie eine App herunterladen, die Ihren Kilometerstand für Sie aufzeichnet. Sie trennen sogar Ihre Geschäftsmeilen von Ihren persönlichen Meilen. Wenn Sie das gleiche Fahrzeug sowohl beruflich als auch privat nutzen, müssen Sie zusätzlich zu Beginn und am Ende des Jahres die Gesamtfahrleistung erfassen.
Geben Sie Ihren Kilometerstand in Ihrer Gewerbesteuererklärung an
Der nächste Schritt besteht darin, diese Informationen in Ihre Gewerbesteuererklärung aufzunehmen. Die konkrete Art und Weise, wie Sie diese Informationen angeben, ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Beginnen Sie damit, Ihre Ausgaben für die geschäftliche Nutzung Ihres Autos im Auge zu behalten, auch wenn Sie nicht damit rechnen, dass es viele Geschäftsreisen geben wird. Es ist besser, sich im Januar daran zu gewöhnen, als im nächsten April darauf zu verzichten.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich meine Fahrten zur Arbeit verfolgen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, das Fahren für geschäftliche Zwecke zu verfolgen. Sie können alle Kosten für Geschäftsfahrten, einschließlich Ihrer zurückgelegten Kilometer, mit Quittungen im Auge behalten oder die Standard-Kilometermethode verwenden. Um Ihren Steuerfreibetrag berechnen zu können, müssen Sie wissen, wie viel Prozent der von Ihnen gefahrenen Kilometer geschäftlich genutzt wurden.
Sie sollten auch wissen, dass Arbeitnehmer die Fahrkosten nicht als sonstigen Abzug in ihrer Steuererklärung geltend machen können.
Wie behalte ich den Überblick über Kilometerstand und Ausgaben?
Sie müssen Ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer und andere Fahr- und Reisekosten anhand eines (zu diesem Zeitpunkt) aktuellen Protokolls nachverfolgen. Wenn Sie vom IRS geprüft werden, müssen Sie ihm alle Einzelheiten mitteilen: Datum, gefahrene Kilometer und Geschäftszweck. Sie können den Kilometerstand verfolgen, um geschäftliche und private Meilen zu trennen, oder Sie verwenden eine Smartphone-App, um Ihre geschäftlichen und privaten Meilen zu verfolgen.
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