So richten Sie ein System zur Verwaltung von Kundenzahlungen ein

ByDr. J. K. Hartmann

Für den Erfolg Ihres Unternehmens gibt es nichts Wichtigeres als Ihr System zur Verwaltung der Debitorenabrechnung und zum Einzug der Zahlungen Ihrer Kunden und Mandanten. Manchmal wird dieses System als Zahlungsmanagement oder Inkassosystem bezeichnet. Hier erfahren Sie, wie Sie es einrichten.

Wichtige Erkenntnisse

  • Ein System zur Verwaltung der Ihnen von Kunden geschuldeten Zahlungen ist für die Gesundheit Ihres Unternehmens wirklich wichtig.
  • Um eine solche zu etablieren, überlegen Sie sich alle Möglichkeiten, wie Sie Geld von Kunden annehmen, und legen Sie dann Regeln und Vorschriften für sie fest.
  • Abhängig von Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise über eine Debitorenbuchhaltung verfügen und einen Fälligkeitsbericht erstellen, um Kunden und Klienten zu berücksichtigen, die Ihnen noch Geld für Ihre Produkte oder Dienstleistungen schulden.

Legen Sie Zahlungsmethoden für Kunden fest

Wie Sie bezahlt werden, hängt in erster Linie von der Art Ihres Unternehmens ab und davon, ob es sich bei Ihren Kunden um Privatpersonen, Unternehmen oder beides handelt. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen außerdem um ein reines Online-Geschäft handelt, erhalten Sie die Zahlung anders als bei einem stationären Ladengeschäft in der Ecke. Je mehr unterschiedliche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren, desto hilfreicher ist es für Kunden.

Es gibt einige etablierte Möglichkeiten, Geld von Kunden entgegenzunehmen:

  • Barzahlungen – hauptsächlich von Einzelpersonen in einem Einzelhandelsunternehmen
  • Schecks – von Privat- und Geschäftskunden
  • Kredit- und Debitkartenzahlungen – von Privatpersonen und Unternehmen
  • Online-Zahlungsmethoden wie PayPal – von Privatpersonen und Unternehmen

Notiz

Für die Abwicklung einiger Zahlungsarten, wie zum Beispiel Kredit- und Debitkarten, müssen Sie eine Prämie zahlen.

Darüber hinaus können Sie sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden einen Kredit- oder Zahlungsplan anbieten. Ein Beispiel für einen solchen Plan für ein Einzelhandelsgeschäft wäre „Layaway“, bei dem der Kunde jeden Monat einen Teil zahlt, bis er Swip Health den Kaufpreis abbezahlt hat.Alternativ könnten Sie dem Kunden erlauben, die Ware zu erhalten, und er würde Sie nach Erhalt gemäß einem geplanten Zahlungsplan bezahlen.

Möglicherweise möchten Sie sogar Zahlungen von Dritten oder anderen externen Quellen wie einer Versicherungsgesellschaft akzeptieren. Autowerkstätten können diese Art von System ebenso nutzen wie Firmen, die an große Baufirmen verkaufen.

Faustregeln für die Einrichtung der Zahlungsabwicklung

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Zahlungsarten Sie entgegennehmen möchten, müssen Sie für Ihre Mitarbeiter einige Regeln bezüglich der Annahme und Handhabung dieser Zahlungsarten festlegen.

Beispielsweise sollten Sie Regeln für die Annahme von Schecks haben. Legen Sie fest, ob Sie nur Geschäftsschecks oder persönliche Schecks zulassen. Geben Sie außerdem die Informationen ein, die Sie für die Zahlungsabwicklung benötigen, z. B. eine Führerscheinnummer.

Bei einigen Zahlungsarten wie dem revolvierenden Kredit müssen Sie möglicherweise die Bonitätshistorie des Kunden überprüfen. Sie können Grenzwerte festlegen, die ein Kunde nicht überschreiten darf. In einigen Fällen erheben Sie möglicherweise eine Servicegebühr für den Papierkram und die Buchhaltung, die mit der Führung dieser Art von Konten verbunden sind.

Notiz

Es ist eine gute Idee, Einzelrechnungen für Konten zu erstellen, die mit Guthaben bezahlen, damit Sie den Überblick über ihre Einkäufe behalten und die Rücksendungen einfacher gestalten.

Versenden Sie Rechnungen und führen Sie Berichte über die Fälligkeit der Debitorenbuchhaltung aus

Versenden Sie Rechnungen an Kunden, die Ihnen Geld schulden. Senden Sie mindestens einmal im Monat eine Rechnung, oder öfter, wenn Sie ernsthaft Geld eintreiben möchten. Sie sollten berücksichtigen, wie lange es dauert, bis die Kunden bezahlen, und etwaige überfällige Beträge bei der nächsten Rechnung ausweisen.

Abhängig von der Art Ihres Unternehmens haben Sie möglicherweise Kunden, die beim Kauf nicht zahlen oder die über einen längeren Zeitraum zahlen. Durch die Erstellung von Berichten über die Fälligkeit der Debitorenbuchhaltung erfahren Sie, wann Sie Rechnungen versenden und wann Sie strengere Inkassomethoden einleiten müssen.

Einleitung eines Inkassoverfahrens für diejenigen, die nicht zahlen

Für Kunden, die nicht innerhalb einer angemessenen Frist zahlen (gemäß Ihren „Faustregeln“), leiten Sie ein Inkassoverfahren ein. Möglicherweise möchten Sie Ihre Rechnung an ein Inkassobüro oder an ein Gericht für geringfügige Forderungen senden. Entscheiden Sie, welches für jeden Kontotyp am besten geeignet ist.

Die Einrichtung und Arbeit an einem Inkassomanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, das fällige Geld einzutreiben und den Cashflow in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie sollten Sie den Überblick über Kundenzahlungen behalten?

Erwägen Sie eine Standardisierung der Art und Weise, wie Ihre Kunden Sie bezahlen, damit Sie den Überblick über sie behalten können. Entscheiden Sie dann, wo Sie den Überblick über die Einnahmen Ihres Unternehmens behalten möchten – Excel, ein Online-Programm wie QuickBooks oder FreshBooks oder ein anderes System, das Sie bevorzugen und dem Sie vertrauen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie leicht erkennen können, woher und in welcher Höhe das Geld kommt, damit Sie Ihre Bücher ausgleichen können.

Welche Zahlungsmethoden gibt es für Kunden?

Kunden können oft in bar, mit Kreditkarte, per Scheck, über eine mobile App und manchmal auch per Banküberweisung bezahlen. Sie müssen entscheiden, welche Zahlungsmethoden Sie in Ihrem Kleinunternehmen akzeptieren. Für einige fallen möglicherweise Gebühren an, während es bei anderen möglicherweise schwieriger ist, sie einzuziehen und einzuzahlen.