Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gehaltsabrechnung für kleine Unternehmen

ByDr. J. K. Hartmann

Die korrekte Berechnung der Gehaltsabrechnung kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie ein Kleinunternehmer sind. Ihre Expertise liegt im Unternehmertum – nicht unbedingt darin, den Überblick über die verschiedenen Arbeits- und Steuergesetze zu behalten, die für jeden Ihrer Mitarbeiter gelten. Ganz gleich, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder eine große Belegschaft haben: Durch die Einrichtung eines genauen, zuverlässigen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems werden schwerwiegende Probleme für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen verhindert.

Wichtige Erkenntnisse

  • Der erste Schritt bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung für Ihr Kleinunternehmen besteht darin, vom IRS eine Arbeitgeberidentifikationsnummer zu erhalten.
  • Kennen Sie den Unterschied zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern.
  • Neue Mitarbeiter sollten ein W-4 und ein I-9 ausfüllen.
  • Wählen Sie einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess, der den Landes- und Bundesgesetzen entspricht, und wählen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform, die am besten zu Ihrem Budget und Ihren Geschäftsanforderungen passt.
  • Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung können kostspielig sein. Nehmen Sie sich daher die Zeit, den Prozess zu verstehen und mit dem Arbeitsministerium Ihres Staates zu sprechen, um alle Fragen zu klären.

Beantragen Sie eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)

Ihre (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) EIN ist eine eindeutige Nummer, die speziell Ihrem Unternehmen für Zwecke des Internal Revenue Service (IRS) zugewiesen wird. Diese Nummer identifiziert Ihr Unternehmen, wenn Sie Informationen über Ihre Mitarbeiter an Bundes- und Landesbehörden melden. Beispiele für diese Informationen sind das Gesamteinkommen und die in ihrem Namen gezahlten Steuern.

Beantragen Sie Ihre EIN direkt beim IRS. Der bequemste Weg, diese Transaktion abzuschließen, ist eine Online-Bewerbung. Bewerbungen werden jedoch auch per Fax und Post angenommen.

Überprüfen Sie die staatlichen und lokalen Vorschriften auf zusätzliche EIN-Anforderungen

Obwohl viele Bundesstaaten und Kommunen Ihre bundesstaatliche EIN zur Identifizierung akzeptieren, benötigen einige für Steuerzwecke separate Nummern. Beispiele hierfür sind New York, Massachusetts und South Carolina. Sie können die Vorschriften Ihrer Stadt und/oder Ihres Bundesstaates ermitteln, indem Sie die Website für Kleinunternehmen des jeweiligen Bundesstaates besuchen.

Verstehen Sie den Unterschied zwischen unabhängigem Auftragnehmer und Arbeitnehmer

Ob Sie unabhängige Auftragnehmer oder Angestellte beschäftigen, hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie Einkommen, Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosensteuer gezahlt werden. Daher ist es wichtig, den Unterschied zwischen beiden zu verstehen.

Der Basistest läuft auf die folgenden drei Hauptfragen hinaus:

  • Kontrolliert der Arbeitgeber, wann, wo und wie die Arbeit erledigt wird? Wenn ja, handelt es sich bei dem Arbeitnehmer wahrscheinlich um einen Angestellten.
  • Kontrolliert der Arbeitgeber die finanziellen Aspekte der Arbeit? Werden beispielsweise Auslagen erstattet? Wenn ja, handelt es sich bei dem Arbeitnehmer wahrscheinlich um einen Angestellten.
  • Besteht die Beziehung fort oder ist der Arbeitnehmer für ein bestimmtes Projekt beschäftigt, ohne dass eine Weiterbeschäftigung erwartet wird? Besteht die Beziehung fort und werden Leistungen angeboten, handelt es sich bei dem Arbeitnehmer wahrscheinlich um einen Arbeitnehmer.

Besorgen Sie sich die erforderlichen Mitarbeiterformulare

Sobald Ihre eigenen Unterlagen in Ordnung sind, können Sie Ihre Mitarbeiter einstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb der ersten Tage nach Ihrer Anstellung Steuer- und Gehaltsinformationen einholen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren ersten Gehaltsscheck rechtzeitig erhalten. Möglicherweise möchten Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Direkteinzahlungen für schnellere Zahlungen zu nutzen.

Notiz

Jeder Mitarbeiter muss das IRS-Formular W-4 ausfüllen, mit dem Sie den korrekten Steuerabzug berechnen können. Mitarbeiter müssen außerdem ein I-9-Formular ausfüllen, um zu bestätigen, dass sie gesetzlich berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.

Wählen Sie Ihren Zahlungszeitraum

Je weniger Lohnperioden Sie haben, desto einfacher ist die Erstellung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung. Einige Bundesstaaten verlangen jedoch, dass Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan bezahlt werden, beispielsweise wöchentlich oder zweiwöchentlich. Wenden Sie sich an das Arbeitsministerium Ihres Bundesstaates, um festzustellen, ob Ihr vorgeschlagener Lohnzeitraum den staatlichen Vorschriften entspricht.

Erstellen Sie lohnabrechnungsbezogene Prozesse

Bevor Sie genaue Gehaltsschecks ausstellen können, benötigen Sie eine Methode zur Erfassung der Mitarbeiterstunden. Für Ihr Gehaltsabrechnungssystem stehen viele Tools zur Verfügung, von einfachen Anmeldebögen bis hin zu Plattformen, die die Aktivitäten der Mitarbeiter auf Telefonen oder Computern verfolgen. Es ist auch wichtig, Richtlinien für bezahlte Freistellung, Überstundenvergütung und andere Leistungen einzurichten, wenn Sie diese anbieten möchten.

Andererseits müssen Sie über einen Prozess verfügen, der sicherstellt, dass Abzüge für Sozialleistungen, Steuern und ähnliche Ausgaben im Namen Ihrer Mitarbeiter an die entsprechenden Anbieter und Agenturen gezahlt werden.

Wählen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform aus

Wenn Sie planen, die Gehaltsabrechnung intern abzuwickeln, stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Buchhalter mit den Nuancen dieser Aufgabe vertraut sind. Zur Vereinfachung stehen mehrere hochwertige Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen zur Verfügung. Die meisten kleinen Unternehmen bevorzugen jedoch ausgelagerte Controller-Dienste, da diese Fachleute über das Wissen und die Erfahrung verfügen, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen präzise und pünktlich zu erstellen.

Erstellen Sie Ihre Gehaltsabrechnung

Sobald Sie oder Ihr Controller die persönlichen Daten der Mitarbeiter in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eingegeben haben, können Sie mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung beginnen. Geben Sie mithilfe der Zeiterfassungstools, die Sie für stundenweise (nicht freigestellte) Arbeitnehmer haben, die Anzahl der Stunden für jeden ein oder melden Sie sie. Angestellte (freigestellte) Arbeitnehmer müssen ihre Stunden nicht melden. Sie erhalten jede Woche den gleichen Betrag.

Notiz

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung die Arbeitskosten kalkulieren, möchten Sie dennoch, dass Angestellte ihre Stunden erfassen. Es wird zwar nicht in ihr wöchentliches Gehalt einfließen, aber Sie sollten in der Lage sein, die Zeit den Aufgaben genau zuzuordnen, um die Kosten zu verstehen. Erwägen Sie die Verwendung eines Zeiterfassungsprogramms, das mit Ihrer Hauptbuchhaltungssoftware synchronisiert wird, um diese Berichte zu erstellen. Viele verfügen auch über eine Synchronisierung mit Ihrer Gehaltsabrechnung, sodass Sie sie sowohl für Angestellte als auch für Stundenlohnmitarbeiter verwenden können.

Bewahren Sie erforderliche Aufzeichnungen auf

Bestimmte lohnbezogene Aufzeichnungen müssen für IRS-Zwecke aufbewahrt werden. Als allgemeine Regel gilt, dass Sie alle Unterlagen über Personen, die aktiv beschäftigt sind, unabhängig von der Dauer ihrer Beschäftigung aufbewahren müssen. Viele Unterlagen müssen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Beispielsweise sollten Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahren. Spezifische Anweisungen sind beim IRS erhältlich.

Berechnen und zahlen Sie die Lohnsteuer auf Bundes- und Landesebene

Schließlich sind Sie als Arbeitgeber für die Zahlung der Lohnsteuer und die Erstellung bestimmter Berichte verantwortlich. Im Allgemeinen sind Berichte entweder vierteljährlich oder jährlich fällig. Nutzen Sie die vom IRS und Ihrem staatlichen Finanzamt verfügbaren Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Steuern und Berichte ordnungsgemäß gehandhabt werden.

Eine genaue und pünktliche Gehaltsabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens. Erstens sind Fehler bei der Gehaltsabrechnung ein todsicherer Weg, um Mitarbeiter zu verärgern. Zweitens können Steuerfehler zu erheblichen Bußgeldern und Strafen führen. Überlegen Sie sorgfältig, wie Ihre Gehaltsabrechnung gehandhabt wird, um sicherzustellen, dass Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie führe ich die Gehaltsabrechnung für ein Kleinunternehmen durch?

Es gibt keine einfache Antwort. Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen, müssen Sie mit den Grundlagen beginnen (eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer erhalten) und dann mit wichtigen Entscheidungen wie der Auswahl Ihres Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesses und der Plattform fortfahren. Nehmen Sie sich bei jedem Schritt des Prozesses Zeit. Fehler können kostspielig sein.

Wie kann ich die Gehaltsabrechnung kostenlos durchführen?

Um die Gehaltsabrechnung zu erledigen, müssen Sie diese höchstwahrscheinlich selbst erledigen. Um Steuern zu zahlen, verwenden Sie das elektronische Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) des IRS. Von da an müssen Sie sich unter anderem um die Meldung Ihrer Arbeitnehmer an Ihren Staat, die Berechnung von Löhnen und Abzügen sowie die Addition und Zahlung der Bundessteuern kümmern.