Wiederherstellung verlorener Geschäftsunterlagen nach einer Katastrophe

ByDr. J. K. Hartmann

Wenn Ihr Unternehmen von einer Katastrophe wie einem Hurrikan, Tornado oder Schneesturm heimgesucht wurde, können Ihre Geschäftsunterlagen verloren gehen. Wenn Sie diese Aufzeichnungen verlieren, können Sie keinen Nachweis über relevante Geschäftsausgaben für Steuerabzüge vorlegen. Möglicherweise müssen Sie auch Geschäftsunterlagen verwenden, um die durch die Katastrophe entstandenen Verluste nachzuweisen. Glücklicherweise gibt es einige Möglichkeiten, diese Dokumente wiederherzustellen oder Schäden an diesen Aufzeichnungen in Zukunft zu verhindern.

Wichtige Erkenntnisse

  • You will most likely need to reconstruct your business records so you can provide necessary documentation when filing an insurance claim. 
  • Wenn Sie einen Steuerabzug beantragen, benötigen Sie Ihre Geschäftsunterlagen als Beleg für Ihre Ausgaben.
  • Bewahren Sie sichere digitale und physische Kopien Ihrer Geschäftsunterlagen auf, bevor eine Katastrophe eintritt, damit Sie diese nicht rekonstruieren müssen.

Dokumente im Zusammenhang mit Steuerabzügen

Das IRS verlangt von Unternehmen (und Einzelpersonen), dass sie Unterlagen vorlegen, um nachzuweisen, dass sie Anspruch auf Steuerabzüge haben. Sie benötigen außerdem Geschäftsunterlagen, die die Ausgaben für Abzüge belegen oder belegen, falls Sie geprüft werden. 

Sie müssen versuchen, diese verlorenen Geschäftsunterlagen zu rekonstruieren. Sie sollten versuchen, Folgendes zu erreichen:

  • Kopien von Rechnungen von Lieferanten, die mindestens ein Kalenderjahr zurückliegen
  • Bilder oder Videos von Gebäuden, Geräten und Inventar
  • Kopien von Geschäftskontoauszügen
  • Die Bundes-, Landes- und Kommunalsteuererklärungen des Vorjahres

Dokumente im Zusammenhang mit Katastrophenschäden

Wenn Sie, Ihr Unternehmen oder Ihre Geschäftsunterlagen sich in einem vom Bund erklärten Katastrophengebiet befinden, können Sie möglicherweise die Abgabe Ihrer Steuererklärung verzögern, während Sie versuchen, Ihre Dokumente wiederherzustellen. 

Nach einer Katastrophe möchten Sie so schnell wie möglich Fotos oder Videos vom Schaden machen. Sie sollten auch versuchen, den fairen Marktwert von Immobilien, Sachwerten oder Fahrzeugen zu rekonstruieren. Wenn Sie versichert sind oder Anspruch auf staatliche Hilfe haben, sollten Sie so schnell wie möglich einen Antrag auf Unterstützung stellen, damit Ihre Verluste dokumentiert werden. 

Geschäftsverluste dokumentieren 

Sie benötigen Ihre Vermögensunterlagen, um die Verluste an Unternehmensvermögen, einschließlich Fahrzeugen, Ausrüstung, Möbeln und Einrichtungsgegenständen, zu dokumentieren. Sie können Unfallschäden in Ihrer betrieblichen oder privaten Steuererklärung angeben. Die IRS-Publikation 547 beschreibt den Prozess zur Bestimmung der Abzüge für Verluste, des Verlusts nach Steuern und der Reduzierung des beizulegenden Zeitwerts.

Sie können Unterstützung bei der FEMA beantragen oder versuchen, einen Katastrophenkredit von der Small Business Administration zu erhalten.

Tipp

Kleine Unternehmen können einen zinsgünstigen SBA-Katastrophenkredit beantragen, wenn sie nach einer Katastrophe zusätzliche Mittel benötigen. Unternehmen müssen sich bei der FEMA registrieren und einen Antrag unter disasterloanassistance.sba.gov stellen. Sie sollten innerhalb von zwei bis drei Wochen nach der Bewerbung eine Rückmeldung erhalten.

Geschäftsunterlagen vor Katastrophen schützen

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsunterlagen eine Katastrophe überstehen, besteht natürlich darin, sie zu schützen, bevor die Katastrophe eintritt. Bewahren Sie physische Kopien Ihrer Unterlagen an einem sicheren Ort außerhalb Ihres Unternehmens auf. Sichern Sie Ihre Unterlagen auch online.

Tipp

Verwenden Sie Cloud-Speicher, um Ihre Dateien zu sichern. Ihre Dokumente befinden sich nicht auf einer einzelnen Festplatte oder einem einzelnen Computer, sondern sind von jedem Computer aus zugänglich. 

Was Sie tun können, bevor Ihr Unternehmen von einer Katastrophe heimgesucht wird

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Arten von Katastrophen am Standort Ihres Unternehmens auftreten können. So wissen Sie, welche Vorsichtsmaßnahmen Sie treffen müssen. Wenn es in Ihrer Gegend beispielsweise häufig zu Überschwemmungen kommt, möchten Sie möglicherweise alle wichtigen Aufzeichnungen im obersten Stockwerk Ihres Unternehmens aufbewahren. 

Als allgemeine Regel gilt, dass alle Kleinunternehmen über sichere physische und digitale Kopien ihrer Unterlagen verfügen sollten. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Dokumente so lange aufbewahrt werden, wie es das IRS vorschreibt.

Häufig gestellte Fragen

Wie weit zurück muss ein Unternehmen Aufzeichnungen führen?

Unternehmen sollten ihre Dokumente und Aufzeichnungen im Allgemeinen sieben Jahre lang aufbewahren, wobei dies von der Art des Dokuments abhängt. Beispielsweise sollten Steuerdokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden, da der IRS in der Regel keine Prüfung von Steuererklärungen durchführt, die vor mehr als drei Jahren eingereicht wurden. Wenn der IRS einen erheblichen Fehler feststellt, kann die Behörde mehr als drei Jahre zurückgehen, in der Regel jedoch nicht mehr als sechs Jahre. Einige Dokumente, wie Eigentumsunterlagen sowie Patent- und Markenregistrierungen, müssen möglicherweise auf unbestimmte Zeit gespeichert werden. 

Was ist steuerlich eine Katastrophe?

Um Ihre Steueransprüche im Zusammenhang mit einer Katastrophe geltend machen zu können, müssen die Verluste durch eine bundesweit erklärte Katastrophe verursacht worden sein. Zu einer staatlich erklärten Katastrophe kann ein Ereignis wie ein Tornado, ein Hurrikan, ein Vulkanausbruch oder ein Erdbeben gehören. Anschließend können Sie die Kosten für etwaige durch die Katastrophe verursachte Sachschäden oder Sachschäden in Ihrer Steuererklärung absetzen.

Aktualisiert vonKristen Rogers