Leitfaden für Arbeitgeber: Welche Arbeitnehmervergütung ist steuerpflichtig?

Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Einkommens Ihrer Mitarbeiter kann es schwierig sein, herauszufinden, was für die Mitarbeiter steuerpflichtig ist und was nicht. Es scheint, dass jede Art von Einkommen steuerpflichtig ist, aber das stimmt nicht unbedingt.

Der in diesem Artikel steuerpflichtige Lohn bezieht sich auf das Einkommen für Zwecke der Bundeseinkommensteuer, das auf dem jährlichen W-2-Formular eines Mitarbeiters angegeben wird. Löhne und Sozialleistungen, die für FICA-Steuerzwecke (Sozialversicherung/Medicare) berücksichtigt werden müssen, sind darin nicht enthalten.

Steuerpflichtige Löhne und Leistungen

Alle Zahlungen, die Ihr Unternehmen an seine Mitarbeiter für Arbeit leistet, sind steuerpflichtig, einschließlich Gehälter und Löhne, einschließlich Überstunden. Weitere Beispiele für steuerpflichtiges Einkommen sind Trinkgelder, Provisionen und Gebühren, Vergünstigungen und Aktienoptionen.

Hier finden Sie weitere Einzelheiten zu den einzelnen Arten von steuerpflichtigem Einkommen:

Das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig, einschließlich Überstundenvergütung für nicht steuerbefreite Arbeitnehmer und bestimmte steuerbefreite Arbeitnehmer mit geringerem Einkommen. 

AlleTrinkgeldeinkommenist zusammen mit allen anderen Einkünften in den entsprechenden Feldern auf Formular W-2 enthalten. Beachten Sie, dass zugewiesene Trinkgelder (die durch eine Formel für alle Mitarbeiter, denen Trinkgeld gegeben wird, ermittelt werden) in Feld 1 angezeigt werden müssen, nicht jedoch in anderen Einkommensposten.

Mitarbeiterprovisionen sind im steuerpflichtigen Einkommen enthalten. Wenn ein Mitarbeiter im Voraus Provisionen für künftig zu erbringende Leistungen erhalten hat, sind diese Provisionen in den meisten Fällen zum Zeitpunkt des Erhalts durch den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Wenn einDer Mitarbeiter nutzt einen FirmenwagenFür geschäftliche Zwecke müssen Sie die private Nutzung des Fahrzeugs durch den Mitarbeiter von der geschäftlichen Nutzung trennen. Als Vorteil ist die persönliche Kilometerleistung des Arbeitnehmers zu versteuern.

Aktienoptionenkönnen für Mitarbeiter steuerpflichtig sein, wenn sie die Option erhalten, wenn sie ausgeübt wird oder wenn die Aktien veräußert werden.

Mitarbeiterprämien und Auszeichnungenfür herausragende Leistungen sind grundsätzlich vom Arbeitnehmer zu versteuern. Dazu gehören auch Reisen, die als Belohnung für das Erreichen von Verkaufszielen vergeben werden.

Geschenke an Mitarbeitersind für die Mitarbeiter ebenfalls steuerpflichtig, einschließlich Geschenkgutscheinen und Gegenständen, die zu Feiertagen verschenkt werden. Kleinere Geschenke sind für die Mitarbeiter jedoch möglicherweise nicht steuerpflichtig, wenn die Geschenke den De-minimis-Regeln entsprechen (siehe unten).

Umzugskostengelten als Leistungen an Arbeitnehmer und diese Zahlungen sind für den Arbeitnehmer von 2018 bis 2025 steuerpflichtig.Selbst wenn Ihr Unternehmen über einen verantwortungsvollen Plan zur Verteilung und Überwachung dieser Umzugskosten verfügt, sind diese dennoch für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

De-minimis-Leistungen (Minimalleistungen).

De-minimis-Leistungen sind kleine Geschenke an Mitarbeiter, die selten (nicht regelmäßig) gegeben werden und von geringem Wert sind. Diese Geschenke sind für die Mitarbeiter nicht steuerpflichtig. Ein Beispiel für eine De-minimis-Leistung könnte ein Obstkorb sein, den Sie einem Mitarbeiter für einen Urlaub schenken. Der Schlüssel zu De-minimis-Leistungen besteht darin, dass sie klein und gelegentlich sind und es für Ihre Buchhaltung unpraktisch und unzumutbar wäre, sich damit zu befassen.

Sie können Ihren Mitarbeitern auch gelegentlich eine Mahlzeit anbieten, ohne sie zu belasten. Sie können beispielsweise Kaffee und Donuts für eine Besprechung bereitstellen oder ein Firmenpicknick veranstalten. Diese können als geringfügig angesehen werden, wenn sie gelegentlich auftreten und von geringem Wert sind. Wenn Sie über eine Betriebskantine verfügen, kann dieser Aufwand unter bestimmten Umständen auch arbeitnehmersteuerlich als geringfügig angesehen werden.

So bewerten Sie die Leistungen an Arbeitnehmer

Aus steuerlichen Gründen müssen Sie einen bestimmten Betrag für den Wert der Leistungen angeben. Die allgemeine Bewertungsregel verwendet den beizulegenden Zeitwert (FMV) der Leistung. Der für den Arbeitnehmer zu versteuernde Betrag ist die Differenz zwischen dem beizulegenden Zeitwert und dem Betrag, den der Arbeitnehmer dafür gezahlt hat.

Wenn der Mitarbeiter Ihnen beispielsweise 100 US-Dollar für etwas gezahlt hat und der FMV 200 US-Dollar beträgt, haben Sie dem Mitarbeiter einen Vorteil in Höhe von 100 US-Dollar gewährt, sodass dieser steuerpflichtig ist.

Sie können auch die verwendenCent-pro-Meile-RegelZur Ermittlung der Mitarbeiter-Kilometerleistung mit dem Standard-Kilometertarif stehen für bestimmte Sachverhalte weitere Bewertungsregeln zur Verfügung.

Nicht steuerpflichtige Leistungen und andere Zahlungen

Vorteile für Arbeitsbedingungen:Hierbei handelt es sich um Eigentum oder Dienstleistungen, die dem Arbeitnehmer als Betriebsausgabe oder Abschreibungsaufwand zugutekommen würden, wenn er dafür bezahlen würde. Zwei Beispiele sind ein Firmenwagen zur geschäftlichen Nutzung oder ein Abonnement einer Fachpublikation. Wenn Sie einem Mitarbeiter Bargeld für eine dieser Ausgaben geben, muss der Mitarbeiter Ihnen eine Bestätigung vorlegen, dass das Geld für diesen Posten ausgegeben wurde, und er muss nicht verwendetes Bargeld zurückgeben.

Mobiltelefone: Wenn Sie einem Mitarbeiter ein Mobiltelefon zur hauptsächlich geschäftlichen Nutzung überlassen, ist der Wert für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig. Die persönliche Nutzung des Telefons durch den Mitarbeiter gilt als geringfügig (siehe Diskussion oben).

Krankenversicherung: Wenn ein Arbeitgeber die Kosten einer Unfall- oder Krankenversicherung für Arbeitnehmer übernimmt, handelt es sich bei diesen Zahlungen nicht um Löhne und sie unterliegen nicht der Quellensteuer auf Bundesebene. Die Kosten für diese Leistungen müssen jedoch in den Löhnen der S-Corporation-Mitarbeiter enthalten sein, die mehr als 2 % des Unternehmens besitzen.

Arbeitnehmerentschädigungfür Berufskrankheiten oder -verletzungen sind für Arbeitnehmer nicht steuerpflichtig, wenn sie im Rahmen eines staatlichen Arbeitnehmerentschädigungsprogramms gezahlt werden. Andere Zahlungen an Arbeitnehmer, die Arbeitnehmerentschädigungsleistungen (z. B. eine Rente) beziehen, unterliegen der Steuerpflicht des Arbeitnehmers.

Vorteile für Pendler und Transport: Pendlerleistungen von Unternehmen an ihre Arbeitnehmer sind in der Regel von der Besteuerung ausgenommen. Es gibt Ausnahmen und Beschränkungen. Lesen Sie daher mehr darüber, wie diese Pendel- und Transportvorteile funktionieren, einschließlich der Vorteile für Radfahren, Parken und öffentliche Verkehrsmittel.

Mahlzeiten für Mitarbeitersind möglicherweise nicht steuerpflichtig, wenn sie gering sind und selten nach den De-minimis-Regeln (oben) bereitgestellt werden. Das IRS hat komplizierte Regeln dazu, was vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten sind und welche nicht steuerpflichtig sind.

Die Kosten betragen bis zu 50.000 US-Dollar Lebensversicherung Die den Arbeitnehmern gewährte Vergütung ist nicht in deren Einkommen enthalten. Von Ihrem Unternehmen gezahlte Lebensversicherungskosten in Höhe von über 50.000 US-Dollar sind für die Mitarbeiter jedoch steuerpflichtig. Diese Kosten sind in Box 1 und Box 12 des W-2 als eine der Optionen enthalten

Leistungen der Bildungshilfe weniger als 5.250 US-Dollar, die in einem Kalenderjahr an Mitarbeiter gezahlt werden, sind für den Mitarbeiter nicht steuerpflichtig, wenn sie im Rahmen eines qualifizierten Bildungshilfeprogramms bereitgestellt werden. Weitere Informationen zu Bildungshilfsprogrammen finden Sie in der IRS-Publikation 970.

Wer ist für diese Steuerzwecke Arbeitnehmer? 

Diese Informationen sollen Unternehmern helfen, steuerpflichtige Löhne und Leistungen für Mitarbeiter zu verstehen. Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer sind darin nicht enthalten, mit Ausnahme der Direktzahlungen für Dienstleistungen. 

Bestimmte Anteilseigner einer Unterkapitel-S-Gesellschaft, die als Arbeitnehmer Lohn beziehen und mehr als 2 % der Anteile der Gesellschaft besitzen, gelten für die Zwecke der Besteuerung von Lohn und Sozialleistungen nicht als Arbeitnehmer. Sie müssen diese Person im Hinblick auf Nebenleistungen wie einen Partner einer Partnerschaft behandeln. Unterkapitel S 2 %-Beteiligungsmitarbeiter sind nicht von der Steuer auf Mahlzeiten, Unfall- und Krankenleistungen, Unterbringungsleistungen, Adoptionshilfe und Leistungsprämien befreit.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)