Vom Arbeitgeber bezahlte Umzugskosten: Sind sie steuerpflichtig?

Umzugskosten sind nicht steuerlich absetzbar. Das könnte sich nach 2025 ändern, sofern der Gesetzgeber keine Änderungen im Steuerrecht vornimmt.

Ein Umzug aus geschäftlichen Gründen kann für einen Mitarbeiter schwierig – und teuer – sein. Aus diesem Grund werden viele Kosten für den Umzug von Arbeitnehmern vom Arbeitgeber übernommen. Hier sehen Sie, wie der Prozess der Zahlung der Umzugskosten von Mitarbeitern funktioniert, einschließlich dessen, was für Sie als Unternehmen abzugsfähig ist, wie diese Zahlungen dokumentiert werden und wie diese Ausgaben auf W-2-Formularen für Mitarbeiter gemeldet werden.

Steuerrechtliche Änderungen und Umzugskosten

Erstattungen Ihres Unternehmens an Mitarbeiter für Umzugskosten gelten als Nebenleistungen. Bei diesen Leistungen handelt es sich um steuerpflichtige Löhne des Arbeitnehmers, die in die Berechnungen der Bundeseinkommensteuer, der FICA (Sozialversicherung/Medicare) und der Bundesarbeitslosensteuer einbezogen werden müssen. Selbst wenn Sie eine Unternehmensrichtlinie haben, die von den Mitarbeitern verlangt, den Überblick über Zahlungen zu behalten und überschüssige Beträge zurückzuzahlen, sind diese Zahlungen dennoch für den Mitarbeiter steuerpflichtig.

Mit dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) wurden die Abzüge für Umzugskosten für Mitarbeiter geändert, die für das Steuerjahr 2018 bis 2025 gelten. Durch dieses Gesetz wurde der Abzug für nicht erstattete Geschäftsausgaben, einschließlich Umzugskosten, ausgesetzt.Diese Ausgaben sind für den Mitarbeiter gemäß Anhang A gemäß TCJA nicht abzugsfähig und betreffen auch Eigentümer von C-Corporations und S-Corporations, die als Angestellte des Unternehmens arbeiten.

Wenn Ihr Unternehmen die Umzugskosten eines Mitarbeiters als steuerpflichtigen Lohn (W-2) für den Mitarbeiter behandelt, kann Ihr Unternehmen die Kosten für diese Ausgaben dennoch als Geschäftsausgabe absetzen. Unternehmen können das Arbeitnehmerentgelt grundsätzlich in jeder Form abziehen.

So erstatten Sie Mitarbeitern die Umzugskosten

Im Allgemeinen ist jede Zahlung, die Sie an einen Mitarbeiter leisten, für den Mitarbeiter steuerpflichtig, und die Zahlung der Umzugskosten eines Mitarbeiters gilt als steuerpflichtiger Vorteil. Das Steuergesetz von 2017 hat an dieser Steuersituation nichts geändert, es hat jedoch die Möglichkeit gestrichen, dass Arbeitgeber mithilfe eines verantwortungsvollen Plans (siehe unten) Erstattungen vornehmen können, um zu vermeiden, dass der Arbeitnehmer auf diese Zahlungen Einkommenssteuern zahlen muss.

Bei einem Erstattungsplan übernimmt der Mitarbeiter die Kosten und Sie erstatten sie. Die Ausgaben müssen aufgeschlüsselt werden und es dürfen nur bestimmte Ausgaben bezahlt werden. Die Ausgaben müssen auch geschäftlichen Zwecken dienen.

Der Mitarbeiter muss während der Erbringung von Dienstleistungen als Mitarbeiter Ihres Unternehmens Ausgaben bezahlt oder Ausgaben getätigt haben. Möglicherweise müssen Sie dokumentieren, dass der Umzug für Ihr Unternehmen erforderlich ist. Einige Buchhaltungsverfahren müssen befolgt werden.

• Der Mitarbeiter muss „diese Ausgaben innerhalb eines angemessenen Zeitraums angemessen abrechnen“. Das heißt, der Mitarbeiter muss Ihnen Belege für alle Ausgaben ausstellen.
• Wenn Sie dem Arbeitnehmer einen Vorschuss auf diese Kosten gewähren, Der Arbeitnehmer muss überschüssiges Geld innerhalb einer angemessenen Frist zurückzahlen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie zahlen 5.000 $ für die Umzugskosten vor und der Mitarbeiter gibt Ihnen Quittungen über 3.650 $. Der Mitarbeiter muss Ihnen einen Scheck für Swip Health (1.350 $) aushändigen. Wenn nicht alle Kriterien für einen rechenschaftspflichtigen Plan erfüllt sind, handelt es sich bei dem Plan nicht um einen rechenschaftspflichtigen Plan. Und „Erstattungen für nicht abzugsfähige Ausgaben“ (an den Arbeitnehmer) und Zulagen für verschiedene oder nicht näher bezeichnete Ausgaben sind für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Lohnsteuern und Umzugskostenzahlungen an Mitarbeiter

Die von Ihrem Unternehmen gezahlten Mitarbeiterumzugskosten unterliegen, auch wenn Sie über einen abrechnungspflichtigen Plan verfügen, der Quellensteuer für Bundeseinkommenssteuern, FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) und Bundesarbeitslosensteuern. Sie müssen die Höhe dieser Leistung angeben, wenn Sie den jährlichen W-2-Steuerbericht für den Mitarbeiter für das Vorjahr ausfüllen.

Um zu klären, wie diese Ausgaben auf dem W-2-Formular eines Mitarbeiters eingegeben werden. Wir verwenden das obige Beispiel, in dem der Mitarbeiter 5.000 $ für Umzugskosten erhält, Quittungen über 3.650 $ hat und die restlichen 1.350 $ behält. Der Betrag, den der Arbeitnehmer behält, ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Wir gehen davon aus, dass diese Zahlung gemäß den oben beschriebenen Anforderungen für einen rechenschaftspflichtigen Plan erfolgt: 

• Die steuerpflichtigen 1.350 US-Dollar sind in Box 1 des W-2 enthalten (und in den Boxen 3, 5 und 16, wenn sie vom Staat oder der Stadt besteuert werden). 
• Die Quellensteuer auf Bundes- und Landesebene sowie die FICA-Steuern müssen für die steuerpflichtigen 1.350 US-Dollar berechnet und in die entsprechenden Felder auf dem W-2 eingetragen werden. 
• Sie müssen die 3.650 $ (den Betrag, der dem nachgewiesenen Betrag entspricht (z. B. dem nicht steuerpflichtigen Teil)) in Feld 12 des Formulars W-2 mit dem Code „L“ angeben.

Geben Sie einem Mitarbeiter zusätzliches Geld für Umzugskosten 

Einige Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern einen festen Betrag für die Umzugskosten, abhängig von der Art des Umzugs und der Entfernung. Die Zahlung kann dennoch von Ihrem Unternehmen als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Wenn Sie einem Mitarbeiter das Geld für die Umzugskosten geben und den Mitarbeiter entscheiden lassen möchten, wie dieses Geld ausgegeben wird, haben Sie gemäß den IRS-Vorschriften einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan. Wenn Sie in diesem Fall, wie oben erwähnt, nicht möchten, dass der Arbeitnehmer Quittungen vorlegen muss, ist die gesamte Zahlung für den Arbeitnehmer als Vorteil steuerpflichtig.Darüber hinaus müssen bei der Zahlung die Bundeseinkommenssteuer und die FICA-Steuer einbehalten werden.

Steuerbrutto-Up

Unter Tax Gross-up versteht man die Erhöhung des Lohns eines Arbeitnehmers durch einen Arbeitgeber, um die Auswirkungen von Steuern auszugleichen. Zur Berechnung müssen Sie die Einkommensteuer auf den Lohn des Arbeitnehmers schätzen und diesen Prozentsatz dann zur Gesamtzahlung addieren.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise etwa 22 % Einkommenssteuer zahlt und Sie ihm einen Bonus von 3.000 US-Dollar (nach Steuern) geben möchten, um die Umzugskosten zu decken, multiplizieren Sie 3.000 mit 0,22. Das ergibt eine Steuerzahlung von 660 $. In diesem Beispiel würde die Steuererhöhung zu einer Gesamtzahlung von 3.660 $ führen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Plan zur Erstattung der Umzugskosten

Es ist immer eine gute Idee, diese Art von Vorteil schriftlich festzuhalten und in die Kommunikation mit den Mitarbeitern einzubeziehen. Ihr Mitarbeiterhandbuch oder Ihr Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein guter Ort, um den Plan zu beschreiben. Vergessen Sie nicht, Informationen über die steuerlichen Auswirkungen dieser Vergünstigung anzugeben. 

Unterstützung der Mitarbeiter bei der Absetzung ihrer Umzugskosten

Sofern Sie kein qualifizierter Steuerberater sind, sollten Sie Ihren Mitarbeitern keine Steuerberatung zu Einkommenssteuern erteilen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, professionelle Steuerberatung in Anspruch zu nehmen oder professionelle Steuersoftware zu nutzen. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um Mitarbeitern zu helfen, diesen Umzugskostenvorteil zu verstehen und zu verstehen, wie er sich auf ihre Steuern auswirkt: 

• Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Umzugspaket, in dem erläutert wird, wie und wann die Umzugskosten von Ihrem Unternehmen erstattet werden. 
• Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Quellensteuer (auf Formular W-4) zu ändern, um den Umzugsvorteil und ihre Steuerschuld zu berücksichtigen.

IRS-Informationen zu Umzugskosten von Mitarbeitern

IRS-Publikation 15 – Rundschreiben E – Steuerleitfaden für Arbeitgeber

IRB-Publikation 15b – Steuerleitfaden für Arbeitgeber zu Leistungen an Arbeitnehmer

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

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