Meldung von Kreditkarten- und App-Zahlungen an das IRS

ByDr. J. K. Hartmann

Seit 2011 verlangt das IRS die Meldung von Geschäftseinkünften, die über Zahlungskarten erzielt werden. Wenn Ihr Unternehmen Zahlungen per Kredit-, Debit- oder Guthabenkarte oder über Drittabrechnungsorganisationen (z. B. PayPal) akzeptiert, ist jeder Dienstleister, der diese Transaktionen verarbeitet, möglicherweise verpflichtet, Ihnen und dem IRS Informationen darüber zu übermitteln.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das Gesetz schreibt vor, dass Zahlungsabwicklungsunternehmen die meisten an Ihr Kleinunternehmen getätigten Zahlungen dem IRS melden und Ihnen diese Informationen per 1099-K zusenden müssen.
  • Zu den Zahlungsabwicklungsunternehmen gehören Händler-Acquirer (für Kredit- und Debitkartenzahlungen) und Drittanbieter-Abwicklungsorganisationen wie PayPal und Venmo.
  • In den De-minimis-Regeln sind Ausnahmen von den Melderegeln sowie die für Zahlungs-App-Anbieter im Steuerjahr 2022 geänderten Regelungen festgelegt.
  • Sie sollten sicherstellen, dass Sie Rückbuchungen und andere Arten von Rabatten oder Rückerstattungen im Auge behalten, damit Sie diese von den auf dem 1099-K erfassten Bruttozahlungen abziehen können.

Das Gesetz 

Gemäß Abschnitt 6050W(c)(2) des Internal Revenue Code müssen Zahlungsabwicklungsunternehmen (Händler-Acquirer und Drittabwicklungsorganisationen wie Anbieter von Zahlungs-Apps) die von ihnen verarbeiteten jährlichen Bruttozahlungen an das IRS sowie an die Unternehmen melden, die sie erhalten haben. Zahlungen werden mit Formular 1099-K gemeldet. Kopien des Formulars werden sowohl an den Händler als auch an das IRS gesendet.

Details zum Kreditkarten- und Zahlungs-App-Reporting

Zahlungsabwicklungsdienste müssen für jeden Händler Bruttojahreseinnahmen melden. Für Händler-Acquirer gilt die Einkommensmeldung laut IRS für „jede Transaktion, bei der eine Zahlungskarte als Zahlungsmittel akzeptiert wird“. Für Drittabrechnungsorganisationen gilt die Meldung für geschäftliche Zahlungen für Waren und Dienstleistungen.

Ausnahme für De-minimis-Zahlungen

In IRS-Begriffen bedeutet „de minimis“ im Allgemeinen, dass ein Ereignis steuerneutral ist.

Kreditkarten- und Debitkartenzahlungen

Die De-minimis-Zahlungsregel besagt, dass Zahlungen von Händlern, die Kreditkarten erwerben, kein Formular 1099-K ausstellen müssen, wenn:

  • Die gesamten Zahlungstransaktionen eines Händlers im Jahr überschreiten nicht 20.000 US-Dollar.
  • Die Gesamtzahl der Transaktionen des Händlers überschreitet nicht 200.

Wenn Sie also Kreditkartenzahlungen in Höhe oder darunter dieser Beträge erhalten haben, erhalten Sie kein 1099-K.

Zahlungen über P2P-Apps

Vor dem Steuerjahr 2022 galten für Drittabwicklungsunternehmen wie PayPal, Zelle und Venmo dieselben De-minimis-Regeln wie für Händler-Acquirer: Der Schwellenwert für die Ausstellung eines 1099-K für Zahlungsempfänger lag bei mehr als 200 Transaktionen in einem Kalenderjahr, die sich zusammen auf 20.000 US-Dollar beliefen.

Für 2022 wurde dieser Schwellenwert jedoch auf 600 US-Dollar gesenkt, unabhängig davon, wie viele Transaktionen verarbeitet wurden. Wenn Sie also über einen dieser Anbieter Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehr als 600 US-Dollar erhalten, erhalten Sie eine 1099-K.

Notiz

Der Taxpayer Advocate Service (eine unabhängige Organisation innerhalb des IRS, die dabei hilft, Steuerzahlerprobleme zu verhindern und zu lösen) hat eine Warnung herausgegeben. Darin heißt es, dass Steuerzahler, die Venmo oder eine andere Art von Barzahlungs-App verwenden, um Freunde oder Familie beispielsweise für einen Abend oder einen Einkaufsbummel zu bezahlen, in der App angeben sollten, dass die Zahlung nicht geschäftsbezogen ist. Wenn andernfalls die Gesamtsumme des Kalenderjahres 600 US-Dollar übersteigt, könnte dies ein Formular 1099-K auslösen und „das IRS erwartet, dass das Einkommen in Ihrer Steuererklärung ausgewiesen wird.“

Tipps zum Melden von Kreditkarten- und App-Zahlungen

Kleine Unternehmen sollten ihre Buchhaltungs- und Buchhaltungspraktiken regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie die von den Zahlungsabwicklungsunternehmen übermittelten 1099-Formulare abgleichen können, wenn sie Kopien erhalten. Eventuelle Unstimmigkeiten in der Berichterstattung müssen behoben werden, damit korrekte Steuererklärungen beim IRS eingereicht werden können.

Weitere Einzelheiten zur Berichterstattung über Kreditkartenhändlerkonten und Zahlungs-Apps sind in den vom Internal Revenue Service in n-09-19 herausgegebenen Vorschriften „Information Reporting of Payments Made in Settlement of Payment Card and Third Party Network Transactions“ festgelegt (obwohl dieses Dokument veraltete Informationen über die De-minimis-Regel für Drittanbieter-Abwicklungsunternehmen enthält). Es lohnt sich dennoch, einen Blick darauf zu werfen, da der IRS detailliert beschreibt, wer für die Berichterstattung verantwortlich ist, wie die Bruttobeträge berechnet werden und dass Zahlungsunternehmen von Händlern verpflichtet sein können, Gelder für die Quellensteuer einzubehalten.

Das IRS hat auch Anweisungen für Formular 1099-K veröffentlicht. Unternehmer und Buchhalter sollten dieses Formular lesen, um sich mit dem Format vertraut zu machen.

Verfolgen Sie Rückbuchungen

Das Gesetz schreibt vor, dass Anbieter von Zahlungsabwicklungen Brutto- oder Gesamteinnahmen melden müssen. Bei Händlern kommt es jedoch häufig zu Rückbuchungen, wenn der Kartenanbieter eine Transaktion aufgrund von Betrug oder Streitigkeiten storniert. Händler können Rückerstattungen gewähren oder Debitkartentransaktionen durchführen, bei denen der Kunde Cashback erhält.

Zahlungsverkehrsdienste melden nur monatliche und jährliche Bruttozahlungen. Gebühren, Rückbuchungen, Rückerstattungen und andere ähnliche Posten werden für IRS-Berichtszwecke nicht mit den Bruttobeträgen verrechnet, und dies kann dazu führen, dass höhere Einnahmen gemeldet werden als eingegangen sind.

Unternehmen sollten über gründliche Buchhaltungsverfahren verfügen, um diese Transaktionen separat zu verfolgen. Mit anderen Worten: Wenn Sie es gewohnt sind, nur eine Nettoeinzahlung von einem Händlerkonto zu erfassen, wäre es ratsam, diese Nettobeträge in Bruttoeinnahmen und die damit verbundenen Gebühren und Rückerstattungen aufzuteilen, damit Ihre internen Finanzberichte einfacher mit Formular 1099-K abgeglichen werden können.

Melden Sie Ihre Händleridentifikation den Anbietern

Händler müssen ihrem Zahlungsabwickler den vollständigen Firmennamen ihres Unternehmens, ihre Adressen und ihre Steueridentifikationsnummern mitteilen, damit Finanzinstitute Kreditkarten- und Debitkartenbelege melden können. Bei den meisten Unternehmen ist die Steueridentifikationsnummer die Arbeitgeberidentifikationsnummer oder EIN. Zahlungsabwickler können Unternehmen auffordern, ihnen Formulare W-9 zur Verfügung zu stellen, damit sie diese Informationen erhalten können.

Mögliche Probleme mit der Einbehaltung von Backups

Händler, die ihre Steueridentifikationsnummern nicht angeben, können auf ihre Zahlungen mit einem Quellensteuerabzug in Höhe von 24 % belegt werden.Händler sollten ihrem Zahlungsdienstleister ihre Namen, Adressen und EINs mitteilen, um eine Sicherungseinbehaltung zu verhindern, da sie ein Unternehmen in schwere finanzielle Schwierigkeiten bringen kann. Unternehmer, die mit Steuerschulden zu kämpfen haben, sollten mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, um eine Rückzahlungsstrategie zu entwickeln, die eine Einbehaltung ihrer Karten- oder App-Zahlungen verhindert.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Muss ich eine 1099 für Anbieter einreichen, die ich mit Kreditkarte bezahle?

Nein, für Zahlungen per Kreditkarte müssen Sie keine Steuererklärungen einreichen. Die vom Händler akquirierende Bank sendet den Anbietern bei Bedarf ein 1099-K. Wenn Sie jedoch Lieferanten oder Auftragnehmer mit Bargeld, Schecks oder ähnlichen Zahlungen bezahlen, müssen Sie möglicherweise eine 1099-NEC- oder 1099-MISC-Anmeldung einreichen.

Müssen Sie Kreditkartenprämien dem IRS melden?

Nein, Kreditkartenprämien gelten als nicht steuerpflichtige Rückerstattung oder Ermäßigung und nicht als Einkommen, da eine Ausgabenpflicht besteht. Sie müssen jedoch Prämien melden, die Sie für die Eröffnung eines Bankkontos erhalten, oder andere Arten von Boni, für die Sie keine Ausgaben tätigen müssen. Wenn Sie mehr als 600 US-Dollar erhalten, erhalten Sie möglicherweise eine 1099 von Ihrem Kreditkartenunternehmen.