Obwohl Sie als Arbeitnehmer möglicherweise nicht erstattete Geschäftsausgaben haben, können Sie diese höchstwahrscheinlich nicht abziehen. Die meisten Arbeitnehmer, denen berufsbedingte Ausgaben entstehen, könnten bis zum Steuerjahr 2018 einen Teil dieser Kosten in ihrer Bundessteuererklärung absetzen und könnten dies möglicherweise im Jahr 2026 wieder tun.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Sie können die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter erst ab 2026 abziehen, es sei denn, Sie sind Reservist der Streitkräfte, Beamter der staatlichen oder lokalen Regierung auf Honorarbasis, darstellender Künstler oder haben arbeitsbedingte Ausgaben im Zusammenhang mit der Beeinträchtigung
- Ihr Arbeitgeber darf Ihnen diese Kosten nicht bezahlt haben
- Wenn Sie den Abzug geltend machen möchten, müssen Sie diese Ausgaben durch Quittungen oder auf andere Weise nachweisen können
Die Auswirkungen der Steuerreform 2018
Mit der Unterzeichnung des Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) im Dezember 2017 wurden viele Einzelabzüge, d.
Sie können diesen Abzug allerdings auch dann geltend machen, wenn Sie Ihre Steuererklärung für 2017 noch nicht eingereicht haben. Möglicherweise haben Sie sogar die Möglichkeit, noch einmal eine geänderte Steuererklärung einzureichen, um Ihren Anspruch geltend zu machen, wenn Sie dies versäumt haben, obwohl Sie es hätten tun können. Sie haben ein Zeitfenster von drei Jahren, um eine geänderte Steuererklärung einzureichen, beginnend mit dem Datum, an dem Sie die ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre ab dem Datum, an dem Sie die letzte Steuerzahlung für diese Steuererklärung geleistet haben, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.
Einige Mitarbeiter sind davon ausgenommen. Reservisten der Streitkräfte, staatliche oder lokale Regierungsbeamte auf Honorarbasis, qualifizierte darstellende Künstler und Mitarbeiter mit beeinträchtigungsbedingten Arbeitskosten können diesen Abzug weiterhin geltend machen.
Berechnung der Einzelabzüge
Da es sich um einen Einzelabzug handelt, müssen Sie alle mit der Einzelpostenaufstellung verbundenen Aufzeichnungen und Berechnungen durchführen, wenn Sie ihn geltend machen wollen. Die Erstellung Ihrer Steuererklärung dauert länger und es wird Sie höchstwahrscheinlich auch mehr kosten, wenn Sie jemanden beauftragen, Ihre Steuererklärung für Sie zu erstellen.
Notiz
Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichend nicht erstattete Mitarbeiterausgaben verfügen, damit Sie immer noch die Nase vorn haben, wenn Sie abschätzen, wie viel Zeit und Geld Sie für die Geltendmachung dieser Ausgaben benötigen.
Die Aufschlüsselung bedeutet auch, dass Sie den Standardabzug für Ihren Anmeldestatus nicht beanspruchen können. Es liegt also nicht in Ihrem Interesse, eine Aufschlüsselung vorzunehmen, wenn die Summe aller Ihrer Einzelabzüge den Standardabzug, auf den Sie Anspruch haben, nicht übersteigt. Am Ende zahlen Sie tatsächlich mehr Steuergelder.
Es mag erfreulich sein, diese Ausgaben zu nutzen, um Ihre Steuerpflicht ein wenig zu senken, aber es wäre besser, wenn Sie stattdessen Ihren Arbeitgeber um die Erstattung Ihrer Ausgaben bitten.
Berechtigung zum Abzug von Betriebsausgaben für Mitarbeiter
Um den Steuerabzug in Anspruch nehmen zu können, darf Ihr Arbeitgeber Ihnen diese Kosten nicht erstattet, Ihnen keinen Vorschuss für diese Kosten oder einen Zuschuss zur Begleichung dieser Kosten gewährt haben.
Wenn Sie Ihrem Arbeitgeber eine Abrechnung vorlegen mussten, aus der genau hervorgeht, wofür das Geld ausgegeben wurde, und wenn Sie das übrig gebliebene Geld zurückgeben mussten, haben Sie höchstwahrscheinlich einen Vorschuss oder eine Zulage erhalten. Diese Ausgaben sind nicht abzugsfähig.
Eine andere Regel besagt, dass die Dinge, für die Sie Geld ausgeben, gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben Ihres Arbeitgebers sein müssen. „Normal“ bedeutet, dass die meisten Menschen in Ihrer Branche oder deren Arbeitgeber Geld für das Gleiche ausgeben. „Notwendig“ bedeutet, dass der Kauf oder die Ausgabe mehr oder weniger wesentlich für die Geschäftstätigkeit war.
Fahrzeugkosten
Hierzu zählen auch Kosten, die mit der beruflich bedingten Nutzung Ihres Privatfahrzeugs verbunden sind. Sie können entweder einen Teil Ihrer tatsächlichen Fahrkosten basierend auf Ihrer beruflich bedingten Kilometerleistung abziehen oder Sie können den vom IRS jedes Jahr festgelegten Standardkilometersatz verwenden. Der Satz betrug im Jahr 2021 56 Cent pro Meile und beträgt im Jahr 2022 58,5 Cent pro Meile, wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, der noch Anspruch auf diesen Abzug hat.
Die zulässigen Meilen beschränken sich auf die Fahrt von einem Arbeitsplatz zum anderen, den Besuch von Klienten oder Kunden, die Teilnahme an einem Geschäftstreffen außerhalb Ihres regulären Arbeitsplatzes oder die Fahrt von zu Hause zu einem temporären Arbeitsplatz, wenn Sie einen oder mehrere reguläre Arbeitsplätze haben. Pendeln ist das nicht enthalten.
Reisen, Mahlzeiten und Unterhaltung
Zu den Reisekosten gehören die Kosten für Hotels, Mahlzeiten, Flug und Mietwagen, wenn Sie aus geschäftlichen Gründen mindestens über Nacht von zu Hause wegreisen müssen.
Nach der Verabschiedung des TCJA waren geschäftliche Bewirtungskosten nicht mehr abzugsfähig. Beispielsweise können Sie eine Sportveranstaltung, ein Konzert oder eine Reise in ein Resort nicht abziehen. Verpflegungskosten sind weiterhin abzugsfähig und in der Regel auf 50 % der abzugsfähigen Ausgaben beschränkt.
Sonstige Geschäftsausgaben
Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die nicht in den oben genannten Kategorien enthalten sind, wie z. B. Kosten für Visitenkarten, Abonnements von Fach- und Wirtschaftspublikationen, Home-Office-Ausgaben, Geschäftsgeschenke und berufsbezogene Schulungen. Sie können auch alle Werkzeuge oder Geräte umfassen, die für die Ausführung Ihrer Arbeit erforderlich sein könnten.
So ziehen Sie die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter ab
Die Geltendmachung von Betriebsausgaben für Mitarbeiter beginnt mit dem Ausfüllen des Formulars 2106 und der Berechnung des Abzugs, auf den Sie Anspruch haben. Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber keine Erstattung erhalten haben, müssen Sie nur die Schritte 1 und 3 in Teil I ausfüllen. Sie müssen Teil II ausfüllen, wenn Kosten für Ihr Fahrzeug angefallen sind.
Fügen Sie dann Ihren Abzug zum Formular „Schedule A“ hinzu. Dieses Formular müssen Sie zum Aufschlüsseln Ihrer Abzüge verwenden. Wenn Sie Einzelabzüge verwenden, können Sie den Standardabzug nicht in Anspruch nehmen.
Die Summe aller Ihrer Einzelabzüge sollte den Betrag des Standardabzugs übersteigen, auf den Sie Anspruch haben, sonst zahlen Sie mehr Steuern als nötig.
Die AGI-Beschränkung
Verschiedene Einzelabzüge, die der Untergrenze von 2 % unterliegen, wurden bis 2026 ausgesetzt.
Bisher wurden alle sonstigen Abzüge um 2 % Ihres bereinigten Bruttoeinkommens (AGI) reduziert. Übrig blieb der Betrag, den Sie steuerlich absetzen konnten.
Beispielsweise könnten Sie einen Abzug nur für den Betrag Ihrer gesamten sonstigen Ausgaben beantragen, der 1.600 US-Dollar übersteigt, oder 2 % von 80.000 US-Dollar, wenn Ihr AGI 80.000 US-Dollar beträgt. Sie würden einen Abzug von 200 $ erhalten, wenn Sie Ausgaben in Höhe von 1.800 $ hätten. Ihre Ausgaben konnten überhaupt nicht abgezogen werden, wenn alle Ihre sonstigen Ausgaben nicht 2 % Ihres AGI ausmachten.
Aufzeichnungsanforderungen
Vorausgesetzt, Sie erfüllen alle diese Regeln und möchten Ihre berufsbedingten Ausgaben abziehen, kann das IRS von Ihnen erwarten, dass Sie diese belegen können, insbesondere wenn der Gesamtbetrag erheblich ist. Sie sollten für jede von Ihnen geltend gemachte Ausgabe einen Nachweis vorlegen, aus dem hervorgeht, wofür Sie das Geld ausgegeben haben, außerdem der Betrag, der Geschäftszweck und die Geschäftsbeziehung sowie das Datum und der Ort, an dem die Ausgabe angefallen ist.
Häufig gestellte Fragen
Können nicht erstattete Betriebsausgaben von Mitarbeitern abgezogen werden?
Bis 2026 können die meisten nicht erstatteten Mitarbeiterausgaben nicht von der Steuer abgezogen werden. Es gibt jedoch einige Ausnahmen. Möglicherweise können Sie die Geschäftsausgaben Ihrer Mitarbeiter abziehen, wenn Sie Lehrer, Reservist der Streitkräfte, darstellender Künstler oder Beamter auf Honorarbasis sind oder wenn Sie arbeitsbedingte Ausgaben im Zusammenhang mit einer Beeinträchtigung haben.
Was gilt als nicht erstattete Betriebsausgabe eines Mitarbeiters?
Damit es sich um eine nicht erstattete Betriebsausgabe eines Mitarbeiters handelt, muss diese auf Ihre Arbeit als Mitarbeiter zurückzuführen sein und es muss eine gewöhnliche und notwendige Ausgabe gewesen sein.Laut IRS sollten gewöhnliche Geschäftsausgaben in Ihrer Branche üblich und akzeptiert sein.
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