Wichtige Präsentationsfähigkeiten für den Erfolg am Arbeitsplatz

ByDr. J. K. Hartmann

Unabhängig davon, ob Sie eine Führungskraft oder ein Verwaltungsassistent sind, ist die Entwicklung Ihrer Präsentationsfähigkeiten eine wichtige Möglichkeit, in einem Bürojob aufzusteigen. Führungskräfte treffen Entscheidungen auf der Grundlage von Informationen, die in Präsentationsformaten geteilt werden, und kaum ein Unternehmen ändert seine Meinung, ohne zuvor eine überzeugende Präsentation gesehen zu haben.

Für jeden Büroangestellten ist es wichtig zu wissen, welche Schritte zur Erstellung einer effektiven Präsentation erforderlich sind und welche Präsentationsfähigkeiten für Arbeitgeber am wichtigsten sind. Die Hervorhebung dieser Fähigkeiten wird Ihnen auch dabei helfen, bei Ihrer Jobsuche hervorzustechen.

Wichtige Erkenntnisse

  • Präsentationsfähigkeiten sind das, was Sie wissen müssen, um eine ansprechende und effektive Präsentation halten zu können.
  • Die Schritte zur Erstellung einer erfolgreichen Präsentation sind Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung.
  • Arbeitgeber möchten wissen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um eine Präsentation zu recherchieren, zu analysieren und zu erstellen, sowie über die Kommunikationsfähigkeiten, die für die Präsentation und anschließende Beantwortung von Fragen erforderlich sind.
  • Sie können Ihre Fähigkeiten gegenüber Arbeitgebern durch Ihren Lebenslauf, Ihr Anschreiben und Ihr Vorstellungsgespräch hervorheben.

Was sind Präsentationsfähigkeiten? 

Unter Präsentationsfähigkeiten versteht man alle Qualitäten, die Sie benötigen, um eine klare und effektive Präsentation zu erstellen und zu liefern. Während es wichtig ist, was Sie während einer Präsentation sagen, schätzen Arbeitgeber auch die Möglichkeit, unterstützende Materialien wie Folien zu erstellen.

Ihr potenzieller Arbeitgeber möchte möglicherweise, dass Sie Briefings und Berichte für Kollegen halten, Schulungssitzungen durchführen, Kunden Informationen präsentieren oder eine Reihe anderer Aufgaben ausführen, bei denen es darum geht, vor Publikum zu sprechen.

Das Halten ansprechender und leicht verständlicher Vorträge ist ein wesentlicher Bestandteil der ausgeprägten mündlichen Kommunikationsfähigkeiten, die für viele Positionen eine berufliche Voraussetzung sind. Nicht alle Präsentationen finden in einer formellen Besprechung statt. Viele Präsentationsfähigkeiten sind für Einzelberatungen oder Verkaufsgespräche relevant.

Schritte zum Erstellen einer Präsentation

Jede Präsentation besteht aus drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Alle Präsentationsfähigkeiten passen in eine dieser drei Phasen.

Vorbereitung 

Zur Vorbereitung gehört die Recherche und der Aufbau der Präsentation. Berücksichtigen Sie das Publikum, dem Sie Ihre Präsentation präsentieren möchten, und überlegen Sie, was es am meisten interessiert.Dies kann bedeuten, dass Sie den gesamten Text verfassen (oder zumindest Notizen schreiben) und Folien und andere unterstützende audiovisuelle Materialien erstellen.

Sie müssen außerdem sicherstellen, dass der entsprechende Veranstaltungsort verfügbar ist, ihn im Voraus ordnungsgemäß einrichten und sicherstellen, dass der Projektor (falls Sie einen benötigen) funktioniert und mit Ihrem Laptop verbunden ist.

Außerdem sollten Sie Ihre Präsentation so oft wie nötig üben, damit Sie sich sicher fühlen, dass Sie sie innerhalb der für die Präsentation vorgesehenen Zeit mit Leichtigkeit und Selbstvertrauen vortragen können.

Zu den Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Vorbereitung gehören die Durchführung von Recherchen zu Ihrem Präsentationsthema, die Erstellung von Diagrammen und Grafiken zur Darstellung Ihrer Forschungsergebnisse sowie das Kennenlernen Ihres Publikums, um Ihre Präsentation besser auf deren Bedürfnisse abzustimmen. Sie müssen außerdem digitale Folien erstellen und dabei Statistiken, Beispiele und Geschichten verwenden, um Ihre Standpunkte zu veranschaulichen und das Publikum effektiv zu überzeugen.

Das Vorbereiten von Handzetteln oder digitalen Referenzen ist eine zusätzliche Höflichkeit, die dem Publikum hilft, aufmerksam zu sein, da es nicht mit dem Notieren beschäftigt ist.

Lieferung 

Ihr Vortrag ist der Teil der Präsentation, den das Publikum sieht. Eine gute Lieferung hängt von einer sorgfältigen Vorbereitung und einer sicheren Präsentation ab und erfordert besondere Fähigkeiten. 

Zu den Fertigkeiten im Zusammenhang mit der Präsentation gehört es, einen Vortrag aufmerksamkeitsstark einzuleiten, eine Zusammenfassung dessen zu geben, was behandelt wird, um die Präsentation einzuleiten und Kontext bereitzustellen, und Körpersprache und Augenkontakt zu verwenden, um Energie und Selbstvertrauen zu vermitteln.

Notiz

Stellen Sie sicher, dass Sie Pausen einlegen, um wichtige Punkte hervorzuheben, Ihren Stimmton zur Betonung modulieren und Ihre Rede klar und fließend artikulieren.

Scheuen Sie sich nicht davor, Humor einzubringen oder mit Begeisterung und Lebendigkeit zu sprechen – diese Techniken können Ihnen dabei helfen, Ihrem Publikum Selbstvertrauen zu vermitteln.

Fassen Sie am Ende der Präsentation die wichtigsten Punkte zusammen und stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan haben, wie Sie etwaige Fragen des Publikums beantworten.

Nachverfolgen 

Zur Nachbereitung der Präsentation gehört das ordnungsgemäße Zerlegen und Lagern aller Geräte, die Kontaktaufnahme mit allen Zuhörern, mit denen Sie eine weitere Kommunikation vereinbart haben, sowie das Einholen, Sammeln und Analysieren von Feedback.

In einigen Präsentationen sammeln Sie möglicherweise Informationen von Zuhörern, z. B. Namen und Kontaktinformationen oder abgeschlossene Umfragen, die Sie ebenfalls organisieren und speichern müssen.

Zu den Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Nachbereitung gehören die Erstellung eines Bewertungsformulars, um Feedback von den Teilnehmern einzuholen, die Interpretation des Feedbacks aus Bewertungen und die Änderung des Inhalts und/oder der Präsentation für zukünftige Präsentationen. Zu den weiteren Follow-up-Fähigkeiten gehören die Organisation einer Teilnehmerdatenbank für zukünftige Präsentationen, die Befragung wichtiger Teilnehmer, um zusätzliches Feedback zu erhalten, und das Versenden von Präsentationsfolien per E-Mail an die Teilnehmer.

Fähigkeiten, die zu einer effektiven Präsentation beitragen

Um eine möglichst effektive Präsentation zu erstellen und zu liefern, sind vielfältige Fähigkeiten erforderlich, an deren Verbesserung Sie jederzeit arbeiten können.

Analytisch

Sie müssen in der Lage sein, Ihre Leistung ehrlich zu betrachten, das erhaltene Feedback einzuschätzen und herauszufinden, was Sie tun müssen, um besser zu werden. Das erfordert analytisches Denken.

Noch wichtiger ist, dass Sie die Informationen, die Sie anderen mitteilen möchten, genau im Griff haben. Sie müssen Ihr Publikum analysieren und bereit sein, schnell nachzudenken, wenn Ihnen Fragen gestellt werden, die Sie dazu zwingen, zu zeigen, dass Sie sich des Materials und seiner Auswirkungen voll bewusst sind.

Zu den analytischen Fähigkeiten, die Sie benötigen, um ein effektiver Präsentator zu sein, gehören Problemsensibilität, Problemlösung, Berichterstellung und Umfrage, Optimierung und Vorhersagemodellierung. Es hilft auch, sich mit strategischer Planung, Integration, Prozessmanagement und Diagnose auskennen zu können. Mit diesen Fähigkeiten sind Sie besser in der Lage, Ihre Ergebnisse objektiv zu analysieren, zu bewerten und darauf zu reagieren.

Organisation

Sie möchten nicht zu der Person gehören, die die Hälfte ihrer Präsentationszeit damit verbringt, ein Kabel zu finden, um ihren Laptop mit dem Projektor zu verbinden. Viele Dinge können kurz vor einer Präsentation schief gehen, wenn Sie nicht organisiert sind.

Zur Präsentationsvorbereitung gehört auch, Notizen, Informationen und Start-/Endzeiten im Auge zu behalten. Sie sollten alle Materialien, die Sie für die Präsentation verwenden möchten, Korrektur lesen und verfeinern, um etwaige Fehler zu erkennen. Stellen Sie sicher, dass Sie bei den Proben die richtige Zeit einhalten, damit Sie wissen, wie lange es dauern wird, die Präsentation zu halten.

Notiz

Eine Präsentation, die in der Hälfte der vorgesehenen Zeit fertig ist, ist ebenso problematisch wie eine, die zu langatmig ist.

Zu den wichtigsten organisatorischen Fähigkeiten, an denen gearbeitet werden muss, gehören Veranstaltungsplanung, Prüfung, Benchmarking, Priorisierung und Aufzeichnungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Terminplanung korrekt ist und achten Sie auf Details. Schnelles Denken ist eine wichtige Fähigkeit, wenn etwas unweigerlich schief geht.

Nonverbale Kommunikation

Wenn Sie vor einem Publikum sprechen, kann die Art und Weise, wie Sie sich präsentieren, genauso wichtig sein wie die Art und Weise, wie Sie Ihre Informationen präsentieren. Sie möchten selbstbewusst und einnehmend wirken. Sie können dies durch eine gute Körperhaltung, den Einsatz von Handgesten und Augenkontakt mit dem Publikum erreichen.

Üben Sie Ihre nonverbale Kommunikation, indem Sie sich selbst bei einer Übungspräsentation filmen und Ihre Körpersprache genau beobachten. Ihre körperliche Haltung und Haltung sollten vor einem Publikum ein gewisses Maß an Geborgenheit und Selbstvertrauen vermitteln, während aktives Zuhören, Respekt und emotionale Intelligenz Ihnen dabei helfen, Gruppendiskussionen zu erleichtern.

Präsentationssoftware

Microsoft PowerPoint ist die vorherrschende Software zur Erstellung visueller Hilfsmittel für Präsentationen. Lernen Sie, es gut zu nutzen, einschließlich der Sonderfunktionen außerhalb der Basisvorlagen, die einer Präsentation wirklich Leben einhauchen können. Selbst wenn jemand anderes Ihre Diashow für Sie vorbereitet, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie die Software verwenden, falls Sie in letzter Minute Änderungen vornehmen.

Zu den weiteren Programmen, die man gut erlernen kann, gehören Microsoft Office, Apple Keynote, Google Slides und Adobe Presenter.

Öffentliches Reden

Sie müssen einen angenehmen und einnehmenden Eindruck machen, wenn Sie vor einem Live-Publikum sprechen, auch wenn das nicht der Fall ist. Das kann jahrelange Übung erfordern, und manchmal ist öffentliches Reden einfach nichts für bestimmte Leute. Ein unbequemer Moderator ist für jeden eine Herausforderung. Glücklicherweise können die Fähigkeiten zum öffentlichen Reden durch Übung verbessert werden. Zu den Fähigkeiten, an denen gearbeitet werden muss, gehören Artikulation, Engagement und Auswendiglernen. Sie sollten in der Lage sein, die Bedürfnisse des Publikums einzuschätzen und schwierige Fragen zu beantworten. Die Kontrolle Ihrer Leistungsangst wird Ihnen helfen, effektiver zu kommunizieren.

Forschung

Recherche ist der erste Schritt bei der Vorbereitung der meisten Präsentationen und kann je nach Kontext und Thema von einem mehrjährigen Prozess bis hin zu 20 Minuten Online-Aufenthalt reichen. Zumindest müssen Sie in der Lage sein, Forschungsfragen klar zu formulieren, geeignete Informationsquellen zu identifizieren und Ihre Ergebnisse zu organisieren. Weitere nützliche Fähigkeiten sind Brainstorming, Zusammenarbeit, vergleichende Analyse, Dateninterpretation sowie deduktives und induktives Denken. Business Intelligence ist eine Fähigkeit, die Ihnen bei der Beurteilung der Informationen hilft, die Sie zur Unterstützung des Endergebnisses benötigen, während Fallanalysen und kausale Zusammenhänge Ihnen dabei helfen, die Bedeutung zu analysieren und zu bewerten.

Verbale Kommunikation

Öffentliches Reden ist eine Form der verbalen Kommunikation, aber Sie benötigen andere Formen, um eine gute Präsentation zu halten. Insbesondere müssen Sie wissen, wie man Fragen beantwortet. Sie sollten in der Lage sein, die von Ihrem Publikum gestellten Fragen zu verstehen (auch wenn sie seltsam oder schlecht formuliert sind) und respektvolle, ehrliche und genaue Antworten zu geben, ohne vom Thema abzuweichen. Nutzen Sie aktives Zuhören, Konzentration und Empathie, um Ihr Publikum zu verstehen. Fähigkeiten wie Durchsetzungsvermögen, Bestätigung und Aussprache helfen Ihnen dabei, Ihre wichtigsten Punkte in Bezug auf ihre Fragen oder Bedenken noch einmal zu formulieren und zu klären.

Schreiben

Möglicherweise benötigen Sie ein schriftliches Skript oder auch nicht, aber Sie müssen im Voraus planen, was Sie sagen werden, in welcher Reihenfolge Sie es sagen und in welchem ​​Detaillierungsgrad. Wenn Sie einen zusammenhängenden Aufsatz schreiben können, können Sie eine Präsentation planen.

Typische Schreibfähigkeiten gelten für Ihre Präsentation genauso wie für andere Formen des Schreibens, einschließlich Grammatik, Rechtschreibung, Wortschatz und Korrekturlesen. Die Möglichkeit, Gliederungen zu erstellen, Notizen zu machen und Dokumente zu markieren, wird ebenfalls nützlich sein.

Mehr Präsentationsfähigkeiten

Zusätzlich zu den zuvor genannten Fähigkeiten gibt es noch weitere wichtige Fähigkeiten, die Sie auf Ihre Präsentation anwenden können. Welche weiteren Fähigkeiten Sie benötigen, hängt davon ab, worum es in Ihrer Präsentation geht, von Ihrem Publikum und den beabsichtigten Ergebnissen. Einige dieser zusätzlichen Fähigkeiten umfassen:

  • Zusammenfassend
  • Verkäufe
  • Überzeugung
  • Anekdoten liefern, um einen Punkt zu veranschaulichen
  • Humor
  • Ausbildung
  • Proben
  • Entwerfen von Handouts
  • Einwände erkennen und ihnen entgegenwirken
  • Stellen Sie gezielte Fragen, um mehr Details zu bestimmten Themen zu erfahren
  • Bewusstsein für ethnische, politische und religiöse Vielfalt
  • Kritik ohne Abwehrhaltung annehmen
  • Vermeiden Sie es, zu oft zu sprechen oder andere zu unterbrechen
  • Die Anliegen anderer antizipieren
  • Produktkenntnisse
  • SWOT-Analyseformat
  • Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Beweisen
  • Mehrsprachig
  • Verträge
  • Zusammenarbeit mit Gutachtern
  • Konsistenz
  • Entwicklung und Pflege von Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
  • Entwicklung einer Propositionserklärung
  • Kreativität
  • Logik
  • Erwartungen schaffen und verwalten
  • Motivation
  • Coaching

So heben Sie Ihre Fähigkeiten hervor

Fügen Sie Fähigkeiten in Ihren Lebenslauf ein. Gegebenenfalls können Sie diese Wörter in Ihrer Zusammenfassung oder Überschrift Ihres Lebenslaufs erwähnen.

Heben Sie Ihre Fähigkeiten in Ihrem Anschreiben hervor. Erwähnen Sie ein oder zwei spezifische Präsentationsfähigkeiten und geben Sie Beispiele dafür, wie Sie diese Eigenschaften am Arbeitsplatz unter Beweis gestellt haben.

Zeigen Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten in Vorstellungsgesprächen. Während des Vorstellungsgesprächs werden Sie möglicherweise gebeten, eine Beispielpräsentation zu halten. In diesem Fall möchten Sie diese Fähigkeiten während der Präsentation verkörpern. Beispielsweise möchten Sie Ihre mündlichen Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis stellen, indem Sie während der gesamten Präsentation klar und prägnant sprechen.