Wie der IRS den Status eines unabhängigen Auftragnehmers bestimmt

Einer der häufigsten Fehler, den Unternehmen machen, besteht darin, dass sie nicht den richtigen Status für einen Arbeitnehmer haben. Zur Auswahl stehen ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer.

Ein unabhängiger Auftragnehmer (IC) ist jemand, der in einem unabhängigen Gewerbe oder Beruf Dienstleistungen für die breite Öffentlichkeit anbietet. Es wird davon ausgegangen, dass ein IC in der Lage ist, seine eigene Arbeit zu kontrollieren, nicht der Arbeitgeber. Im Gegensatz dazu wird die Arbeit eines Arbeitnehmers vom Arbeitgeber kontrolliert und geleitet.

Warum ist die Unterscheidung wichtig?

Viele Unternehmen klassifizieren Arbeitnehmer als unabhängige Auftragnehmer, weil dies günstiger ist als die Einstellung von Mitarbeitern. Diese Unternehmen meiden:

• Einbehaltung von Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und Zahlung eines Teils dieser Steuern
• Zahlung der Prämien für die Arbeitslosenversicherung und die Arbeitnehmerentschädigung
• Einhaltung von Mindestlöhnen, Überstunden und anderen Lohngesetzen
• Unterliegen Arbeitsgesetzen wie OSHA, ADA und gleichem Entgelt

Aber die fälschliche Einstufung von Arbeitnehmern als unabhängige Auftragnehmer statt als Arbeitnehmer kann zu hohen Kosten führen, einschließlich der Zahlung der von den Arbeitnehmern geschuldeten Beträge für FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) sowie hohe Geldstrafen und Strafen.

IRS vs. Department of Labour Classification

Das IRS trennt und klassifiziert Arbeitnehmer für Zwecke der Lohnsteuer als unabhängige Auftragnehmer oder Angestellte. Wie oben erwähnt, unterliegen unabhängige Auftragnehmer diesen Steuern nicht und Unternehmen müssen keinen Beitrag zu diesen Steuern leisten.

Das Arbeitsministerium (DOL) verwendet ein anderes Klassifizierungssystem, um den Arbeitnehmerstatus für Zwecke der Lohn- und Stundengesetze, einschließlich Mindestlöhnen, Überstunden und Kinderarbeitsgesetzen, zu bestimmen. Freiberufler unterliegen diesen Gesetzen nicht.

Wie der IRS den Arbeitnehmerstatus bestimmt

Das IRS verwendet die Grundsätze des Common Law, um zu bestimmen, ob ein Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Angestellter ist. Diese IRS-Überprüfung bezieht sich auf Bundeslohnsteuern – Bundeseinkommenssteuer, FICA-Steuern für Sozialversicherung und Medicare sowie Bundesarbeitslosensteuern.

In der Vergangenheit wurde ein „20-Faktoren-Test“ zur Beurteilung von Arbeitnehmern eingesetzt, um festzustellen, ob es sich um unabhängige Auftragnehmer oder Angestellte handelte. Diese Faktoren wurden für die IRS-Überprüfung der spezifischen Situation in drei allgemeine Kategorien zusammengefasst:

• Verhaltenskontrolle
• Finanzkontrolle
• Verhältnis der Parteien

Wenn Sie sich die folgenden Faktoren ansehen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass der IRS keinen einzelnen Faktor speziell berücksichtigt, aber ein Faktor ausreichen kann, um den IRS zu der Feststellung zu veranlassen, dass es sich bei einem Arbeitnehmer um einen Angestellten handelt. Es gibt keine „magische Zahl“ von Faktoren, die den Status bestimmen.

IRS-Faktoren zur Bestimmung des Arbeitnehmerstatus

Der IRS verwendet diesen speziellen 20-Fragen-Test nicht mehr zur Feststellung des Arbeitnehmerstatus, er kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Einzelheiten dessen zu verstehen, was bewertet wird.

1. Tatsächliche Anweisung oder Anweisung des Arbeitnehmers. Ein Arbeitnehmer, der verpflichtet ist, Anweisungen darüber zu befolgen, wann, wo und wie er arbeiten soll, ist normalerweise ein Angestellter. Die Anweisungen können in Form von Handbüchern oder schriftlichen Verfahren vorliegen, die zeigen, wie das gewünschte Ergebnis erzielt werden soll.
2. Ausbildung. Die Schulung eines Arbeitnehmers durch einen erfahrenen Arbeitnehmer, durch Korrespondenz, durch die erforderliche Teilnahme an Besprechungen und durch andere Methoden ist ein Faktor, der darauf hindeutet, dass der Arbeitgeber die bestimmte Leistungsmethode kontrolliert.
3. Integration von Diensten. Die Integration der Leistungen der Person in den Geschäftsbetrieb zeigt in der Regel, dass sie einer Weisungs- und Kontrollpflicht unterliegt.
4. Persönlicher Charakter der Dienstleistungen. Wenn die Leistungen persönlich erbracht werden müssen, deutet dies auf ein Interesse an den Methoden sowie den Ergebnissen hin. Mangelnde Kontrolle kann dann angezeigt sein, wenn die Person das Recht hat, mit Erlaubnis oder Wissen des Arbeitgebers einen Stellvertreter einzustellen.
5. Ähnliche Arbeiter. Die Einstellung, Beaufsichtigung und Bezahlung von Assistenten, die denselben Job wie der Arbeitnehmer ausüben, zeigen im Allgemeinen, dass der Arbeitgeber die Kontrolle über den Job hat.
6. Anhaltende Beziehung. Das Bestehen einer dauerhaften Beziehung zwischen einer Person und der Person, für die sie Dienstleistungen erbringt, weist tendenziell auf ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis hin.
7. Arbeitsstunden. Die Festlegung fester Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber hindert den Arbeitnehmer daran, Herr seiner eigenen Zeit zu sein, was das Recht des IC ist.
8. Vollzeitbeschäftigung. Die für das Unternehmen erforderliche Vollzeitbeschäftigung weist auf eine Kontrolle durch den Arbeitgeber hin, da sie den Arbeitnehmer daran hindert, einer anderen Erwerbstätigkeit nachzugehen.
9. Arbeiten auf dem Gelände. Wenn vom Arbeitnehmer verlangt wird, dass er die Arbeit auf dem Gelände des Arbeitgebers verrichtet, ist die Kontrolle des Arbeitgebers impliziert, insbesondere wenn die Arbeit so beschaffen ist, dass sie anderswo erledigt werden könnte.
10. Reihenfolge der Leistung. Wenn die Reihenfolge der Leistungserbringung vom Arbeitgeber festgelegt wird oder werden darf, kann eine Kontrolle durch den Arbeitgeber angezeigt sein.
11. Übermittlung von Berichten. Die Vorlage regelmäßiger mündlicher oder schriftlicher Berichte weist auf Kontrolle hin, da der Arbeitnehmer für seine Handlungen Rechenschaft ablegen muss.
12. Zahlungsart. Erfolgt die Bezahlung stunden-, wochen- oder monatsweise, liegt wahrscheinlich ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis vor; wohingegen die Zahlung auf Provisions- oder Jobbasis üblich ist, wenn der Arbeitnehmer ein IC ist.
13. Zahlung der Auslagen. Die Zahlung der Geschäftsausgaben des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber weist auf die Kontrolle des Arbeitnehmers hin.
14. Werkzeuge und Materialien. Die Bereitstellung von Werkzeugen, Materialien usw. durch den Arbeitgeber weist auf die Kontrolle über den Arbeitnehmer hin.
15. Investition. Eine erhebliche Investition des Arbeitnehmers in Einrichtungen, die zur Erbringung von Dienstleistungen für einen anderen genutzt werden, weist tendenziell auf einen unabhängigen Status hin.
16. Gewinn oder Verlust. Die Möglichkeit eines Gewinns oder Verlusts für den Arbeitnehmer aufgrund der erbrachten Leistungen zeigt im Allgemeinen den IC-Status an.
17. Exklusivität der Arbeit. Die gleichzeitige Arbeit für mehrere Personen deutet häufig auf den IC-Status hin, da der Arbeitnehmer in solchen Fällen in der Regel frei von der Kontrolle durch eine der Firmen ist.
18. Für die breite Öffentlichkeit zugänglich. Die Verfügbarkeit der Dienste des Arbeitnehmers für die breite Öffentlichkeit ist in der Regel ein Hinweis auf den IC-Status.
19. Entlassungsrecht. Das Entlassungsrecht liegt beim Arbeitgeber. Ein IC hingegen kann nicht „gefeuert“ werden, ohne dass eine Haftung entsteht, wenn er ein Ergebnis liefert, das seinen Vertragsspezifikationen entspricht.
20. Recht, aufzuhören. Das Recht, jederzeit ohne Haftungsausschluss zu kündigen, weist auf ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis hin.

Arbeitnehmerstatustest des US-Arbeitsministeriums

Das DOL bestimmt den Arbeitnehmerstatus, indem es prüft, ob zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber ein „Arbeitsverhältnis“ besteht.Wenn diese Beziehung besteht, gilt der Arbeitnehmer als Arbeitnehmer im Sinne des Fair Labor Standards Act (FLSA).

Ein Arbeitnehmer ist in diesem Zusammenhang nicht jemand, der ein eigenes Unternehmen hat, sondern von dem Unternehmen abhängig ist, dem er dient. Der Text des Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnisses im Rahmen des FLSA entspricht dem, was das DOL als „wirtschaftliche Realität“ bezeichnet.

Einige der Faktoren, die der Oberste Gerichtshof als bedeutsam erachtet hat und die das DOL untersucht, sind:

• Ob die Leistungen des Arbeitnehmers zum Grundgeschäft des Arbeitgebers gehören
• Die Beständigkeit der Beziehung
• Wie viel der Arbeitnehmer in Einrichtungen und Ausrüstung investiert
• Wie viel Kontrolle hat der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer?
• Die Chance des Arbeitnehmers auf Gewinn und Verlust
• Das Maß an Initiative, Urteilsvermögen oder Weitsicht, das die Person benötigt, um auf dem freien Markt zu konkurrieren
• Der Grad der unabhängigen Unternehmensorganisation und -abwicklung.

Einige Faktoren sind für die Feststellung des Bestehens eines Arbeitsvertrags nicht wichtig, darunter:

• Ob ein formeller Arbeitsvertrag vorliegt
• Wo die Arbeit ausgeführt wird
• Ob der Arbeitnehmer lizenziert ist
• Der Zeitpunkt oder die Zahlungsmethode

Staatliche Tests für den Status eines unabhängigen Auftragnehmers

Jeder Staat hat seine eigene Methode zur Bewertung des Status von Arbeitnehmern hinsichtlich der staatlichen Löhne, Stunden und Anforderungen an die Arbeitsbedingungen. Mehrere Bundesstaaten verwenden mittlerweile einen sogenannten Drei-Faktor-ABC-Test. Kurz gesagt erfordert dieser Test, dass alle drei dieser Faktoren erfüllt sein müssen, damit der Arbeitnehmer als unabhängiger Auftragnehmer gilt:

1. Der Arbeitnehmer unterliegt bei der Ausführung seiner Arbeit nicht der Kontrolle des Arbeitgebers.
2. Die Arbeit darf nicht zum üblichen Geschäftsbetrieb des Arbeitgebers gehören.
3. Der Arbeitnehmer muss „üblicherweise“ in einem unabhängigen Gewerbe oder Betrieb tätig sein, der mit der für diesen Arbeitgeber ausgeführten Arbeit identisch ist.

Eine Bewertung vom IRS einholen

Sie fragen sich, ob Ihre Arbeitnehmer richtig klassifiziert sind? Sie können den IRS bitten, mithilfe des Formulars SS-8 ein Feststellungsschreiben zu erhalten, aus dem hervorgeht, ob es sich bei Ihren Arbeitnehmern um Auftragnehmer oder Angestellte handelt.

Sie können sich auch an das IRS wenden, wenn Sie Arbeitnehmer fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft haben. Mit diesem Antrag auf „530-Entlastung“ können Sie von Ihrer Haftung oder Zahlung befreit werden, wenn Sie Arbeitnehmer fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer eingestuft haben. Dabei werden Faktoren berücksichtigt, die für Sie von Vorteil sein könnten, sowie Bemühungen in gutem Glauben, das Gesetz einzuhalten.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)