Ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Mobiltelefon gilt in der Regel als Vorteil, den der Arbeitgeber als notwendige Ausgabe absetzen kann, sofern es überwiegend für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Handelt es sich dabei in erster Linie um einen persönlichen Zweck, gilt sie nicht als Geschäftsausgabe. Ein Unternehmen kann es nicht abziehen und die Arbeitnehmer müssen es als Vorteil versteuern.
Wenn Sie selbstständig sind, müssen Sie detaillierte Aufzeichnungen darüber führen, wann und wie Ihr privates Telefon für geschäftliche Ausgaben verwendet wird, um es steuerlich absetzen zu können.
Wenn Sie ein Mitarbeiter sind, der Ihr privates Mobiltelefon geschäftlich nutzt, gilt dies als nicht erstattete Mitarbeiterausgabe. Sie können diese Ausgaben nicht abziehen.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Steuerlich wird die geschäftliche Nutzung eines privaten Mobiltelefons und eines vom Unternehmen bereitgestellten Mobiltelefons unterschiedlich behandelt.
- Abhängig davon, ob Sie selbstständig sind oder einer bestimmten Kategorie angehören, können Sie Teile Ihrer privaten Handyrechnung für geschäftliche Zwecke absetzen.
- Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mobiltelefone gelten als Nebenleistung und können vom Arbeitgeber abgezogen werden, sofern nachgewiesen werden kann, dass sie hauptsächlich geschäftlich genutzt werden.
Geschäftliche Nutzung privater Mobiltelefone
Wenn Sie selbstständig sind und geschäftlich Ihr privates Mobiltelefon statt eines Festnetz- oder Geschäftshandys nutzen, können Sie einen Teil der Kosten für Ihr Telefon als Geschäftsausgabe absetzen. Dieser Abzug wird jedoch vom Internal Revenue Service (IRS) genau geprüft.
Wenn Sie 30 % Ihrer Handyzeit beruflich nutzen, können Sie 30 % der Kosten für Ihre Handyrechnung von der Steuer absetzen. Dazu müssen Sie den Zeitaufwand nachweisen.
Notiz
Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen, z. B. eine detaillierte Telefonrechnung, damit Sie im Falle einer Steuerprüfung nachweisen können, dass Ihr Abzug gültig ist.
Wenn Sie ein Arbeitnehmer sind, dessen Arbeitgeber von Ihnen verlangt, dass Sie Ihr privates Mobiltelefon für geschäftliche Anrufe und E-Mails verwenden, gilt dies als nicht erstattete Arbeitnehmerausgabe. Nach dem Tax Cuts and Jobs Act sind diese Ausgaben nicht mehr abzugsfähig, mit Ausnahme von:
- Reservisten der Bundeswehr.
- Qualifizierte darstellende Künstler.
- Auf Honorarbasis staatliche oder lokale Regierungsbeamte.
- Mitarbeiter mit arbeitsbedingten Arbeitsaufwendungen.
Nicht alle Mitarbeiter, die in diese Kategorien fallen, können die Kosten für Mobiltelefone absetzen. Sie müssen mit einem Steuerberater sprechen, um herauszufinden, ob Sie Anspruch auf einen Abzug haben.
Sind Mobiltelefone Geschäftsausgaben oder Leistungen an Arbeitnehmer?
Vom Arbeitgeber bereitgestellte Mobiltelefone gelten als Nebenleistungen. Dies liegt daran, dass die meisten Unternehmen heutzutage verlangen, dass Mitarbeiter, die reisen oder in Führungspositionen tätig sind, über Mobiltelefone verfügen.
Laut IRS stellt ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Mobiltelefon eine Nebenleistung für den Arbeitnehmer dar und der Wert des Telefons, einschließlich der Telefonkosten und der monatlichen Gebühren für die Nutzung, ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig, es sei denn, es kann nachgewiesen werden, dass das Telefon hauptsächlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird.
Das IRS sagt außerdem, dass „wenn ein Arbeitgeber einem Mitarbeiter ein Mobiltelefon hauptsächlich aus … geschäftlichen Gründen zur Verfügung stellt, die geschäftliche und persönliche Nutzung des Mobiltelefons für den Mitarbeiter im Allgemeinen nicht steuerpflichtig ist. Das IRS verlangt keine Aufzeichnungen über die geschäftliche Nutzung, um diese steuerfreie Behandlung zu erhalten.“
Kann ein Unternehmen für das Mobiltelefon eines Mitarbeiters bezahlen?
Das IRS bezeichnet ein Mobiltelefon als Nebenleistung, wenn es funktionsfähig ist. Dieser Vorteil ist definiert als „Eigentum und Dienstleistungen, die Sie einem Mitarbeiter zur Verfügung stellen, damit dieser seine Arbeit ausführen kann.“Daher handelt es sich um eine gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgabe.
Notiz
Da es sich um eine Nebenleistung für Arbeitsbedingungen handelt, hat die gelegentliche persönliche Nutzung durch den Mitarbeiter keinen Einfluss auf die Möglichkeit des Unternehmens, geschäftsbezogene Mobiltelefonkosten abzuziehen, und ist für den Mitarbeiter auch nicht als Nebenleistung steuerpflichtig.
Im Wesentlichen bedeutet dies, dass der primäre Geschäftszweck festgelegt werden muss, damit die geschäftsbezogenen Ausgaben vom Unternehmen abzugsfähig sind und gleichzeitig vermieden wird, dass der Mitarbeiter Steuern für die Nutzung dieses Telefons zahlen muss. Die private Nutzung des Mobiltelefons ist nicht als Betriebsausgabe des Unternehmens abzugsfähig.
Wenn Sie von Mitarbeitern die Nutzung von Mobiltelefonen für geschäftliche Zwecke verlangen, wird die private Nutzung des Mitarbeiters steuerlich als geringfügige Nebenleistung behandelt und ist nicht steuerpflichtig. Die Kosten für die Telefonnutzung sind weiterhin abzugsfähig. Diese IRS-Bestimmung gilt für die Nutzung eines vom Arbeitgeber bereitgestellten Mobiltelefons.
Was „gewöhnlich und notwendig“ ist, wird vom IRS festgelegt und gilt in besonderer Weise für Mobiltelefone. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise verlangt, dass der Arbeitnehmer außerhalb der Geschäftszeiten telefonisch erreichbar sein muss, gilt dies als notwendige geschäftliche Nutzung eines Mobiltelefons.
Andererseits gilt laut IRS die Bereitstellung eines Mobiltelefons aus Gründen der Moral oder des guten Willens, zur Gewinnung eines neuen Mitarbeiters oder als Bonus nicht als „geschäftliche Zwecke“. In diesen Fällen ist ein Mobiltelefon nicht von der steuerpflichtigen Nebenleistung ausgeschlossen.
Wie Unternehmen die Nutzung von Mobiltelefonen von der Steuer absetzen können
Um Steuerprüfungsprobleme zu vermeiden und die Gesetze zur geschäftlichen Nutzung von Mobiltelefonen einzuhalten, besprechen Sie das Problem mit Ihrem Steuerberater. Zu den Maßnahmen, die Geschäftsinhaber möglicherweise ergreifen möchten, gehören:
- Beschränkung von Mobiltelefonen auf Mitarbeiter, die diese zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, wie z. B. Außendienstmitarbeiter, Manager, die häufig reisen, und Führungskräfte.
- Führen von Telefonprotokollen der Mitarbeiter, um die geschäftliche Nutzung zu überprüfen. Wenn dies mühsam ist, finden Sie eine Möglichkeit, über Ihren Mobilfunkanbieter auf Online-Mobilfunkprotokolle zuzugreifen, damit Sie diese bei Bedarf abrufen können.
- Es wird verlangt, dass Mitarbeiter mit vom Unternehmen bereitgestellten Mobiltelefonen ein weiteres Telefon für den persönlichen Gebrauch behalten.
Wenn Sie Mobiltelefone aus der aufgeführten Eigentumskategorie herausnehmen, bedeutet das nicht, dass Sie vergessen können, gute Aufzeichnungen über die persönliche Nutzung Ihres Mobiltelefons zu führen. Sie müssen weiterhin nachweisen können, dass das Telefon hauptsächlich für geschäftliche Zwecke genutzt wurde.
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Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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