Erleichtern Sie die Steuererklärung mit einem Aufzeichnungssystem

Wühlen Sie sich hektisch durch Papierstapel, wenn die Steuerzeit naht, und suchen Sie nach den Unterlagen, die Sie für die Erstellung Ihrer Steuererklärung benötigen? Sind Sie unsicher, welche Aufzeichnungen Sie aufbewahren sollten und welche Sie getrost wegwerfen können?

Sie können Ihr Leben einfacher machen und sicherstellen, dass Ihnen keine Steuerabzüge oder Steuergutschriften entgehen, wenn Sie Ihr Buchführungssystem schon früh im Jahr organisieren und auf dem neuesten Stand halten.

Warum Sie gute Aufzeichnungen führen sollten

Es ist viel weniger wahrscheinlich, dass Menschen alle relevanten Aufzeichnungen an einem Ort aufbewahren, wenn ein Großteil ihres Finanzlebens online oder in elektronischer Form abläuft. Das soll nicht heißen, dass die von Ihnen angewandten Aufzeichnungsmethoden nicht elektronisch sein können. Es sollte jedoch so eingerichtet sein, dass sich alles, was Sie brauchen, an einem sicheren Ort befindet. Weitere Tipps:

• Investieren Sie in einen wasser- und feuerfesten Tresor, wenn Sie Papierunterlagen führen.
• Erwägen Sie, Kopien an getrennten Orten aufzubewahren.
• Scannen Sie gedruckte Unterlagen, wenn Sie sich für die Digitalisierung entscheiden.
• Bewahren Sie Ihre digitalen Aufzeichnungen und Dateien sicher auf und stellen Sie sicher, dass Sie über ein Backup verfügen.

Diese Maßnahmen erleichtern nicht nur die Einreichung Ihrer Steuererklärung, sondern tragen auch dazu bei, dass Sie alle Steuerabzüge oder Steuergutschriften in Anspruch nehmen, auf die Sie Anspruch haben. Durch das Führen von Aufzeichnungen können Sie einen Punkt in Ihrer Steuererklärung erläutern, wenn der Internal Revenue Service (IRS) Sie im Rahmen einer Prüfung dazu befragt.

Wenn Sie genaue Aufzeichnungen führen, können Sie alle Steuervorteile nutzen, auf die Sie Anspruch haben. Es kann verhindern, dass Sie für unbegründete Angaben zusätzliche Steuern und Strafen zahlen müssen.

Welche Unterlagen benötigen Sie?

Die Aufzeichnungen, die Sie führen müssen, lassen sich in zwei große Kategorien einteilen: Einnahmenaufzeichnungen und Ausgabenaufzeichnungen.

Ihr Scheckbuch, Ihre persönliche Budgetsoftware und Online-Banking-Tools können Ihnen dabei helfen, sich an Einnahmen und Ausgaben zu erinnern, die in Ihrer Steuererklärung angegeben werden sollten. Doch das Scheckbuch oder die Software allein reichen nicht aus, um die Abzugsfähigkeit Ihrer Ausgaben nachzuweisen.

Für etwaige Abzüge oder Gutschriften sollten Sie über Rechnungen, Quittungen, Verkaufsbelege oder andere schriftliche Aufzeichnungen verfügen, aus denen genau hervorgeht, wofür Sie bezahlt haben, sowie über Zahlungsnachweise wie entwertete Schecks und Kreditkartenbelege. Zu den Einzelabzügen, die Sie auf diese Weise dokumentieren sollten, gehören Spenden für wohltätige Zwecke, Hypothekenzinsen und Grundsteuern. Wenn Sie bar bezahlen, erhalten Sie eine datierte und unterschriebene Quittung mit dem Gesamtbetrag und einer detaillierten Beschreibung des gekauften Betrags.

Wenn es um Investitionen in Aktien und Anleihen geht, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Basis zu bestimmen und festzustellen, ob Sie beim Verkauf einen Gewinn oder Verlust erzielen. Damit können Sie nachweisen, dass Sie Ihre Einkünfte korrekt geltend gemacht haben. Ihre Unterlagen sollten die Kaufpreise, Verkaufspreise, Provisionen, in bar erhaltene oder reinvestierte Dividenden, Aktiensplits, Belastungsgebühren und den Originalausgaberabatt (OID) enthalten.

Bewahren Sie unbedingt Ihre Gehaltsabrechnungen als Zahlungsnachweis auf, wenn Sie abzugsfähige Ausgaben von Ihrem Gehaltsscheck einbehalten haben. Dazu können Gewerkschaftsbeiträge, Krankenversicherungsprämien oder 401(k)-Beiträge gehören. Diese können in Papierform oder elektronisch erfolgen, sofern Ihr Arbeitgeber dies anbietet.

Die am häufigsten aufzubewahrenden Aufzeichnungen

Dies sind einige der häufigsten Aufzeichnungen, die Sie aufbewahren sollten und die Sie anfordern sollten, wenn Sie sie nicht finden können oder sie nie erhalten haben:

• W-2- und 1099-Formulare
• Kontoauszüge
• Makler- und Investmentfondsabrechnungen
• Formular K-1 (für Partnerschaften)
• Verkaufsbelege
• Rechnungen
• Kreditkartenbelege
• Stornierte Schecks oder andere Zahlungsbelege
• Kauf- und Verkaufsverträge für Eigenheime, Abschlussabrechnungen und Versicherungsunterlagen

Wie lange sollten Sie Aufzeichnungen aufbewahren?

Sie sollten die Aufzeichnungen ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Es kann jedoch nicht schaden, eine Kopie Ihrer tatsächlichen Steuererklärungen, W-2-Erklärungen und 1099-Erklärungen auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Sie oder Ihre Erben benötigen möglicherweise irgendwann Informationen aus den Steuererklärungen, und möglicherweise müssen Sie schließlich Ihr Einkommen für Zwecke der Sozialversicherung nachweisen.

Sie sollten Aufzeichnungen drei Jahre lang ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Steuererklärung eingereicht haben, oder zwei Jahre lang ab dem Datum, an dem Sie die Steuer gezahlt haben, aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, wenn Sie nach Einreichung Ihrer Steuererklärung einen Anspruch auf Gutschrift oder Rückerstattung einreichen.

Der IRS kann den Rückblickszeitraum in bestimmten Fällen auf bis zu sechs Jahre verlängern, wenn Sie einer Prüfung unterzogen werden. Wenn Sie einer eingehenden Prüfung Ihrer Steuererklärungen aus früheren Jahren unterzogen werden, kann es von entscheidender Bedeutung sein, über eine lange und genaue Dokumentation zu verfügen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)