Sofern sich Ihr Unternehmensstandort nicht in einem Staat befindet, in dem es keine staatliche Einkommenssteuer gibt, sind Sie als Arbeitgeber dafür verantwortlich, Einkommenssteuern von Mitarbeitern, die in Ihrem Staat arbeiten, abzuziehen und diese Steuern an das Finanzministerium Ihres Staates zu übermitteln. Die Staaten ohne staatliche Einkommenssteuer sind Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington und Wyoming.
Diese Pflichten sind dieselben wie die Pflichten des Arbeitgebers für Lohnsteuern, einschließlich Bundeseinkommenssteuern.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Die meisten Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, staatliche Einkommenssteuern von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter einzubehalten.
- Um diese Steuern einzureichen, müssen Sie Kopien der staatlichen Quellensteuertabellen erhalten und die staatlichen Quellensteuerabzüge für jeden Mitarbeiter berechnen, dessen Löhne der Quellensteuer unterliegen.
- Ziehen Sie den berechneten Betrag für jeden Ihrer Mitarbeiter ab.
- Reichen Sie die einbehaltenen Steuern bei Ihrer staatlichen Finanzbehörde ein und vergessen Sie nicht, die erforderlichen Berichte einzureichen.
Überblick über den staatlichen Einkommensteuerprozess
Wenn Ihre Mitarbeiter in einem Staat arbeiten, der eine staatliche Einkommenssteuer verlangt, müssen Sie einen Prozess befolgen.
- Besorgen Sie sich zunächst eine bundesstaatliche Arbeitgeber-ID-Nummer (EIN), falls Sie dies noch nicht getan haben. Die EIN ähnelt einer Sozialversicherungsnummer für ein Unternehmen. Es ist für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern und die meisten anderen Unternehmen erforderlich.
- Besorgen Sie sich eine staatliche Arbeitgebersteuererlaubnis, die in einigen Bundesstaaten einer staatlichen EIN entspricht.
- Erfahren Sie, welche Löhne der staatlichen Quellensteuer unterliegen (diese Löhne können von den Bundesvorschriften abweichen). Die Informationen sollten auf der Website des Finanzministeriums Ihres Staates zu finden sein.
- Erfahren Sie mehr über gegenseitige Vereinbarungen zwischen Staaten über den Einbehalt und die Zahlung von Einkommensteuer für Arbeitnehmer, die in einem Staat leben und in einem anderen arbeiten.
- Besorgen Sie sich Kopien der staatlichen Quellensteuertabellen und berechnen Sie die staatlichen Quellensteuerabzüge von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter.
- Erfahren Sie mehr über die Vorschriften Ihres Staates zur Einreichung (Übermittlung) der Einkommensteuereinbehaltung.
- Einbehaltungsbeträge, die von Mitarbeitern abgezogen werden (die meisten Staaten verwenden für diese Abzüge die elektronische Einreichung).
- Reichen Sie Berichte (jährlich oder vierteljährlich) über einbehaltene Beträge sowie geschuldete und gezahlte Beträge ein (ähnlich dem IRS-Formular 941).
Wie Sie sehen, ähnelt der Prozess zum Berechnen, Abziehen, Bezahlen und Melden dieser Steuern dem Prozess für die Quellensteuer auf Bundeseinkommen.
Staatliche Steuerbehörden
Um mehr über staatliche Einkommenssteuern, Umsatzsteuern und andere staatliche Steuern zu erfahren, wenden Sie sich an das Finanzministerium Ihres Staates und suchen Sie nach der Abteilung für Gewerbesteuer.
Notiz
Das IRS bietet eine vollständige Liste der Websites für jeden Bundesstaat, wenn Sie Hilfe bei der Suche nach der richtigen Seite für Ihren Bundesstaat benötigen.
Einbehaltung staatlicher Einkommenssteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter
Nachdem Sie die Informationen zu den staatlichen Einkommenssteuern gesammelt haben, müssen Sie diese Steuern in die Lohn- und Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens einbeziehen.
Der Prozess beginnt mit der Berechnung des Bruttolohns für jeden Mitarbeiter.
Von diesem Betrag müssen Sie den spezifischen Betrag berechnen, der für diesen Mitarbeiter als staatliche Einkommenssteuer einzubehalten ist. Denken Sie daran, dass jeder Quellensteuerbetrag (einschließlich staatlicher Einkommenssteuern, Bundeseinkommenssteuern und FICA-Steuern) anhand des Bruttolohnbetrags berechnet wird.
Nach Abzug aller Steuern und anderer Quellensteuern erhalten Sie am Ende einen Nettolohnbetrag.
Anschließend müssen die einbehaltenen Beträge für jeden Mitarbeiter und der Gesamtbetrag für jede Art von einbehaltenem Betrag auf einem separaten Passivkonto hinterlegt werden, das gemäß den Anforderungen Ihres Staates gezahlt werden muss.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie kann ich Steuern für Mitarbeiter einbehalten, die in einem anderen Staat leben?
Wenn Ihr ausländischer Mitarbeiter in einem Staat mit einem gegenseitigen Steuerabkommen mit Ihrem Staat lebt, können Sie seine Steuern für diesen Staat einbehalten. Es gibt 16 Staaten mit gegenseitigen Steuerabkommen. Wenn im Heimatstaat Ihres Arbeitnehmers kein solches Steuerabkommen besteht, sollten Sie dennoch Steuern für den Arbeitsstaat einbehalten. Sie könnten auch eine Kulanzeinbehaltung der Steuern für ihren Heimatstaat vornehmen, dies ist jedoch nicht erforderlich.
Wann sollte ich die staatlichen Steuern für meine Mitarbeiter einreichen?
Staaten haben ihre eigenen Regeln für die Fälligkeit von Steuern. Möglicherweise müssen Sie Ihre Unterlagen alle zwei Wochen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich einreichen.Erkundigen Sie sich beim Finanzministerium Ihres Staates, wann Sie Steuern hinterlegen müssen, um Strafen oder Gebühren für verspätete Zahlungen zu vermeiden.
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