Was ist Formular 1099-NEC?

ByDr. J. K. Hartmann
Einreichung des Formulars 8829 für die Gewerbesteuer.

Definition

Formular 1099-NECwird zur Meldung von Vergütungen verwendet, die ein Unternehmen Nicht-Mitarbeitern oder für geschäftliche Zwecke gewährt. Ein Nicht-Angestellter kann ein Freiberufler, ein unabhängiger Auftragnehmer, ein Gig-Worker oder ein anderer Dienstleister sein. Dazu gehören auch Fachleute wie Buchhalter und Rechtsanwälte.

Wichtige Erkenntnisse

  • Das Formular 1099-NEC wird verwendet, um dem IRS und dem Empfänger eine Nicht-Mitarbeitervergütung von 600 USD oder mehr für das Jahr zu melden.
  • Zu den Nicht-Angestellten zählen Freiberufler, unabhängige Auftragnehmer, kleine Unternehmen und Fachleute, die Dienstleistungen erbringen.
  • Bei der gemeldeten Vergütung muss es sich um Dienstleistungen für ein Gewerbe oder Unternehmen handeln.
  • Nicht-Mitarbeiter-Vergütungen waren bereits vor dem Steuerjahr 2020 im Formular 1099-MISC enthalten.

So funktioniert das Formular 1099-NEC

Das Formular 1099-NEC wird verwendet, um alle Vergütungen zu melden, die ein Unternehmen Nicht-Mitarbeitern oder für geschäftliche Zwecke gewährt. Ein Nicht-Angestellter kann ein Freiberufler, ein unabhängiger Auftragnehmer, ein Gig-Worker oder ein anderer Dienstleister sein. Dazu gehören auch Fachleute wie Buchhalter und Rechtsanwälte.

Diese Zahlungen wurden früher bis 2019 auf Formular 1099-MISC gemeldet, jetzt müssen sie jedoch auf Formular 1099-NEC gemeldet werden (Beispiel unten).

Wer verwendet das Formular 1099-NEC?

Sie müssen ein Formular 1099-NEC für die Nicht-Mitarbeiterentschädigung einreichen, wenn alle vier dieser Bedingungen erfüllt sind:

  • Die Zahlung wurde an jemanden geleistet, der nicht Ihr Mitarbeiter ist
  • Für Dienstleistungen im Rahmen Ihres Gewerbes oder Geschäfts wurden Zahlungen geleistet
  • Die Zahlung erfolgte an eine Einzelperson, Personengesellschaft, Nachlass oder Kapitalgesellschaft
  • Die an den Zahlungsempfänger geleistete Zahlung betrug für das Jahr mindestens 600 US-Dollar oder mehr

Verwenden Sie das Formular 1099-NEC nicht, um Zahlungen an eine Körperschaft zu melden, einschließlich einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Limited Liability Company, LLC), die eine Steuererklärung als Körperschaft oder S-Gesellschaft einreicht.

Einige Beispiele für Zahlungen, die Sie auf Formular 1099-NEC melden müssen, sind:

  • Honorare für professionelle Dienstleistungen für Anwälte (einschließlich als Unternehmen gegründete Anwaltskanzleien), Buchhalter, Architekten usw.
  • Honorare, die von einem Fachmann an einen anderen gezahlt werden (z. B. Honoraraufteilung)
  • Zahlungen für Dienstleistungen, einschließlich der Zahlung für Teile oder Materialien, die zur Erbringung der Dienstleistungen verwendet werden, sofern diese im Zusammenhang mit der Dienstleistung stehen
  • An nicht angestellte Verkäufer gezahlte Provisionen, die im Laufe des Jahres nicht zurückgezahlt wurden 

Sie müssen außerdem das Formular 1099-NEC für jeden einreichen, von dem Sie die Bundeseinkommenssteuer gemäß den Quellensteuervorschriften für einen beliebigen Betrag einbehalten haben, auch wenn dieser weniger als 600 US-Dollar beträgt.

Das Formular 1099-NEC wird auch verwendet, um Verkäufe von Konsumgütern im Gesamtwert von 5.000 US-Dollar oder mehr zu melden, die zum Weiterverkauf, auf Kauf-/Verkaufsbasis, gegen Anzahlung oder auf anderer Basis verkauft werden. Dieses Einkommen sollte in der Kleinunternehmersteuererklärung des Empfängers angegeben werden.

Notiz

Verwenden Sie das Formular 1099-NEC nicht, um persönliche Zahlungen zu melden. Es sollte nur für Zahlungen verwendet werden, wenn Sie ein Gewerbe oder Geschäft mit Gewinn betreiben.

Fälligkeitsdatum für Formular 1099-NEC

Das Formular 1099-NEC muss jedem Zahlungsempfänger ausgehändigt und bis zum 31. Januar des Jahres nach dem gemeldeten Steuerjahr beim IRS eingereicht werden. Beispielsweise muss das Formular 1099-NEC für 2022 bis zum 31. Januar 2023 eingereicht werden. Wenn der 31. Januar ein Wochenende oder ein Feiertag ist, ist das Formular am nächsten Werktag fällig.

Backup-Quellensteuer und Formular 1099-NEC

Für Nicht-Angestellte wird kein Quellensteuerabzug von ihren Zahlungen abgezogen, es gibt jedoch eine Ausnahme für den Ersatzabzug. In der Regel wird vom IRS eine zusätzliche Quellensteuer verlangt, wenn ein Steuerzahler bei der Einstellung auf seinem W-9-Formular keine korrekte Steueridentifikationsnummer angibt. In diesem Fall sendet der IRS eine Ersatzeinbehaltungsanordnung an den Zahler, in der er verlangt, dass er vom Zahlungsempfänger Bundeseinkommenssteuern in Höhe von 24 % einbehält. Diese Einbehaltungsanordnung bleibt in Kraft, bis sie vom IRS aufgehoben wird.

Wo man ein Formular 1099-NEC erhält

Hier sind einige Möglichkeiten, 1099-NEC-Formulare zu erhalten:

  • Verwendung einer Software zur Vorbereitung der Gewerbesteuer
  • Direkt vom IRS
  • Aus Ihrem betrieblichen Buchhaltungsprogramm
  • Von einem Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer, der Unternehmenssteuern erstellt

Sie können das Formular nicht aus dem Internet herunterladen, da Kopie A mit einer speziellen roten Tinte gedruckt ist, die scanbar sein muss.

Was tun, wenn Sie das Formular 1099-NEC nicht erhalten?

Wenn Sie im Laufe des Jahres als Nicht-Angestellter 600 US-Dollar oder mehr von einem Zahlungsempfänger erhalten haben, müssen Sie als Teil Ihrer Steuererklärung das Formular 1099-NEC beim IRS einreichen. Wenn Sie Einkünfte aus Nichterwerbstätigkeit hatten und Ihr Formular bis Ende Januar nicht erhalten haben, wenden Sie sich direkt an den Zahlungsempfänger, um es anzufordern.

So füllen Sie das Formular 1099-NEC aus und lesen es

Das Formular 1099-NEC besteht aus fünf Hauptbestandteilen:

  • Informationen zum Zahler
  • Angaben des Empfängers
  • Höhe der Nicht-Mitarbeiter-Vergütung
  • Bundeseinkommensteuer einbehalten
  • Staatliche Informationen

Zu den Informationen über den Zahler und den Zahlungsempfänger gehören Name, Adresse und Steuernummer.

Kasten 1: Gibt den Gesamtbetrag der im Laufe des Jahres gezahlten Nicht-Mitarbeiter-Vergütung an.

Kasten 2: Muss überprüft werden, wenn Sie 5.000 $ oder mehr zum Weiterverkauf oder für andere Zwecke verkauft haben. Der Gesamtbetrag wird auf diesem Formular nicht angegeben, ist aber in Ihrer Steuererklärung für Kleinunternehmen enthalten (normalerweise Anhang C).

Kasten 4: Meldet alle Bundeseinkommenssteuern, die von einer Ersatz-Quellensteuererklärung einbehalten wurden.

Boxen 5-7: Zeigt alle einbehaltenen staatlichen Steuern und das gesamte staatliche Einkommen des Nicht-Angestellten für das Jahr an.

So reichen Sie das Formular 1099-NEC ein

Die 1099-NEC-Formulare müssen vor dem 31. Januar beim IRS entweder in Papierform oder elektronisch eingereicht werden.

Wenn Sie Papierrücksendungen einreichen, drucken Sie diese aus und senden Sie sie an die IRS an der Adresse je nach Bundesstaat.

Sie können die Einreichung auch elektronisch über das IRS Filing Information Returns (FIRE)-System vornehmen. Wenn Sie 250 oder mehr 1099-NEC-Formulare einreichen, können Sie keine Papierformulare senden; Sie müssen Ihre Unterlagen elektronisch einreichen.

Staatliche Anmeldeadressen
Zustand Adresse
Alabama, Arizona, Arkansas, Delaware, Florida, Georgia, Kentucky, Maine, Massachusetts, Mississippi, New Hampshire, New Jersey, New Mexico, New York, North Carolina, Ohio, Texas, Vermont, Virginia  Department of the Treasury Internal Revenue Service Center Austin, TX 73301
Alaska, Colorado, Hawaii, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin, Wyoming Department of the Treasury Internal Revenue Service Center P.O. Box 219256 Kansas City, MO 64121-9256
Kalifornien, Connecticut, District of Columbia, Louisiana, Maryland, Pennsylvania, Rhode Island, West Virginia Department of the Treasury Internal Revenue Service Center Ogden, UT 84201

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wann ist das Formular 1099-NEC beim IRS fällig?

Das Formular 1099-NEC ist sowohl beim IRS als auch beim Zahlungsempfänger am 31. Januar des Jahres nach dem gemeldeten Steuerjahr einzureichen. Beispielsweise müssen 1099-NEC-Formulare für 2022 beim IRS eingereicht und bis zum 31. Januar 2023 an den Zahlungsempfänger gesendet werden. Das IRS verhängt Strafen für die verspätete Einreichung des Formulars 1099-NEC. Die Höhe des Bußgeldes hängt von der Anzahl der Rücksendungen und der Verspätung der Einreichung ab. Wenn Sie sich verspäten, melden Sie es so schnell wie möglich, um die Strafen so gering wie möglich zu halten.

Welche Kopien des Formulars 1099-NEC gehen an den Empfänger?

Wenn Sie ein 1099-NEC-Formular ausfüllen, erhalten Sie mehrere Kopien. Reichen Sie Kopie A beim IRS ein, entweder in Papierform oder online. Geben Sie dem Empfänger Kopie 1 zur Einreichung bei der Steuerbehörde Ihres Bundesstaates (falls Ihr Bundesstaat eine staatliche Einkommenssteuer verlangt). Kopie B muss der Empfänger für seine Unterlagen aufbewahren. Wenn Sie Kopie A elektronisch einreichen, müssen Sie dennoch Papierkopien von Kopie 1 und Kopie B an den Empfänger senden.

Wie reiche ich ein korrigiertes Formular 1099-NEC ein?

Um häufige Fehler im Formular 1099-NEC zu korrigieren, müssen Sie ein neues Formular ausfüllen und oben im Formular auf das Feld „Korrigiert“ klicken. Wenn Sie ein Papierformular eingereicht haben, müssen Sie die korrigierte Kopie A und das Formular 1096 an das richtige IRS-Bearbeitungszentrum senden. Einige Arten von Fehlern erfordern einen anderen Prozess, der nicht die Verwendung des Felds „Korrigiert“ umfasst. Einzelheiten zur Korrektur bestimmter Fehler finden Sie in den Allgemeinen Anweisungen für die Rückgabe bestimmter Informationen.