Geschäftsausgaben, die in die Budgetierung und Steuern einbezogen werden sollen

ByDr. J. K. Hartmann

Wichtige Erkenntnisse

  • Unternehmen können viele Kosten abziehen, die der einzelne Steuerzahler nicht absetzen kann, etwa Miete, Fahrzeugkosten und Reisekosten.
  • Sie müssen alle Ihre Ausgaben aufzeichnen, damit Sie den Überblick über den Cashflow behalten und Ihre Abzüge gegenüber dem IRS nachweisen können.
  • Die meisten Ausgaben, die für den Betrieb Ihres Unternehmens notwendig sind, können von der Gewerbesteuer abgezogen werden, darunter Löhne, Werbung und Büromaterial.

Als Unternehmer möchten Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick über Ihre Ausgaben behalten. Es ist wichtig für die Budgetierung und Steuerplanung. Zu den Ausgaben, über die Sie unbedingt Aufzeichnungen führen sollten, gehören Standortkosten, Ausrüstung, Gehälter und Versicherungskosten.

Warum Budgetierung und Steuerplanung wichtig sind

Die beiden wichtigsten Finanzaufgaben eines Unternehmers sind Budgetierung und Steuerplanung. Eine Budgetierung, insbesondere die Überwachung Ihres Cashflows, verhindert, dass Ihr Unternehmen zu viel ausgibt und in Zahlungsschwierigkeiten gerät.

Steuerplanung verhindert unerwartete Zahlungen zum Steuerzeitpunkt und trägt dazu bei, Ihre Steuern auf ein Minimum zu beschränken. Obwohl verschiedene Arten von Unternehmen unterschiedliche Ausgaben haben, gibt es viele gemeinsame Arten von Ausgaben.

Notiz

Je mehr Betriebsausgaben Sie steuerlich absetzen können, desto geringer ist Ihr Betriebseinkommen und desto niedriger fallen Ihre Gewerbesteuern aus. Sie müssen jedoch nachweisen können, dass Sie diese Kosten abziehen können. Auf diese Weise können Sie dem IRS Ihre Unterlagen vorlegen, falls Sie jemals einer Prüfung unterzogen werden.

Standortkosten

Jedes Unternehmen benötigt einen Standort, und der Standort verursacht fast immer Kosten. Dabei kann es sich um eine Hypothek auf ein Gebäude oder die Miete für eine gemietete Büro- oder Einzelhandelsfläche oder um einen Teil der Raumkosten in Ihrem Eigenheimgeschäft handeln. 

Schauen wir uns einige monatliche Standortkosten im Detail an: 

Hypothek: Wenn Sie Eigentümer eines Gebäudes sind und eine Hypothek auf dieses Gebäude haben, sind die Zinsen für die Hypothek normalerweise abzugsfähig. Die Immobilie selbst ist ein Vermögenswert, der abgeschrieben wird (d. h. die Anschaffungskosten werden über die Zeit verteilt). Sie können den Abschreibungsaufwand für das laufende Jahr abziehen.

Baupachtvertrag: Wenn Sie ein Gebäude oder eine Gewerbefläche für Ihr Unternehmen leasen, können Sie in der Regel die Kosten für die Leasingraten und andere mit dem Leasing verbundene Kosten abziehen. Sie können nur die Zahlungen des laufenden Jahres vom Mietvertrag abziehen.

Home-Business-Standort: Wenn Sie ein Unternehmen in Ihrem Zuhause haben, können Sie einen Teil der Kosten für Ihr Heimbüro absetzen, sofern der Raum gleichzeitig genutzt wirdReregelmäßig und ausschließlich für geschäftliche Zwecke.

Notiz

Wenn Sie zu Hause über einen kleinen Büroraum verfügen, können Sie möglicherweise den vereinfachten Homeoffice-Abzug in Anspruch nehmen, der je nach Größe Ihres Homeoffice auf 1.500 US-Dollar pro Jahr begrenzt ist.

Nebenkosten, Telefon- und Computerkosten: Wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in einem Gebäude außerhalb Ihres Zuhauses hat, muss Ihr Unternehmen für die Nebenkosten aufkommen. Dazu können Strom, Gas, Wasser, Telefone und andere städtische Dienstleistungen wie die Müllabfuhr gehören. Wenn Sie einen Standort mieten, sind einige dieser Kosten möglicherweise in Ihrer Miete enthalten.

Wenn Sie von zu Hause aus geschäftlich tätig sind, ist Ihr Festnetzanschluss zu Hause nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig, Sie können jedoch die Kosten für geschäftliche Ferngespräche absetzen. Auch die Kosten für einen zweiten Anschluss zur geschäftlichen Nutzung sind abzugsfähig.

Höchstwahrscheinlich können Sie die Kosten für ein Mobiltelefon, das Sie beruflich nutzen, sowie Internet- und Computerkosten absetzen.

Ausrüstung, Möbel und Maschinen

Sie können die Kosten für den Kauf von Dingen wie Büromöbeln, Verkaufsregalen, Maschinen und praktisch allem, was Sie in Ihrem Unternehmen haben und das länger als ein Jahr hält, abziehen. Der IRS nennt sie Kapitalvermögen und sagt, dass Sie sie abschreiben müssen (die Kosten über mehrere Jahre verteilen).

Notiz

Die Berechnung der Abschreibung und die Einhaltung der IRS-Vorschriften können kompliziert sein. Wenn Sie einen Buchhalter oder Steuerberater haben, ist es möglicherweise am besten, nur Aufzeichnungen über die Kosten für den Kauf Ihrer Unternehmensvermögenswerte zu führen und diese Informationen an ihn weiterzugeben.

Einige Geräte, die Sie für Ihr Unternehmen kaufen, gelten als denkmalgeschütztes Eigentum. Die Hauptkategorien denkmalgeschützter Immobilien sind Personenkraftwagen, Transportfahrzeuge und Immobilien, die im Allgemeinen der Unterhaltung, Erholung oder Belustigung dienen. Bei denkmalgeschützten Immobilien handelt es sich um eine spezielle IRS-Kategorie, bei der Sie geschäftliche und persönliche Kosten trennen und nur den geschäftlichen Teil der Ausgaben abziehen müssen.

Fahrzeuge und Fahrkosten

Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein Auto oder einen LKW kaufen, werden die Anschaffungskosten wie bei den anderen oben beschriebenen Betriebsvermögenswerten abgeschrieben. Um für den Wertminderungsabzug zur Verfügung zu stehen, muss das Fahrzeug mehr als 50 % der Zeit zu geschäftlichen Zwecken gefahren werden.

Sie können auch die Kosten für das Fahren Ihres Autos zu geschäftlichen Zwecken mit einer von zwei Methoden abziehen: einem Standardabzug oder tatsächlichen Ausgaben.

Sonstige Service- und Wartungsaufwendungen

Weitere Dienstleistungen, die den meisten Unternehmen entstehen, sind Wartungskosten für die Anlage, die Ausrüstung und die allgemeine Gebäudeinstandhaltung. Den Unternehmen fallen außerdem Kosten für Rasenmähen, Schneeräumung und andere externe Kosten an. Möglicherweise können Sie Kosten für die Reparatur und Instandhaltung Ihrer Geschäftsimmobilie abziehen oder einen Teil dieser Kosten abschreiben. Wahrscheinlich möchten Sie diese Abzüge von einem Steuerberater durchführen lassen.

Unternehmensversicherungen

Jedes Unternehmen benötigt mehrere Arten von Versicherungen und Sie können die Versicherungskosten als Geschäftsausgaben absetzen. Möglicherweise müssen Sie eine Unfall- und Diebstahlversicherung, eine Berufshaftpflichtversicherung, eine Versicherung für Ihre Fahrzeuge und viele andere Arten von Unternehmensversicherungen abziehen.

Löhne, Gehälter, Lohnsteuern und Sozialleistungen

Sie müssen Ihre Mitarbeiter gemäß dem von Ihnen eingerichteten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem bezahlen. Die Kosten für die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter sowie einige Leistungen an Arbeitnehmer sind von Ihrem Unternehmen abzugsfähig. Sie können auch Lohnsteuern abziehen, darunter:

  • Ihr Arbeitgeberanteil an den FICA-Steuern (für Sozialversicherungs-/Medicare-Steuern)
  • Arbeitslosensteuer (Bundes- und Landessteuer)
  • Zahlungen aus dem Arbeitnehmerentschädigungsfonds

Notiz

Hier finden Sie eine Liste der Leistungen an Arbeitnehmer, die Sie als Betriebsausgabe absetzen können. Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, welche Leistungen für Arbeitnehmer steuerpflichtig sind.

Verbrauchsmaterialien und andere Bürokosten

Sie können die Kosten für Materialien und Betriebsmittel, die Sie im Laufe des Jahres verbrauchen, abziehen. Wenn Sie Nebenmaterialien und Vorräte vorrätig haben, können Sie diese abziehen, wenn Sie keine Aufzeichnungen darüber führen oder keine Inventur durchführen und wenn diese Methode Ihr Jahreseinkommen nicht verzerrt.

Professionelle Honorare

Sie können die Kosten für Honorare, die Sie an Fachleute zahlen, einschließlich Ihres Anwalts, Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters und anderer professioneller Berater, abziehen. Möglicherweise stellen Sie diese Fachkräfte nicht regelmäßig ein oder bezahlen sie nicht, sollten aber für alle Fälle Geld für diese Kategorie einplanen.

Notiz

Anwalts- und Berufskosten, die Sie im Zusammenhang mit dem Kauf von Unternehmensvermögen zahlen, einschließlich des Kaufs oder der Gründung eines Unternehmens, sind nicht abzugsfähig. Sie werden zu den Grundkosten der Immobilie hinzugerechnet und sind in der Abschreibung bzw. Amortisation der Immobilie enthalten.

Werbe- und Marketingkosten

Sie sollten die Kosten für Werbung, einschließlich Social-Media-Marketing, und andere Marketing- und Werbeausgaben wie Zeitungsanzeigen, Plakate und Online-Werbung abziehen. Sie können hier die Kosten für die Webwartung angeben oder diese Kosten den Bürokosten zuordnen.

Gebühren der Business Club Association

Gebühren für Ihre Mitgliedschaft in einem Berufsverband oder einer Unternehmensgruppe sollten hier ebenso enthalten sein wie Fachpublikationen. Beispielsweise können Sie die Kosten für den Beitritt zu einer Handelskammer, einem Berufsverband oder einer Berufsgenossenschaft absetzen. Sie können die Kosten für die Mitgliedschaft in einem Club, der einem sozialen Zweck dient, wie einem Country Club, einem Sportclub oder einem Airline Club, nicht abziehen, selbst wenn Sie dort geschäftlich tätig sind.

Reisekosten

Für diese Ausgaben müssen Sie:

  • Nehmen Sie sie aus Budgetgründen in Ihre monatliche Ausgabenliste auf
  • Führen Sie gute Aufzeichnungen, um für jeden Steuerzeitpunkt den Geschäftszweck nachzuweisen.

Reisekosten: Behalten Sie während Ihrer Reise den Überblick über Flugreisen, Hotels und Mahlzeiten.

Kosten für Geschäftsessen: Sie können nur 50 % dieser Kosten absetzen, aber führen Sie detaillierte Aufzeichnungen und berücksichtigen Sie diese trotzdem in Ihrem Budget und Ihren Steuern. Aufwendungen für geschäftliche Bewirtungen sind nicht abzugsfähig.

Notiz

Sie sollten dennoch Aufzeichnungen über Geschäftsausgaben führen, die Sie nicht abziehen können. Sie sind möglicherweise immer noch Teil Ihres Budgetierungsprozesses.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was sollte im Budget eines Unternehmens enthalten sein?

Sie müssen Ihre geschätzten Einnahmen und Ihre geschätzten Ausgaben angeben. Finden Sie heraus, wie viel die Herstellung Ihres Produkts kosten wird und wie viel von Ihrem Produkt Sie vernünftigerweise zu welchem ​​Preis verkaufen können. Wenn Sie weiter wachsen und Ihr Unternehmen ausbauen, können Sie sich ein genaueres Bild von Ihren Geschäftskosten und -einnahmen machen. Sie können sich unsere Beispielvorlage für ein Geschäftsbudget ansehen, um eine Vorstellung von den potenziellen zu berücksichtigenden Kosten zu erhalten, einschließlich Telefon- und Nebenkosten, Lizenzkosten, Büromaterial und Werbung.

Was sind Betriebsausgaben für Steuern?

Geschäftsausgaben, die Sie steuerlich absetzen können, sind laut IRS Ausgaben, die „normal und notwendig“ sind. Normale Ausgaben müssen für Ihre Branche normal sein. Notwendige Ausgaben sollten für Ihr Unternehmen nützlich sein, müssen aber nicht unbedingt von entscheidender Bedeutung sein, um als notwendig zu gelten. Sie werden wahrscheinlich nicht alle gewöhnlichen und notwendigen Ausgaben abziehen können, aber einige Ausgaben, die Sie möglicherweise abziehen können, umfassen Büromaterial, Versicherungskosten und Fahrzeugkosten.