Es kommt immer häufiger vor, dass Menschen bei der Steuererklärung Fernunterstützung von ihren Buchhaltern in Anspruch nehmen. Es kann verlockend sein, Ihre Informationen einfach per E-Mail zu senden, aber das ist nicht die beste Idee.
Sie möchten sicher sein, dass Ihre Steuerdokumente auf die sicherste und zuverlässigste Art und Weise übermittelt werden. Sie enthalten vertrauliche Informationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse und Sozialversicherungsnummern für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Angehörigen. Sie geben detailliert an, wie viel Geld Sie verdienen. Sie zeigen, wo Sie Ihre Bankverbindung haben und vielleicht sogar Ihre Kontonummern. Sie könnten Opfer eines Identitätsdiebstahls werden, wenn diese Daten in die falschen Hände geraten.
Hier finden Sie einige Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Daten unversehrt und sicher am Ziel ankommen.
Inhaltsverzeichnis
Wichtige Erkenntnisse
- Sollten Ihre Steuerunterlagen in die falschen Hände geraten, besteht die Gefahr eines Identitätsdiebstahls, und die elektronische Übermittlung kann riskant sein. Betrüger lauern online.
- Denken Sie über den Einsatz einer E-Mail-Verschlüsselung nach, wenn Sie Dokumente über das Internet übermitteln müssen.
- Die persönliche Zustellung ist immer die beste Option, da Ihre vertraulichen Unterlagen direkt von einer Person an eine andere weitergegeben werden.
- Machen Sie immer zuerst Kopien, egal wie Sie diese zu Ihrem Buchhalter bringen.
Erstellen Sie eine Liste
Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer W-2-, 1099- und anderen steuerbezogenen Dokumente, damit Sie genau wissen, was Sie an Ihren Buchhalter gesendet haben. Sie können leichter erkennen, was fehlt, wenn etwas verloren geht und am anderen Ende nicht ankommt. Außerdem erhalten Sie den Anfang einer Checkliste für die Steuervorbereitung im nächsten Jahr.
Erstellen Sie Sicherungskopien
Kopieren Sie zuerst jedes Dokument, wenn Sie die tatsächlichen Papierkopien Ihrer Steuerdokumente senden. Sie verlieren keine wichtigen Informationen, wenn die Dokumente verloren gehen. Sie können sie fotokopieren oder scannen, um Bilder oder PDF-Dateien zu erstellen, die auf Ihrem Computer oder Flash-Laufwerk gespeichert werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Sicherungskopie verfügen, bevor Sie die Originale an Ihren Buchhalter senden.
Wenn möglich, per Hand liefern
Die sicherste und bewährteste Form der Dokumentenweitergabe ist die direkte Übergabe an den Empfänger. Sie können diese Taktik umsetzen, indem Sie Ihre Steuerunterlagen nach Möglichkeit persönlich bei Ihrem Buchhalter abgeben. Geben Sie sie zumindest einem Assistenten oder anderem Büropersonal weiter. Dadurch wird jegliches Risiko eliminiert, dass sie verloren gehen oder von Hackern und Betrügern gekapert werden.
Das Versenden Ihrer Dokumente per Post ist eine gute zweite Option
Die Postzustellung ist ziemlich sicher. Dies ist wahrscheinlich die zweitbeste Option, wenn die Lieferung per Hand nicht möglich oder umständlich ist.
Versendete Dokumente sind dank des Umschlags vor zufälligem „Abhören“ geschützt. Das Öffnen der Post anderer Personen ist in den USA ein Verbrechen. Das schreckt einen entschlossenen Kriminellen vielleicht nicht ab, aber es gibt zumindest Gesetze zur Bestrafung von Tätern.
Notiz
Dokumente können auf dem Postweg verloren gehen oder beschädigt werden, und das passiert manchmal auch, daher ist es möglicherweise eine gute Idee, die von Ihnen erstellten Sicherungskopien anstelle der Originale zu senden. Sie könnten auch darüber nachdenken, Sendungsverfolgungsdienste zu nutzen oder bei der Lieferung eine Unterschrift zu verlangen.
Das Faxen Ihrer Dokumente funktioniert für einfache Dokumente
Das Faxen von Dokumenten kann eine schnelle Möglichkeit sein, sie zuzustellen. Es ist relativ sicher. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Fax nicht von Identitätsdieben abgefangen wird, solange die Telefonleitung des Buchhalters nicht abgehört wird.
Aber es gibt ein paar Nachteile. Das größte Risiko besteht darin, dass Sie die Faxnummer falsch angeben und die Daten an einen Fremden senden. Und gefaxte Dokumente können manchmal schwer lesbar sein. Das Letzte, was ein Steuerberater tun möchte, ist herumzusitzen und zu raten, ob eine Zahl eine Sechs oder eine Acht ist (oder sich die Zeit zu nehmen, Sie anzurufen, um das herauszufinden).
Tipp
Das Faxen funktioniert am besten, wenn Sie nur ein paar Seiten versenden müssen. Bei längeren Dokumenten und bei Dokumenten mit beidseitiger Kopie müssen Sie möglicherweise eine andere Versandart wählen.
Verwenden Sie Verschlüsselung, wenn Sie E-Mail verwenden müssen
E-Mail ist bequem und schnell, birgt jedoch auch einige Sicherheitsrisiken. Ihre E-Mails und Anhänge sind wahrscheinlich angreifbar, es sei denn, Sie treffen Vorsichtsmaßnahmen, wie z. B. die Verwendung verschlüsselter Kommunikation.
Glücklicherweise gibt es viele verschlüsselte Dienste, die sicherheitsbewusste Verbraucher nutzen können. Chip Capelli, ein Buchhalter aus Provincetown, Massachusetts, nennt LeapFILE als eine solche Methode, die bahnbrechend ist.
Platzieren Sie Ihre Steuerdokumente zumindest in einer verschlüsselten Hülle, z. B. einer passwortgeschützten DOC-, PDF- oder ZIP-Datei. „Scannen Sie alles in ein PDF und schützen Sie es dann mit einem Passwort“, rät Capelli.
Senden Sie niemals Informationen, die Sie privat halten möchten, als Klartext in den Text Ihrer E-Mail-Nachricht. Dies birgt große Risiken, wenn Sie die Nachricht an die falsche Adresse senden oder neugierige Blicke auf Ihr E-Mail-Konto zugreifen. Einfache Vorsichtsmaßnahmen können einen großen Beitrag zum Schutz Ihrer Finanzen leisten.
Verwenden Sie ein sicheres Portal
Eine weitere Möglichkeit zur Übermittlung von Dokumenten besteht darin, diese über ein sicheres Portal hochzuladen. Diese Server bieten Kunden und ihren Steuerberatern eine sichere Möglichkeit, Dokumente einzusehen. Sie minimieren das Risiko. Zu den sicheren Portalen, die in der Branche verwendet werden, gehören GoFileRoom und Canopy Tax.
Kunden können für jedes Dokument in einem sicheren Portal einen Passcode erstellen. Nur die Person mit dem Passwort kann auf das Dokument zugreifen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was kann ich tun, wenn ich glaube, dass jemand auf meine Dokumente zugegriffen hat und meine Identität kompromittiert wurde?
Wenden Sie sich sofort an den Internal Revenue Service (IRS), wenn Sie den Verdacht haben, dass Sie kompromittiert wurden. Die Behörde wird den Sachverhalt prüfen. Sie können das Formular 10439 einreichen, um dem IRS mitzuteilen, dass etwas nicht stimmt, wenn Betrug Sie davon abhält, Ihre Steuern ordnungsgemäß einzureichen, oder Sie aus anderen Gründen vermuten, dass Sie Opfer eines Identitätsdiebstahls sind.
Welche Informationen benötigt ein Buchhalter von mir, um meine Steuererklärung zu erstellen und einzureichen?
Sie sollten mindestens alle W-2- und 1099-Formulare bereitstellen, die Sie erhalten haben. Fügen Sie eine Kopie der Steuererklärung des letzten Jahres bei, wenn Sie die Hilfe eines neuen Buchhalters in Anspruch nehmen, der die Steuererklärung nicht für Sie erstellt hat. Geben Sie die Sozialversicherungsnummern und Geburtsdaten von Ihnen, Ihrem Ehepartner und Ihren Angehörigen sowie Ihre Bankkontoinformationen an, wenn Sie eine direkte Überweisung einer eventuell zu erwartenden Rückerstattung wünschen. Es ist auch eine gute Idee, Nachweise über alle steuerlich absetzbaren Ausgaben zu sammeln, die Sie im Laufe des Jahres gezahlt haben, wie z. B. Grundsteuern oder Beiträge, die Sie an Ihre IRA gezahlt haben.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
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