Wenn Mitarbeiter eine Befreiung von der Quellensteuer beantragen möchten

Im Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess Ihres Unternehmens kann es gelegentlich vorkommen, dass ein Mitarbeiter eine Befreiung von der Quellensteuer beantragt. Qualifizierte Arbeitnehmer können von der Einkommensteuer befreit werden.

Was ist Zurückbehaltung?

Einbehaltung ist ein allgemeiner Begriff für die Beträge, die vom Arbeitnehmerlohn für Bundes- und Landeseinkommenssteuern sowie für Steuern des Federal Insurance Contributions Act (FICA) (Sozialversicherung und Medicare) abgezogen werden. Bei einigen Arbeitnehmern ist es möglicherweise nicht erforderlich, die Bundeseinkommenssteuer von ihrem Lohn abzuziehen, wenn ihr Einkommen unter einem bestimmten Niveau liegt.

Das IRS ermöglicht es Mitarbeitern, in einem bestimmten Jahr eine Befreiung von der Quellensteuer zu beantragen, wenn beide dieser Situationen zutreffen: 

• Im Vorjahr hatten sie Anspruch auf Rückerstattung aller einbehaltenen Bundeseinkommenssteuern, da sie keine Steuerschuld hatten.
• Für das laufende Jahr erwarten sie eine Rückerstattung der gesamten einbehaltenen Bundeseinkommensteuer, da sie voraussichtlich keine Steuerschuld haben.

Bestimmte Arten von Arbeitnehmern können von der Steuer befreit sein: Studenten, Teilzeitbeschäftigte, Personen über 65 und blinde Arbeitnehmer. 

Anspruch auf Befreiung von der Quellensteuer geltend machen

Im Jahr 2020 trat ein neues W-4-Formular für alle Neueinstellungen und Mitarbeiter in Kraft, die ihr W-4-Formular ändern möchten. Wenn ein Mitarbeiter eine Befreiung beantragen möchte, muss er auf Formular W-4 in das Feld unter Schritt 4(c) „Befreit“ schreiben und die Schritte 1 und 5 abschließen.

Ein Mitarbeiter, der eine Befreiung für ein Jahr wünscht, muss Ihnen bis zum 15. Februar des Jahres das neue W-4 vorlegen. Wenn ein Mitarbeiter, der derzeit eine Steuerbefreiung erhält, voraussichtlich im nächsten Jahr Steuern schulden wird, muss er sein W-4 bis zum 10. Dezember des laufenden Jahres ändern.

So erkennen Sie, ob ein Mitarbeiter von der Quellensteuer befreit ist

Sie können die Quellensteuer nur auf der Grundlage der Unterlagen ändern, die Ihnen der Mitarbeiter vorlegt. Bis der Mitarbeiter Ihnen das richtige Formular oder die richtigen Formulare aushändigt, müssen Sie weiterhin Bundes-, Landes- und lokale Einkommenssteuern auf der Grundlage der zuletzt vom Mitarbeiter ausgefüllten Formulare einbehalten. Sie können sich beim Anspruch auf Freistellung nicht auf das Wort des Arbeitnehmers verlassen. 

Möglicherweise müssen Sie (der Arbeitgeber) das W-4 zur Prüfung des Anspruchs an das IRS senden. Sie müssen das Formular nicht einreichen, es sei denn, das IRS sendet Ihnen ausdrücklich einen Brief, in dem Sie dazu aufgefordert werden.

Weitere Informationen zu Quellensteuerbefreiungen

Ein Anspruch auf Befreiung von der Quellensteuer befreit den Arbeitnehmer nicht von der Zahlung seines Anteils an den FICA-Steuern, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer. Alle FICA-Steuern müssen sowohl von Ihnen als Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer bezahlt werden. Die Einbehaltung des Arbeitnehmers für die Sozialversicherung endet beim Sozialversicherungshöchstbetrag, aber Ihr Beitrag zur Sozialversicherung als Arbeitgeber bleibt für alle Löhne bestehen.

Der Anspruch auf Befreiung von der Bundeseinkommenssteuer hat nichts mit der staatlichen Einkommenssteuer und der lokalen Steuereinbehaltung des Arbeitnehmers zu tun. Der Arbeitnehmer muss sich bei den staatlichen und lokalen Steuerbehörden erkundigen, wie diese Befreiung in diesen Rechtsordnungen funktioniert. Wie oben erwähnt, müssen Sie diese Steuern weiterhin einbehalten, bis der Mitarbeiter Ihnen die unterzeichneten Dokumente für den Antrag auf Befreiung von staatlichen oder lokalen Steuern aushändigt. 

Wenn der Arbeitnehmer eine Befreiung von der Quellensteuer beantragen möchte, ihm aber im Laufe des Jahres bereits eine Quellensteuer von seinem Gehalt abgezogen wurde, können Sie ihm dieses Geld nicht zurückerstatten. Zum Steuerzeitpunkt teilen Sie dem Mitarbeiter die Quellensteuer auf seinem W-2-Formular für das Jahr mit. Der Arbeitnehmer kann dann den einbehaltenen Betrag geltend machen.

Zum Beispiel kommt Carlton im Februar zu Ihnen und sagt, dass er für dieses Jahr eine Befreiung von der Quellensteuer beantragen möchte. Er füllt ein neues W-4-Formular aus und beantragt die Befreiung, aber Sie haben im Januar bereits 276 US-Dollar an Bundeseinkommenssteuern von seinem Gehalt einbehalten. Er muss warten, bis er seine Steuererklärung einreicht und die 276 US-Dollar einfordert.

Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Student, Teilzeitbeschäftigter oder Saisonarbeiter von der Quellensteuer befreit ist. Alle Mitarbeiter müssen bei der Einstellung ein W-4-Formular ausfüllen. Dieses Formular muss der Mitarbeiter verwenden, um eine Befreiung zu beantragen. 

Wenn Sie einen Lock-In-Brief vom IRS erhalten

Sie müssen keine W-4-Formulare beim IRS einreichen, diese können jedoch den Freistellungsanspruch eines Mitarbeiters prüfen und Sie auffordern, das W-4-Formular eines Mitarbeiters einzureichen. In manchen Fällen sendet das IRS, wenn es der Ansicht ist, dass der Befreiungsanspruch nicht gültig ist, einen „Lock-In-Brief“ an Ihr Unternehmen zusammen mit einer Kopie für den Mitarbeiter. Ein Sperrbrief sperrt die Quellensteuer des Mitarbeiters auf der Grundlage der IRS-Überprüfung. 

In diesem Schreiben wird die Höchstzahl der für den Arbeitnehmer zulässigen Quellensteuerabzüge festgelegt. Sobald Sie diesen Lock-In-Brief erhalten, müssen Sie beginnen, diese Informationen ab dem vom IRS festgelegten Datum zu verwenden, um Bundeseinkommenssteuern vom Gehalt des Mitarbeiters einzubehalten. Sie können den Quellensteuerbetrag erst ändern, wenn Sie die Genehmigung des IRS erhalten. Sie können vom Mitarbeiter kein neues W-4 zur Änderung des Quellensteuerbetrags akzeptieren.

Wenn Sie die Quellensteuer des Mitarbeiters nicht auf der Grundlage der Quellensteuer im Lock-in-Schreiben ändern, ist Ihr Unternehmen für die Zahlung des zusätzlichen Steuerbetrags verantwortlich, der hätte einbehalten werden müssen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)