So schreiben Sie eine Kündigungs-E-Mail

ByDr. J. K. Hartmann

Der beste Weg, Ihren Job zu kündigen, besteht darin, dies Ihrem Chef persönlich mitzuteilen. Manchmal ist das jedoch nicht machbar. Wenn Sie beispielsweise eine Remote-Position innehaben oder Ihr Chef in einer anderen Stadt oder einem anderen Land arbeitet, können Sie möglicherweise nicht persönlich kündigen. In diesem Fall können Sie Ihren Job am besten kündigen, indem Sie eine Kündigungs-E-Mail senden. Das ist durchaus akzeptabel, wenn eine persönliche Benachrichtigung nicht möglich ist. Sie sollten jedoch zunächst versuchen, dies Ihrem Chef per Telefonanruf oder virtueller Besprechung mitzuteilen.

Was in eine Kündigungs-E-Mail aufzunehmen ist

Wenn Sie per E-Mail zurücktreten müssen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Nachricht höflich und professionell ist und alle relevanten Informationen zu Ihrer Kündigung enthält.

Notiz

Sie müssen angeben, wie lange Sie kündigen und wann Ihr letzter Arbeitstag sein wird. Sie sollten sich auch über den Status der Leistungen an Arbeitnehmer erkundigen, auf die Sie nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses möglicherweise Anspruch haben.

Auf diese Weise können Sie Ihren Job mit einer positiven Note verlassen. Schließlich weiß man nie, wann man ein Empfehlungsschreiben von seinem früheren Arbeitgeber einholen muss. Ihr Chef wird Ihnen eher helfen, wenn Ihre Kündigung wohlüberlegt und professionell erfolgte.

Sehen Sie sich einige Ratschläge zum Verfassen einer professionellen E-Mail zum Rücktritt von einem Job an, zusammen mit Beispielen für E-Mail-Nachrichten, die Sie verwenden können, um Ihren Job zu kündigen.

Tipps zum Schreiben einer Kündigungs-E-Mail

Auch hier gilt: Wenn möglich, ist ein persönliches Treffen in der Regel die beste Möglichkeit, einen Job zu kündigen, es sei denn, Sie arbeiten aus der Ferne. Wenn Sie jedoch per E-Mail kündigen müssen, finden Sie hier einige Tipps, wie Sie dies effektiv tun können:

  • Geben Sie zwei Wochen im Voraus Bescheid. Geben Sie Ihrem Arbeitgeber nach Möglichkeit die übliche Frist von zwei Wochen bekannt, wenn Sie kündigen möchten. Wenn das nicht möglich ist, informieren Sie den Arbeitgeber so früh wie möglich. Dies wird Ihnen helfen, ein gutes Verhältnis zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber aufrechtzuerhalten.
  • Verwenden Sie eine klare E-Mail-Betreffzeile. Verwenden Sie eine einfache und direkte E-Mail-Betreffzeile, z. B. „Rücktritt – Ihr Name“. Auf diese Weise weiß Ihr Arbeitgeber sofort, worum es in Ihrer Nachricht geht. Sie möchten, dass sie die E-Mail so schnell wie möglich öffnen und lesen.
  • Geben Sie das Datum an, an dem Sie abreisen möchten. Geben Sie in der E-Mail das Datum an, an dem Sie das Unternehmen verlassen möchten. Dadurch erhält Ihr Arbeitgeber einen klaren Überblick über Ihren Zeitplan.
  • Gehen Sie nicht auf Details ein. Sie müssen keine Angaben dazu machen, warum Sie ausscheiden oder was Sie als Nächstes tun werden. Wenn Sie eine kurze Erklärung abgeben möchten, können Sie dies tun. Sie könnten beispielsweise sagen, dass Sie das Unternehmen aufgrund familiärer Umstände, einer beruflichen Veränderung oder weil Sie ein Graduiertenstudium absolvieren, verlassen. Wenn Sie jedoch einfach zu einem anderen Job wechseln, möchten Sie dies wahrscheinlich nicht erwähnen. Halten Sie Ihre Erklärung auf jeden Fall kurz und positiv.

  • Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus. Dies ist eine gute Gelegenheit, sich für die Zeit zu bedanken, die Sie im Unternehmen verbracht haben. Wenn Sie jedoch mit dem Unternehmen unzufrieden waren, beschweren Sie sich nicht und sagen Sie in Ihrer E-Mail nichts Negatives. Sie möchten ein gutes Verhältnis zum Arbeitgeber pflegen; Du weißt nie, wann sich deine Wege wieder kreuzen werden.
  • Bieten Sie Hilfe an. Wenn Sie können, bieten Sie dem Unternehmen an, bei der Umstellung zu helfen. Sie können beispielsweise anbieten, einen neuen Mitarbeiter an Ihren letzten Arbeitstagen zu schulen und/oder nach Ihrer Abreise ein oder zwei Wochen lang für Fragen zur Verfügung zu stehen.
  • Stellen Sie Fragen. Dies ist auch eine Gelegenheit, Fragen zu Vergütungen oder Zusatzleistungen zu stellen, beispielsweise wo oder wann Sie Ihren letzten Gehaltsscheck erhalten. Sie sollten die E-Mail sowohl an Ihren Arbeitgeber als auch an die Personalabteilung senden. Die Personalabteilung kann diese Art von Fragen beantworten.
  • Geben Sie Kontaktinformationen an. Geben Sie alle unternehmensfremden E-Mail-Adressen oder andere Kontaktinformationen an, die Sie weitergeben möchten, damit Ihr Arbeitgeber Sie nach Ihrer Abreise kontaktieren kann. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie sofort abreisen.

  • Lesen Sie die E-Mail Korrektur, bevor Sie sie versenden.Natürlich möchten Sie eventuelle Grammatik- und Rechtschreibfehler erkennen. Deshalb ist es eine gute Idee, Ihre E-Mail vor dem Versenden Korrektur zu lesen. Achten Sie darauf, dass Ihr Ton neutral oder freundlich ist und dass Sie nichts gesagt haben, was Ihnen später Probleme bereiten könnte. Sie könnten einen Freund oder ein Familienmitglied bitten, es ebenfalls noch einmal durchzulesen, um Ihren Ton noch einmal zu überprüfen (und um nach verbleibenden Fehlern zu suchen).

Sehen Sie sich Beispiele und Vorlagen für Kündigungs-E-Mails an

Es kann hilfreich sein, einige Beispiele für Kündigungs-E-Mails durchzulesen, bevor Sie Ihre Kündigungs-E-Mail schreiben. Diese sind besonders nützlich, wenn Sie die Situation gerade emotional angehen und auf einen neutralen Ton achten möchten. Ein Beispiel kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Art von Inhalt Sie einschließen sollten und wie Sie Ihren Brief formatieren.

Vorlagen für Kündigungs-E-Mails können auch sehr nützlich sein, um Ihnen beim Layout Ihrer E-Mail zu helfen und Ihnen beispielsweise zu zeigen, wie Sie verschiedene Abschnitte Ihrer Nachricht organisieren. Sie können sich auch einige Beispiele für E-Mail-Abschiedsnachrichten ansehen, um zu sehen, wie Sie eine E-Mail an Ihre Kollegen schreiben könnten, in der Sie Ihren Abschied ankündigen.

Während E-Mail-Beispiele und -Vorlagen gute Ausgangspunkte für Ihre eigene Nachricht sind, sollten Sie eine Nachricht immer an Ihre Zielgruppe und Ihre persönlichen Umstände anpassen.

Beispiel für eine Kündigungs-E-Mail

E-Mail-Betreffzeile: Ihr Name Rücktritt

Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname,

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich hier von meiner Position als Associate Editor zurücktrete. Mein letzter Tag wird der 3. Dezember sein.

Vielen Dank für all die Möglichkeiten, die mir dieses Unternehmen geboten hat. Ich habe in den letzten drei Jahren so viel gelernt und werde die Freundlichkeit aller meiner Kollegen nie vergessen.

Lassen Sie mich wissen, ob ich etwas tun kann, um diesen Übergang zu erleichtern. Sie können mich jederzeit unter [email protected] oder 555-555-5555 kontaktieren.

Nochmals vielen Dank für Ihre jahrelange Unterstützung und Ermutigung.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihr Name

Beispiel für eine Kündigungs-E-Mail – Persönliche Gründe

E-Mail-Betreffzeile: Rücktritt – Ihr Name

Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname,

Bitte akzeptieren Sie diese Nachricht als meinen formellen Rücktritt von Unternehmen XYZ. Mein letzter Tag wird der 15. März sein, heute in zwei Wochen. Die familiären Umstände erfordern derzeit meine volle Zeit und Aufmerksamkeit.

Bitte lassen Sie mich wissen, wie ich Ihnen bei diesem Übergang behilflich sein kann.

Ich bin so dankbar für meine fünf Jahre in diesem Unternehmen und werde gerne auf die Unterstützung und Freundlichkeit zurückblicken, die ich vom Management und den Kollegen erhalten habe.

Zukünftig können Sie mich unter meiner persönlichen E-Mail-Adresse ([email protected]) oder auf meinem Mobiltelefon (555-555-5555) erreichen.

Nochmals vielen Dank und ich freue mich darauf, in Kontakt zu bleiben.

Aufrichtig,

Ihr Name

E-Mail-Vorlage für den Rücktritt

E-Mail-Betreffzeile: Rücktritt – Ihr Name

Anrede

Sehr geehrter Herr/Frau, Nachname (oder eine andere von Ihrem Arbeitgeber bevorzugte Anrede)

Erster Absatz

Beginnen Sie Ihre E-Mail damit, dass Sie deutlich machen, dass Sie zurücktreten, und geben Sie das Datum an, an dem Ihr Rücktritt wirksam wird. Sie könnten auch ganz kurz erklären, warum Sie zurücktreten. Sie können beispielsweise angeben, dass Sie aus persönlichen Gründen abreisen, die Schule wieder besuchen oder sich für einen Berufswechsel entschieden haben. Gehen Sie jedoch nicht ins Detail, wenn Sie einen neuen Job haben.

Zweiter Absatz

In diesem (optionalen) Abschnitt Ihrer Kündigungs-E-Mail-Nachricht möchten Sie Ihrem Arbeitgeber für die Möglichkeiten danken, die Sie während Ihrer Anstellung beim Unternehmen hatten.

Dritter Absatz

Bieten Sie in diesem Abschnitt (ebenfalls optional) Ihre Unterstützung bei der Umstellung an. Sie könnten etwas Konkretes anbieten, beispielsweise die Schulung eines neuen Mitarbeiters oder das Angebot, nach Ihrem Ausscheiden noch ein oder zwei Wochen lang per E-Mail erreichbar zu sein. Andernfalls unterbreiten Sie einfach ein allgemeines Hilfsangebot.

Schlussabsatz

Geben Sie abschließend Ihre nicht berufsbezogenen Kontaktdaten an, damit Sie auch nach Ihrem Ausscheiden mit Ihrem Arbeitgeber in Kontakt bleiben können. Sie können dies entweder in Ihren letzten Absatz einfügen oder in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen.

Schließen

Mit freundlichen Grüßen/Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

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