Rücktrittsschreiben und E-Mail-Muster

Von der Einstellung bis zur Entlassung gibt es viele Aspekte bei der Führung von Mitarbeitern. Oft wird übersehen, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Mitarbeiter verlassen das Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen. Sie können berufsbezogener Natur sein, z. B. um mehr Geld zu verdienen, wieder zur Schule zu gehen oder sich einfach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten zu widmen. Sie können auch persönlich sein. Ein Mitarbeiter könnte kündigen, um sich stattdessen auf Reisen, die Familienerziehung, gesundheitliche Probleme oder viele andere Gründe zu konzentrieren.

Wenn Sie über eine etablierte Richtlinie für die Kommunikation mit Mitarbeitern verfügen, die das Unternehmen verlassen, können Sie positiv und respektvoll mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters umgehen. Außerdem wird der Rücktritt des Arbeitnehmers dokumentiert.

Hier finden Sie Informationen zu den Kündigungsrichtlinien des Unternehmens, Tipps zur Annahme der Kündigung eines Mitarbeiters sowie Beispiele für ein Kündigungsschreiben und eine E-Mail.

Kündigungsrichtlinien des Unternehmens

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens möchten Sie möglicherweise die Schaffung eines Systems oder Prozesses für die Bearbeitung von Kündigungsschreiben in Betracht ziehen. Durch eine festgelegte Richtlinie für Kündigungen wird sichergestellt, dass Kündigungen professionell gehandhabt werden und sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter, die wechseln, beruhigt sind.

Wenn Mitarbeiter offiziell zurücktreten, wenden sie sich an das Unternehmen, um die nächsten Schritte zu besprechen, die für einen reibungslosen Übergang erforderlich sind.

Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, professionelle Trennungsdienste anzubieten und Kündigungsrichtlinien wie Kündigungspflichten, endgültige Gehaltsverteilung, den Status der Arbeitnehmerleistungen bei Kündigung und die Festlegung des letzten Beschäftigungsdatums zu erläutern.

Tipps zum Schreiben eines Briefes zur Annahme eines Rücktritts

Einer der ersten Schritte einer guten Kündigungsrichtlinie besteht darin, zu bestätigen, dass Sie den Kündigungsantrag eines Mitarbeiters akzeptieren.

Normalerweise sendet Ihnen der Mitarbeiter ein formelles Kündigungsschreiben. Sie sollten dann mit einem formellen Brief antworten, in dem Sie den Rücktritt annehmen.

Hier sind einige Tipps zum Verfassen eines formellen Briefes, in dem die Kündigung eines Mitarbeiters angenommen wird:

• Verwenden Sie das Geschäftsbriefformat. Da es sich um einen professionellen Brief handelt, sollten Sie für Ihren Brief das Geschäftsbriefformat verwenden. Geben Sie in der oberen linken Ecke des Briefes Ihre Kontaktinformationen, das Datum und die Kontaktinformationen des Mitarbeiters ein. Schließen Sie den Brief mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift und Ihrem Namen ab.
• Akzeptieren Sie den Rücktritt. Ihr Brief sollte den Mitarbeiter darüber informieren, dass Sie sein Kündigungsschreiben erhalten und akzeptiert haben, und es sollte deutlich den offiziellen letzten Arbeitstag im Unternehmen angeben.
• Drücken Sie Verständnis aus. Ihre Antwort sollte zum Ausdruck bringen, dass Sie den Verlust des Mitarbeiters bedauern, aber die schwere Entscheidung, die er oder sie treffen musste, respektieren, verstehen und wertschätzen. Möglicherweise bieten Sie dem Mitarbeiter auch Unterstützung an. Sie können ihm beispielsweise anbieten, ein Referenzschreiben für ihn oder sie bereitzustellen. Dieses Angebot ist jedoch optional.
• Führen Sie ein Protokoll. Senden Sie einen Brief an den Mitarbeiter und bewahren Sie einen für die Akte des Mitarbeiters auf. Sie können das Schreiben selbst aufbewahren oder es an Ihre Personalabteilung senden, falls Sie eines haben. Dadurch können Sie klar dokumentieren, wann der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Tipps zum Versenden einer E-Mail-Rücktrittsannahme

Heutzutage versenden viele Mitarbeiter ihre Kündigungsschreiben per E-Mail. Abhängig von den Umständen und Ihrer Unternehmenskultur kann dies eine völlig akzeptable Möglichkeit sein, zurückzutreten. In diesem Fall können Sie auch per E-Mail antworten. Um die Interaktion professionell und positiv zu gestalten, beachten Sie die folgenden Tipps:

• Schreiben Sie eine professionelle E-Mail. Auch wenn Sie die Adressabsätze und (natürlich) die handschriftliche Unterschrift weglassen können, sollte der Rest Ihrer Notiz dem Format eines Geschäftsbriefs ähneln. Verwenden Sie keine lockere Sprache, die besser für die persönliche Korrespondenz geeignet ist. Überspringen Sie Texteingaben, Emoticons und Ähnliches.
• Verwenden Sie die richtige Betreffzeile. Sofern Sie nicht direkt auf die Kündigungs-E-Mail des Mitarbeiters antworten, sollten Sie eine Betreffzeile wählen, die das Thema der E-Mail klar kommuniziert, z. B. „Annahme der Kündigung und Glückwünsche“.
• Erwägen Sie die Angabe Ihrer privaten E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen.Dies setzt natürlich voraus, dass Sie bereit wären, in Zukunft eine Referenz oder Empfehlung anzugeben.
• Lesen Sie Ihre Nachricht Korrektur und testen Sie sie, bevor Sie sie senden. Die Annahme eines Rücktritts ist auch für Sie eine Gelegenheit, Ihr Netzwerk zu erweitern. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht fehlerfrei und professionell ist, können Sie Ihre Netzwerkverbindung zu Ihrem ehemaligen Mitarbeiter stärken.

Beispiele für Briefe zur Annahme eines Rücktritts

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Briefe eines Managers, in denen er den Rücktritt eines Mitarbeiters akzeptiert. Nutzen Sie diese Beispiele, um Ihren eigenen Brief zu schreiben.