Muster-Referenzschreiben für einen Mitarbeiter

ByDr. J. K. Hartmann

Müssen Sie ein Empfehlungsschreiben für einen Mitarbeiter verfassen oder möchten Sie eines anfordern, das Sie bei Ihrer Bewerbung verwenden können? Mitarbeiter bitten häufig einen ehemaligen Vorgesetzten, ihnen ein Empfehlungsschreiben zu schreiben. Das Schreiben eines positiven Referenzschreibens kann den Unterschied zwischen einem Stellenangebot und einer Ablehnung ausmachen, daher ist es wichtig, es richtig zu machen.

Below is advice on how to write a reference letter, as well as an example of a reference letter for a former employee. For job applicants, the information will show you what to expect when an employer provides a written reference for you.

Wichtige Erkenntnisse

  • Only agree to write a reference letter if you can recommend the former employee without reservation.
  • Use a reference letter template to guide your writing but be sure to customize your message. 
  • Ask the person you’re recommending for details about the position, including the desired skills, qualifications, and work experience.

Was in einem Mitarbeiterreferenzschreiben enthalten sein sollte

Der Inhalt Ihres Referenzschreibens variiert je nach Bewerber und Stellenausschreibung, Sie sollten jedoch immer die folgenden Bestandteile enthalten:

Kontaktinformationen

Geben Sie Ihre Kontaktinformationen und den Namen des Empfängers oben in den Brief ein, um einen gedruckten oder hochgeladenen Brief zu erhalten. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen in Ihrer Signatur an, wenn Sie eine E-Mail senden.

Betreff (E-Mail-Referenz)

Geben Sie im Betreff einer E-Mail-Referenz den Namen der Person an, für die Sie eine Referenz schreiben.

Anrede

Wenn Sie ein persönliches Empfehlungsschreiben verfassen, fügen Sie eine Anrede bei (Sehr geehrter Dr. Jennings, Sehr geehrte Frau Canavan usw.). Wenn Sie ein allgemeines Empfehlungsschreiben verfassen, sagen Sie „An wen es geht“ oder beginnen Sie mit dem ersten Absatz des Schreibens.

Erster Absatz

Erklären Sie, woher Sie die Person kennen, die Sie empfehlen, wie lange Sie sie kennen und warum Sie qualifiziert sind, eine Referenz für sie bereitzustellen.

Zweiter Absatz

Erklären Sie, warum die von Ihnen empfohlene Person qualifiziert ist, was sie beitragen kann und warum Sie ein Referenzschreiben vorlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie konkrete Beispiele verwenden, um ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen zu verdeutlichen. 

Dritter Absatz

Fassen Sie kurz zusammen, warum Sie die Person empfehlen. Geben Sie an, dass Sie die Person „vorbehaltlos empfehlen“, „wärmstens empfehlen“ oder etwas Ähnliches.

Abschluss

Bieten Sie an, weitere Informationen bereitzustellen und Ihre Telefonnummer anzugeben.

Unterschrift

Beenden Sie Ihren Brief mit einem Abschluss, gefolgt von Ihrer Unterschrift.

Notiz

Geben Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse in die Absenderadresse eines gedruckten Briefes ein. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen in der Signatur an.

Bevor Sie eine Referenz schreiben

Überlegen Sie gut, ob Sie Ja sagen möchten.Stellen Sie sicher, dass Sie dem Schreiben des Briefes nur dann zustimmen, wenn Sie eine positive Empfehlung schreiben können. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies nicht möglich ist, teilen Sie dem Mitarbeiter mit, dass Ihnen das Schreiben der Empfehlung unangenehm ist. Es ist besser abzulehnen, als eine unterdurchschnittliche Befürwortung der Kandidatur der Person zu verfassen.So lehnen Sie eine Empfehlungsanfrage ab.

Sammeln Sie Informationen über den ehemaligen Mitarbeiter.Bitten Sie den ehemaligen Mitarbeiter um eine Kopie seines Lebenslaufs, damit Sie über die spezifische Berufserfahrung des Mitarbeiters sprechen können. Wenn es schon eine Weile her ist, seit Sie mit dem Mitarbeiter zusammengearbeitet haben, ist ein Lebenslauf eine gute Möglichkeit, Ihr Gedächtnis aufzufrischen. Schauen Sie sich auch sein LinkedIn-Profil an. Sie können die Person auch fragen, ob es Punkte gibt, die Sie in Ihrem Brief hervorheben möchten.

Tipps zum Schreiben eines Referenzschreibens

Konzentrieren Sie sich auf die Stellenbeschreibung.Bitten Sie den ehemaligen Mitarbeiter um eine Kopie der Stellenbeschreibung. Überprüfen Sie es und schreiben Sie dann darüber, inwieweit Ihr ehemaliger Mitarbeiter gut zu den Verantwortlichkeiten der Position passt. Oder, wenn Sie eine allgemeine Empfehlung verfassen, fragen Sie den Mitarbeiter nach Einzelheiten zur Art der Position und zur Branche. Wenn Sie wissen, dass sich der Kandidat beispielsweise für eine Stelle als medizinischer Assistent oder Verkäufer bewirbt, können Sie Ihr Anschreiben so anpassen, dass relevante Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechend erwähnt werden. 

Fügen Sie konkrete Beispiele hinzu.Geben Sie im Brief konkrete Beispiele dafür an, wie der Mitarbeiter verschiedene Fähigkeiten unter Beweis gestellt hat. Denken Sie an Beispiele aus der Zeit, als die Person für Sie gearbeitet hat. Wenn Sie ihren Erfolg anhand von Zahlen quantifizieren können, umso besser.

Bleiben Sie positiv.Geben Sie an, dass Sie diese Person für einen guten Kandidaten halten. Sie könnten so etwas sagen wie: „Empfehlen Sie diese Person vorbehaltlos“ oder Sie würden „diese Person wieder einstellen“, wenn Sie könnten. Betonen Sie dies besonders am Anfang und am Ende des Briefes. Dies wird dazu beitragen, dass sich der Kandidat von der Masse abhebt.

Geben Sie Ihre Kontaktinformationen weiter.Bieten Sie dem Arbeitgeber die Möglichkeit, Sie bei weiteren Fragen zu kontaktieren. Geben Sie am Ende des Briefes Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder beides an.

Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien.Fragen Sie Ihren ehemaligen Mitarbeiter, wie er den Brief einreichen soll. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen einhalten, insbesondere hinsichtlich des Orts und des Versandzeitpunkts sowie des Formats (z. B. PDF, physischer Brief usw.).

Sehen Sie sich Beispiele und Vorlagen an

Es ist eine gute Idee, Muster für Empfehlungsschreiben durchzulesen, bevor Sie Ihren Brief schreiben. Beispiele helfen Ihnen nicht nur beim Layout, sondern können Ihnen auch dabei helfen, zu erkennen, welche Art von Inhalten Sie in Ihr Dokument aufnehmen sollten.

Sie können sich auch die Vorlagen für Empfehlungsschreiben ansehen, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie Sie Ihre Empfehlung gestalten und was Sie einschließen sollten (z. B. Einleitungen und Hauptabsätze). Es gibt auch nützliche Richtlinien zum Formatieren von Empfehlungsschreiben, einschließlich Länge, Format, Schriftart und wie Sie Ihre Briefe organisieren.

Notiz

Obwohl Beispiele, Vorlagen und Richtlinien gute Ausgangspunkte sind, bleiben Sie stets flexibel. Passen Sie ein Beispielschreiben an den beruflichen Werdegang des Kandidaten und die Stelle an, auf die er sich bewirbt.

Beispiel für ein Referenzschreiben für einen Mitarbeiter

Sie können dieses Beispiel eines Referenzschreibens als Vorlage verwenden. Laden Sie die Vorlage herunter (kompatibel mit Google Docs und Word Online) oder lesen Sie die Textversion unten.

Laden Sie die Word-Vorlage herunter

Beispiel für ein Referenzschreiben für einen Mitarbeiter (Textversion)

Wen es angeht:

I would like to recommend Muriel McKensie as a candidate for a position with your organization. In her position as an administrative assistant, Muriel was employed in our office from 2016 to 2021.

Während ihrer Zeit in unserem Unternehmen hat sie entscheidende Fähigkeiten bewiesen, die sie zu einer hervorragenden Mitarbeiterin in Ihrem Unternehmen machen würden.

Muriel hat in ihrer Position hervorragende Arbeit geleistet und war während ihrer Amtszeit eine Bereicherung für unsere Organisation. Sie verfügt über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, ist äußerst organisiert, kann unabhängig arbeiten und mehrere Aufgaben effektiv verwalten, um sicherzustellen, dass sie zeitnah erledigt werden.

Aufgrund ihrer Effektivität übertrug ich ihr sogar zusätzliche Aufgaben, einschließlich der Entwicklung eines Schulungsprogramms für unsere Praktikanten. Muriel hat bei dieser Aufgabe, wie bei allen anderen Projekten, ihr Bestes gegeben.

Muriel war immer bereit, ihre Hilfe anzubieten und hatte ein ausgezeichnetes Verhältnis zu den vielen Interessengruppen, die unser Büro betreute, darunter Kunden, Arbeitgeber und andere Berufsverbände. Dies wäre für Ihr Unternehmen besonders wertvoll, da Sie nach Ihren Angaben einen Kandidaten suchen, der effektiv mit Menschen abteilungsübergreifend kommunizieren kann.

Sie wäre für jeden Arbeitgeber eine Bereicherung und ich empfehle sie von ganzem Herzen für jedes Unterfangen, das sie verfolgen möchte. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.

Aufrichtig,

Unterschrift(Brief in Papierform)

Carrie Jones
Büroleiter
ACME-Reisen
123 Business Road.
Business City, NY 54321
555-555-5555
[email protected]

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie beginnt man ein Referenzschreiben?

Wenn Sie ein Referenzschreiben in Papierform versenden, beginnen Sie Ihr Dokument mit Ihrer Adresse, dem Datum und der Adresse des Absenders. Fügen Sie dann eine professionelle Anrede wie „Sehr geehrte Frau Green“ oder „Sehr geehrte Personalchefin“ hinzu. 

Wie lang sollte ein Referenzschreiben sein?

Ein Referenzschreiben sollte mindestens mehrere Absätze lang sein. Planen Sie mindestens eine Seite für Ihren Brief ein und geben Sie unbedingt alle wichtigen Informationen an, die von der Person, die Sie empfehlen, angegeben wurden.