Geschäftsessen als Aufwand absetzen

Wenn Sie Ihre Kunden, Lieferanten oder potenziellen Mitarbeiter zum Essen und vielleicht auch zur Unterhaltung einladen, können Sie Ihr Geschäft gut ausbauen. Darüber hinaus sind Mahlzeiten und Bewirtung zu geschäftlichen Zwecken von der Gewerbesteuer absetzbar. Es gibt jedoch Grenzen für den Abzug. Bewirtungskosten sind beispielsweise nicht abzugsfähig, während einige Verpflegungskosten für Mitarbeiter steuerpflichtig sind.

Hier finden Sie alles, was Sie über die steuerliche Absetzbarkeit von Geschäftsessen als Aufwand wissen müssen.

Was sind Abzüge für Geschäftsessenausgaben?

Bei Geschäftsessen handelt es sich um abzugsfähige Betriebsausgaben, wobei für die meisten Mahlzeiten 50 % der Kosten abzugsfähig sind. Bewirtungskosten sind jedoch nicht als Gewerbesteueraufwand abzugsfähig.

Vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2022 gab es eine vorübergehende Ausnahme von der 50-Prozent-Abzugsgrenze für Speisen und Getränke. Während dieser Zeit konnte Ihr Unternehmen Geschäftsessen in Restaurants und Bars zu 100 Prozent absetzen. Die Einrichtung musste Lebensmittel oder Getränke zubereitet und an Einzelhandelskunden zum Essen vor Ort oder zum Mitnehmen verkauft haben, und der Geschäftsinhaber oder ein Mitarbeiter musste anwesend sein.

Dieser erhöhte Abzug konnte nicht für Lebensmittelgeschäfte und Convenience-Stores in Anspruch genommen werden. oder in vom Arbeitgeber betriebenen Gastronomiebetrieben.

Anspruch auf Abzüge von Verpflegungskosten

Ihr Unternehmen kann die Kosten für Geschäftsessen ab 2023 bzw. für Steuerjahre vor 2021 grundsätzlich zu 50 % absetzen, wenn:

• Der Geschäftsinhaber oder Mitarbeiter ist anwesend.
• Die Kosten für das Essen oder die Getränke sind nicht „verschwenderisch oder extravagant“.
• Das Essen findet mit einem Geschäftskontakt statt (z. B. einem Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten oder Berater).
• Die Mahlzeit hat einen „gewöhnlichen und notwendigen“ geschäftlichen Zweck.

Bewirtung ist nicht abzugsfähig, daher können Sie Essenskosten bei Unterhaltungsveranstaltungen nur dann abziehen, wenn die Kosten getrennt werden können, wie z. B. eine Catering-Mahlzeit, die bei einer Sportveranstaltung an eine Skybox geliefert und separat in Rechnung gestellt wird.

Mahlzeiten zu 100 % abzugsfähig

Bestimmte Essens- und Bewirtungskosten können vollständig abgesetzt werden. Bei folgenden Aktivitäten muss Ihr Abzug nicht auf 50 % begrenzt sein: 

• Eine Veranstaltung zu Förderung des guten Willens in der Gemeinschaft, etwa durch das Sponsoring einer Gemeinschaftsveranstaltung (gilt als Werbung oder Marketing)
• Eine Veranstaltung, bei der der Erlös an eine Wohltätigkeitsorganisation geht (stellen Sie sicher, dass die Wohltätigkeitsorganisation die Qualifikationen des Internal Revenue Service (IRS) erfüllt)
• Das Essen ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Geschäfts Funktion (z. B. wenn Sie Restaurantkritiker, Food-Blogger oder Sportreporter sind)

Verpflegungskosten, die Sie nicht abziehen können

Aus persönlichen Gründen können Sie die Kosten für Verpflegung auch auf Reisen nicht absetzen. Die meisten Ausgaben gelten jedoch als Geschäftsausgaben, wenn die Reise „in erster Linie“ geschäftlicher Natur ist. Nur die Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der von Ihnen getätigten Geschäftstätigkeit stehen, können abzugsfähig sein, wenn die Reise „überwiegend“ persönlicher Natur ist und Sie nur geringfügige Geschäftstätigkeiten ausüben.

Einige Geschäftsessen für Mitarbeiter abziehen

Ihr Unternehmen kann die Kosten für Mahlzeiten für Mitarbeiter auf Reisen und für Mahlzeiten mit Kunden oder Kunden zu 50 % absetzen, Sie können jedoch einen Abzug von 100 % für einige Mahlzeiten an Mitarbeiter vornehmen, darunter:

• Mahlzeiten mit Mehrwert, die Sie in den Lohn eines Mitarbeiters einrechnen
• Mahlzeiten im Rahmen gesellschaftlicher Veranstaltungen wie einer Weihnachtsfeier oder einem jährlichen Picknick
• Mahlzeiten für Mitarbeiter an Ihrem Standort, z. B. in der Kantine oder im Pausenraum Ihres Unternehmens

Mahlzeiten für Mitarbeiter als Nebenleistungen

Einige Mahlzeiten, die Sie Ihren Mitarbeitern geben, gelten als Zuwendungen und sind daher für die Mitarbeiter steuerpflichtig. Sie müssen diese Leistungen auf ihren W-2-Formularen angeben. Einige dieser Verpflegungszulagen müssen in den Löhnen wichtiger Mitarbeiter oder hochvergüteter Mitarbeiter (5 %-Anteilseigner oder Einzelpersonen, die mehr als 125.000 US-Dollar gezahlt haben) enthalten sein, es sei denn, die Zuwendungen stehen allen Mitarbeitern oder einer Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung, die die hochvergüteten Personen nicht begünstigt.

De-minimis-Regeln

Sie müssen die Kosten für Mahlzeiten für Mitarbeiter nicht einbeziehen, wenn diese Kosten gering sind oder in der Steuerterminologie „de minimis“ heißen. Dies wäre der Fall bei Kaffee und Donuts, die bei einer Besprechung oder einer gelegentlichen Mahlzeit für einen Mitarbeiter bereitgestellt werden, der Überstunden macht. Die De-minimis-Regel gilt auch für die Mitarbeiterverpflegung in Ihrer Betriebskantine, wenn der jährliche Umsatz der Einrichtung gleich oder größer als die Kosten ist.

Sonstige Mahlzeiten für Mitarbeiter

Den Mitarbeitern wird der Wert der Mahlzeiten, die Ihr Unternehmen an Ihrem Unternehmensstandort und zu Ihrem geschäftlichen Komfort bereitstellt, nicht besteuert. Beispielsweise sind die Essenskosten möglicherweise nicht steuerpflichtig, wenn Sie in Ihrer Kantine Mahlzeiten an Mitarbeiter verteilen, die für Notrufe erreichbar sein müssen.

So nehmen Sie Verpflegungskostenabzüge in Anspruch

Die Abzüge dieser Verpflegungskosten erfolgen in einem dreistufigen Prozess: 

1. Sie müssen dies überprüfen dass es sich bei diesen Ausgaben um legitime Geschäftsausgaben handelt. Einige dieser Ausgaben sind abzugsfähig, andere möglicherweise nicht.
2. Sie müssen über Unterlagen verfügen, die den Abzug belegen. Sie müssen diese Unterlagen nicht unbedingt Ihrer Gewerbesteuererklärung beifügen, benötigen sie aber im Falle einer Betriebsprüfung. 
3. Sie müssen feststellen, ob Sie den vollen Betrag als Abzug geltend machen können oder ob die Beträge der Steuer unterliegen 50 %-Regel.

Sie können die Essenskosten auf zwei Arten ermitteln:

• Verwendung der tatsächlichen Kosten für Mahlzeiten
• Verwendung eines Standard-IRS-Essensgeldes

Einzelunternehmer und Einzelgesellschafter-GmbHs weisen diese Ausgaben im Abschnitt „Ausgaben“ von Anhang C in Zeile 24b aus.

Partnerschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern melden sie im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1065, der Steuererklärung für Partnerschaften.

C-Unternehmen geben sie im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1120 ein.die Körperschaftsteuererklärung. S-Unternehmen weisen diese Ausgaben im Abschnitt „Abzüge“ des Formulars 1120S aus.

Sie können die Tagessätze zur Ermittlung der Reisekosten innerhalb der USA verwenden. Die General Services Administration (GSA) aktualisiert die Tagessätze jedes Jahr. Auf dieser US-GSA-Seite finden Sie die Tarife für jedes Jahr.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)