Was in einem Empfehlungsschreiben enthalten sein sollte

Wenn Sie gebeten wurden, ein Empfehlungsschreiben für eine Anstellung oder ein akademisches Programm zu verfassen, wissen Sie möglicherweise nicht, welche Informationen Sie aufnehmen und welche weglassen sollen.

Empfehlungsschreiben sind wichtig. Eine Umfrage der National Association for College Admission Counseling ergab, dass Briefe von Lehrern im Zulassungsprozess für Hochschulen eine größere Rolle spielten als Klassenränge oder Hochschulinterviews.

Bei einer Jobsuche kann ein Empfehlungsschreiben mehr Informationen liefern – und einen positiveren Eindruck hinterlassen – als nur die Bereitstellung einer Referenzliste, die ein potenzieller Arbeitgeber anrufen kann.

Es gibt jedoch einen richtigen und einen falschen Weg, diese Briefe zu schreiben. Um Ihrem Kollegen, direkt unterstellten Mitarbeiter oder Studenten dabei zu helfen, seine Ziele zu erreichen, müssen Sie ein Dokument erstellen, das sowohl eine Empfehlung als auch eine Empfehlung darstellt. Hier erfahren Sie, wie es geht.

Was in einem Empfehlungsschreiben enthalten sein sollte

Kontext.Ein Empfehlungsschreiben sollte Informationen darüber enthalten, wer Sie sind, welche Verbindung Sie zu der Person haben, die Sie empfehlen, warum sie qualifiziert ist und über welche spezifischen Fähigkeiten sie verfügt.

Besonderheiten.Wann immer möglich, ist es hilfreich, konkrete Anekdoten und Beispiele bereitzustellen, die Ihre Unterstützung veranschaulichen. Anstatt beispielsweise einfach zu behaupten, dass ein Kandidat ein guter Autor ist, erwähnen Sie, dass er einen preisgekrönten Aufsatz geschrieben hat. Wenn jemand für seine Leistungen Auszeichnungen oder besondere Anerkennung erhalten hat, erwähnen Sie dies.

Forschung.Stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Übereinstimmung zwischen den Anforderungen der Position und den Fähigkeiten des Kandidaten kommunizieren. Ihr Ziel ist es, eine starke Empfehlung zu verfassen, die der Person, die Sie empfehlen, dabei hilft, eingestellt oder angenommen zu werden. Wenn Sie einen spezifischen Brief verfassen, in dem Sie einen Kandidaten auf eine bestimmte offene Stelle empfehlen, sollte das Empfehlungsschreiben Informationen darüber enthalten, inwieweit die Fähigkeiten des Kandidaten mit der Stelle übereinstimmen, auf die er sich bewirbt.

Der Brief sollte Ihre Kontaktinformationen für die Nachverfolgung enthalten. Seien Sie abschließend darauf vorbereitet, Fragen zu Ihrer Unterstützung des Kandidaten zu beantworten.

Format des Empfehlungsschreibens

Diese Vorlage für ein Empfehlungsschreiben zeigt das Format eines typischen Empfehlungsschreibens und enthält Einzelheiten dazu, was in den einzelnen Absätzen Ihres Schreibens enthalten sein soll.

Name und Adresse des Autors
Ihr Name
Berufsbezeichnung
Unternehmen
Straßenadresse
Stadt, Postleitzahl des Bundesstaates
Datum

Anrede
Wenn Sie ein persönliches Empfehlungsschreiben verfassen, fügen Sie eine Anrede bei (Sehr geehrter Herr Dr. Williams, Sehr geehrte Frau Miller usw.). Wenn Sie einen allgemeinen Brief schreiben, sagen Sie „An wen es geht“ oder verzichten Sie einfach auf eine Anrede.

Absatz 1: Einleitung
Der erste Absatz des Empfehlungsschreibens erläutert den Zweck des Schreibens sowie Ihre Verbindung zu der Person, die Sie empfehlen, einschließlich der Art und Weise, wie Sie sie kennen und wie lange.

Absatz 2: Einzelheiten
Der zweite Absatz des Empfehlungsschreibens enthält spezifische Informationen über die Person, über die Sie schreiben, einschließlich der Gründe dafür, warum sie qualifiziert ist und was sie dazu beitragen kann. Verwenden Sie bei Bedarf mehr als einen Absatz, um Einzelheiten anzugeben. Fügen Sie nach Möglichkeit konkrete Beispiele hinzu, die die Qualifikationen der Person belegen.

Absatz 3: Zusammenfassung
Dieser Abschnitt des Empfehlungsschreibens enthält eine kurze Zusammenfassung, warum Sie die Person empfehlen. Geben Sie an, dass Sie die Person „wärmstens empfehlen“ oder dass Sie sie „vorbehaltlos weiterempfehlen“ oder etwas Ähnliches.

Absatz 4: Schlussfolgerung
Der abschließende Absatz des Empfehlungsschreibens enthält ein Angebot zur Bereitstellung weiterer Informationen. Sie können in diesem Absatz eine Telefonnummer angeben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Abschnitt mit der Absenderadresse oder die Unterschrift des Briefes einzufügen.

Briefabschluss
Beenden Sie Ihren Brief mit einem formellen Schlussbrief und Ihrem Namen und Titel. Wenn Sie eine gedruckte Kopie des Briefes verschicken, fügen Sie Ihre Unterschrift unter Ihren getippten Namen ein:

Aufrichtig,

Unterschrift(für gedruckten Brief)

Name des Autors
Berufsbezeichnung

Sehen Sie sich ein Muster-Empfehlungsschreiben an

Hier ist ein Beispiel für ein Empfehlungsschreiben, das ein Trainer für einen studentischen Sportler verfasst hat.

Was in eine E-Mail-Empfehlungsnachricht aufzunehmen ist

Wenn Sie Ihr Empfehlungsschreiben per E-Mail versenden, können Sie den Abschnitt „Adresse des Verfassers“ streichen und Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihren Titel, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer in den Signaturabschnitt Ihrer Nachricht einfügen:

Der Betreff Ihrer Nachricht sollte den Namen des Kandidaten enthalten:

Was Sie nicht in ein Empfehlungsschreiben aufnehmen sollten

Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, jemanden zu empfehlen – sei es für einen Job, ein Graduiertenstudium oder für etwas anderes – teilen Sie der Person, die die Empfehlung anfordert, am besten mit, dass Sie sie nicht schreiben können, anstatt einen negativen Brief zu schreiben. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, jemanden zu finden, der vorbehaltlos eine positive Empfehlung verfassen kann.

Denken Sie daran, dass Ihr eigener Ruf eine Rolle spielt, wenn Sie ein Empfehlungsschreiben schreiben. Sie möchten in einem Brief nicht jemanden unterstützen, von dem Sie glauben, dass er keine guten Leistungen erbringen wird, da dies ein negatives Licht auf Ihr eigenes Urteilsvermögen werfen könnte.

Auch im Brief wollen Sie nicht lügen: Übertreiben Sie Ihre Leistungen nicht. Übertriebenes Lob kann die Wirkung Ihrer Empfehlung schmälern. Beachten Sie jedoch, dass jede Kritik sehr auffällig sein wird, da die meisten Empfehlungsschreiben sehr positiv sind.