7 Regeln, die Sie zum Abzug von Geschäftsreisekosten kennen sollten

Das IRS hat eine spezielle Definition für Geschäftsreisen, wenn es darum geht, festzustellen, ob diese Ausgaben steuerlich absetzbar sind. Die Agentur gibt an, dass Geschäftsreisen Reisen sind, die Sie von Ihrem steuerlichen Zuhause wegführen und „erheblich länger dauern als ein gewöhnlicher Arbeitstag“. Sie erfordern, dass Sie schlafen oder sich ausruhen, während Sie nicht zu Hause sind, und dass Sie dies auch tun. Die Reise muss „vorübergehend“ sein. Das bedeutet, dass sie nicht ein Jahr oder länger dauern darf.

Was ist Ihr „Steuerheim“?

Ihr Steuerheim ist ein vom IRS festgelegtes Konzept, das dabei hilft, festzustellen, ob eine Reise steuerlich absetzbar ist. Es wird vom IRS als die gesamte Stadt oder das gesamte Gebiet definiert, in dem sich Ihr regulärer Geschäftssitz befindet. Es ist nicht unbedingt die Gegend, in der Sie leben. 

Anhand Ihres steuerlichen Wohnsitzes können Sie feststellen, ob Ihre Geschäftsreisekosten abzugsfähig sind, nachdem Sie festgestellt haben, wo diese anfallen. Sie können Ihre Ausgaben während der Reise wahrscheinlich als geschäftliche Abzüge anrechnen, wenn Sie Ihr steuerliches Zuhause über Nacht verlassen müssen oder wenn Sie während Ihrer Abwesenheit aus anderen Gründen Zeit zum Ausruhen und Schlafen benötigen.

Gebühren auf Ihrer Hotelrechnung

Die Kosten für Ihr Zimmer und die damit verbundenen Steuern sind abzugsfähig, ebenso wie die Wäschekosten und die Gebühren für Telefongespräche oder die Nutzung eines Faxgeräts. Trinkgelder sind ebenfalls abzugsfähig. Aber zusätzliche persönliche Ausgaben, wie z. B. Fitnessstudiogebühren oder Gebühren für Filme oder Spiele, sind nicht abzugsfähig.

Die 50 %-Regel für Mahlzeiten

Sie können die Kosten für Mahlzeiten während der Reise absetzen, Bewirtungskosten sind jedoch nicht mehr abzugsfähig und Sie können keine „aufwendigen oder extravaganten“ Mahlzeiten abziehen. 

Verpflegungskosten sind zu 50 % abzugsfähig. Die 50 %-Grenze gilt auch für Steuern und Trinkgelder. Für den Essenskostenabzug können Sie entweder Ihre tatsächlichen Kosten oder einen Standardverpflegungszuschuss verwenden, sofern dieser die 50 %-Grenze nicht überschreitet.

Die Kosten für die Mitnahme eines Ehepartners, Freundes oder Mitarbeiters

Die Kosten für die Mitnahme eines Ehepartners, eines Kindes oder einer anderen Person auf einer Geschäftsreise gelten als persönliche Ausgabe und sind nicht abzugsfähig. Möglicherweise können Sie jedoch die Reisekosten für die Einzelperson absetzen, wenn:

• Die Person ist ein Angestellter
• Sie haben einen echten geschäftlichen Grund, mit Ihnen zu reisen
• Andernfalls könnten sie Reisekosten absetzen

Verwendung von Tagessätzen zur Berechnung der Reisekosten der Mitarbeiter 

Der Begriff „Tagessatz“ bedeutet „pro Tag“. Tagessätze sind Beträge, die für die täglichen Mahlzeiten und sonstige Ausgaben während der Reise als angemessen erachtet werden. 

Für Reisen in die USA und ins Ausland gelten Tagessätze, die je nach Region unterschiedlich sind. Sie sind in größeren US-Städten höher als in Teilen des Landes außerhalb größerer Ballungsräume. Unternehmen können ihre eigenen Tagessätze festlegen, die meisten Unternehmen verwenden jedoch die von der US-Regierung festgelegten Sätze.

Tageserstattungen sind nicht steuerpflichtig, es sei denn, sie liegen über dem von der General Service Administration festgelegten Höchstsatz. Der Selbstbehalt ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig.

Wenn Sie während einer Auslandsreise nicht Ihre gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen, können Sie nur den geschäftlichen Teil der An- und Abreise zum Zielort abziehen. Sie müssen die Kosten zwischen geschäftlichen und privaten Aktivitäten aufteilen.

Kombinierte Geschäfts-/Privatreisen

Ihre Reise muss ausschließlich geschäftlicher Natur sein, damit Sie die Reisekosten abziehen können, wenn Sie in den USA bleiben, aber etwas „nebenläufige“ persönliche Zeit ist in Ordnung. Es würde dem Hauptzweck Ihrer Reise zuwiderlaufen, wenn Sie geschäftlich nach Dallas reisen und während Ihres Aufenthalts einen Abend mit der Familie in der Gegend verbringen. 

Der Versuch, eine private Reise in eine Geschäftsreise umzuwandeln, wird jedoch nicht funktionieren, es sei denn, die Reise dient im Wesentlichen geschäftlichen Zwecken. Das IRS weist darauf hin, dass „die Planung zufälliger Geschäftsaktivitäten während einer Reise, wie das Ansehen von Videobändern oder der Besuch von Vorträgen zu allgemeinen Themen, nicht dazu führt, dass aus einem echten Urlaub eine Geschäftsreise wird.“

Internationale Geschäftsreisen

Die Regeln gelten anders, wenn Sie Ihre Reise teilweise oder vollständig außerhalb der USA verbringen. Ihre internationale Reise kann als geschäftliche Reise angesehen werden, wenn Sie sich länger als eine Woche außerhalb der USA aufgehalten haben und weniger als 25 % der Zeit für persönliche Aktivitäten aufgewendet wurden. 

Sie können die Kosten Ihrer gesamten Reise abziehen, wenn diese Sie außerhalb der USA führt und Sie die gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen, Sie müssen jedoch „weitgehende Kontrolle“ über die Reiseroute haben. Ein mit Ihnen reisender Mitarbeiter hätte keine Kontrolle über die Reise, Sie jedoch wie der Geschäftsinhaber.

Sie können den geschäftlichen Teil der An- und Abreise nur dann abziehen, wenn Sie während einer Auslandsreise nicht Ihre gesamte Zeit mit geschäftlichen Aktivitäten verbringen. Sie müssen die Kosten zwischen Ihren geschäftlichen und privaten Aktivitäten aufteilen.

Die Kosten einer Kreuzfahrt (innerhalb der Grenzen) 

Die Kosten einer Kreuzfahrt können bis zu der vom IRS festgelegten Grenze abzugsfähig sein, die ab 2022 bei 2.000 US-Dollar pro Jahr liegt. Sie müssen nachweisen können, dass die Kreuzfahrt in direktem Zusammenhang mit einer geschäftlichen Veranstaltung stand, beispielsweise einem Geschäftstreffen oder einer Vorstandssitzung.

Das IRS stellt spezifische zusätzliche strenge Anforderungen für den Abzug von Kreuzfahrtreisen als Geschäftsausgaben.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Das Fazit

Diese Steuerabzugsregelungen sind kompliziert und es gibt viele Einschränkungen und Ausnahmen. Konsultieren Sie Ihre Steuer- und Rechtsexperten, bevor Sie Maßnahmen ergreifen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten.