6 Gründe, ein Bankschließfach für den Zahlungseinzug in Betracht zu ziehen

ByDr. J. K. Hartmann

Ein Schließfachdienst einer Bank gewährt Ihnen Zugang zu einem oder mehreren Schließfächern. Hierbei handelt es sich um Postfächer, die die Bank an verschiedenen Standorten im ganzen Land einrichten kann, damit Ihr Unternehmen Schecks oder Zahlungen von Kunden entgegennehmen kann.

Schließfachsysteme helfen Unternehmen dabei, Zahlungen effizienter einzusammeln. Anstatt eingehende Zahlungen selbst abzuwickeln (und darauf zu warten, dass diese Zahlungen per Post eingehen), werden Zahlungen an ein Schließfach weitergeleitet, und die Bank kann diese Zahlungen einziehen, Informationen über die Transaktion für Ihre Aufzeichnungszwecke erfassen und das Geld sogar auf Ihr Geschäftskonto überweisen.Wenn Sie herausfinden, was Bankschließfachsysteme bieten, können Sie feststellen, ob es sich um eine lohnende Ergänzung zu Ihrem Debitorenbuchhaltungssystem handelt.

Mehrere Arten von Bankschließfächern

Sie haben die Wahl zwischen drei Arten von Schließfachdiensten:

  • Einzelhandel:Diese Bankschließfachoption ist Wird von Organisationen verwendet, die große Mengen relativ kleiner Zahlungen erhalten.Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das Kunden im ganzen Land hat (z. B. eine Telefongesellschaft), in mehreren Bereichen Schließfächer einrichten, um zu verhindern, dass Zahlungen mehrere Tage auf dem Postweg verbleiben. Diese Zahlungen werden oft abgebildet und die Daten werden mit einem standardmäßigen computerlesbaren Zahlungscoupon erfasst. In vielen Fällen landen „Online“-Rechnungszahlungen von Ihrem Privatkundenkonto in diesen Schließfächern.
  • Großhandel:Wird für größere, weniger häufige Zahlungen verwendet, beispielsweise zwischen Geschäftspartnern (z. B. Lieferanten). Da diese Zahlungen sehr hoch sein können, kann es sich lohnen, das Geld schneller auf der Bank zu haben. Allerdings handelt es sich bei diesen Forderungen in der Regel nicht um einfache Schecks mit einheitlichem Zahlungsschein; Es erfordert mehr Arbeitsaufwand und Fachwissen, um Daten mithilfe spezieller Technologien wie optischer Zeichenerkennung (OCR) und Seitenscantechnologie zu verarbeiten.
  • Andere:Hierbei handelt es sich um eine individuelle Bankschließfachlösung, die Sie für jeden Zweck bei bestimmten Banken einrichten lassen können. Wenn Forderungen, die über die oben genannten hinausgehen, per Post versandt werden müssen, die Bank kann oft eine kreative, maßgeschneiderte Lösung entwerfen.

Schnelle Zahlung

Wenn Kunden oder Partner Ihrem Unternehmen Geld senden, müssen Sie dieses Geld normalerweise einzahlen. Das bedeutet, dass Sie warten müssen, bis die Zahlung eintrifft, jemanden mit dem Scheck zur Bank schicken (oder die Zahlung von einem Mitarbeiter in eine elektronische Zahlung umwandeln lassen) und darauf warten, dass der Betrag auf Ihrem Konto eingeht.

Wenn Sie ein hohes Forderungsvolumen haben, sind für die Abwicklung dieser Zahlungen erhebliche Ressourcen erforderlich. Darüber hinaus müssen Sie mindestens ein bis drei Tage warten, bis Sie Ihre Zahlung erhalten, wenn Sie darauf warten, dass Papierschecks das Postsystem durchlaufen und ihren Weg durch das Land finden.

Mit einem Bankschließfachsystem werden Sie schneller bezahlt. Du kannst haben In ausgewählten geografischen Gebieten eingerichtete Postfächer, die die Postzeit für Kunden minimieren und die Gesamtbearbeitungszeit für Sammlungen häufig um einige Stunden bis einige Tage verkürzen.

Mehrere Lieferungen pro Tag

Bei Ihrem örtlichen Postdienst erhalten Sie möglicherweise nur eine Zustellung pro Tag. Dies führt zu einer zusätzlichen „Float“-Zeit, die darauf hinweist, wie lange Schecks im Postsystem verbleiben.Besonders wenn die Dollarbeträge groß sind, kann es kostspielig sein, nur einen zusätzlichen Werktag zu warten.

Je nachdem, für welches Schließfachsystem Sie sich entscheiden, kann es sein, dass die Post in Postzentren mit hohem Aufkommen mehrmals zugestellt wird, was Ihnen auch dabei hilft, die Post schneller einzusammeln.

Outsourcing von Forderungen

Ohne Schließfach müssen einer oder mehrere Ihrer eigenen Mitarbeiter Post öffnen und Transaktionsinformationen erfassen, was sie von umsatzgenerierenden Aktivitäten abhalten kann.

Im Gegensatz dazu öffnet ein Mitarbeiter des Schließfachdienstes Ihrer Bank die Post, gibt alle Informationen aus Zahlungen ein und bietet manchmal zusätzliche Dienste an. Das Versprechen der Anbieter besteht darin, dass Sie Ihre Ressourcen für Ihr Kerngeschäft einsetzen können, während Sie ihnen die Zahlungsabwicklung überlassen. 

Notiz

Da Sie an diesen Standorten keine Mitarbeiter haben – die Bank hat solche –, müssen Sie bereit sein, eine monatliche Gebühr für das Postfach zu zahlenUndeine Transaktionsgebühr pro Zahlung für jemanden, der diese Zahlungen für Sie abwickelt.

Zusätzliche Tools

Einige Schließfachsysteme bieten zusätzliche Funktionen, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Beispielsweise könnte Ihre Bank die Kontonummern von Kundenschecks aufzeichnen, um zu ermitteln, wie eine Zahlung gutgeschrieben werden kann, wenn Ihr Kunde vergisst, einen Zahlungscoupon beizufügen (oder der Kunde seine Kontonummer nicht angibt). Für seltsame Dinge oder Fehler richtet die Bank möglicherweise ein Online-Portal ein, in dem Sie diese Probleme einsehen und beheben können.

Elektronische Optionen

Viele Banken wandeln Scheckzahlungen für Sie in elektronische Zahlungen um (sofern zulässig).Andere bieten elektronische Schließfächer an, bei denen Scheckzahlungen zusammengefasst und dann als ACH-Einzahlung direkt auf das Geschäftsbankkonto gesendet werden. Mit dieser Option kann Ihr Unternehmen möglicherweise zwei bis drei Tage schneller bezahlt werden als mit Papierschecks.

Neue Alternativen zu den von Banken angebotenen Schließfächern kommen von Fintech-Startups wie LiquidX, Tiplalti und C2FO. Dies sind nur einige Unternehmen, die an der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Pufferzeit, Zeitverzögerung, Papierlast und Fehlern bei B2B-Zahlungen arbeiten.