Sie haben wahrscheinlich schon einmal den Ausdruck „Müll rein, Müll raus“ gehört. Ursprünglich galt es für Computerhardware und -software, funktioniert aber auch für die finanzielle Seite Ihres Unternehmens. Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie ein Finanzsystem schaffen, das den Müll beseitigt.
Ihr System sollte Ihnen genaue und nützliche Informationen liefern, damit Sie sehen können, wie es Ihnen geht und Sie wissen, wann Sie handeln müssen. Diese fünf einfachen Schritte helfen Ihnen dabei, ein einfaches System zur Führung von Finanzunterlagen zu erstellen: Erfassen, Prüfen, Aufzeichnen, Überprüfen und Handeln.
Inhaltsverzeichnis
Erfassen Sie die Informationen
Wenn es nicht da ist, existiert es nicht. Gewöhnen Sie sich an, alles zu erfassen, wenn Sie Ihr Unternehmen gründen. Nach einer Weile wird es automatisch.
„Erfassen“ ist der schwierigste Schritt und der wichtigste Teil des Prozesses. Behalten Sie den Überblick über jeden Betrag, den Sie für Ihr Unternehmen ausgeben, und jeden Betrag, den Sie als Umsatz erzielen. Achten Sie darauf, persönliche und geschäftliche Ausgaben getrennt zu halten, auch wenn Sie Ihrem Unternehmen immer etwas zurückzahlen, wenn Sie persönliche Ausgaben von diesem Konto begleichen.
Machen Sie sich an dieser Stelle keine Sorgen, dass Sie mit den Informationen irgendetwas anfangen könnten. Gewöhnen Sie sich einfach an, es zu sammeln. Stellen Sie sicher, dass alles, was Sie erfassen, eine Beschreibung des Artikels, die Menge und das Datum enthält
Überprüfen Sie, ob die Informationen vollständig und korrekt sind
Verbringen Sie etwa alle zwei Wochen eine Stunde damit, alles, was Sie erfasst haben, durchzugehen und sicherzustellen, dass alle Informationen für die Aufzeichnung bereit sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Details zu den Ausgaben angegeben haben, damit Sie diese genau erfassen können. Eine Notiz für „Papier, 3,55 $, 7/12“ reicht möglicherweise nicht aus. Wofür war das Papier? War das eine Zeitung, die Sie für das Büro gekauft haben, oder haben Sie einen Stapel Papier für den Computer gekauft?
Notiz
Vereinbaren Sie einen bestimmten Zeitpunkt für einen „Alles überprüfen“-Termin mit sich selbst am Ende der zweiten Woche – zum Beispiel jeden zweiten Freitag. Warten Sie nicht zu lange, sonst wird es schwieriger, sich Informationen zu merken.
Notieren Sie die Informationen, um sie zu speichern
Bei der Aufzeichnung geht es darum, Ihre Finanzinformationen in eine nutzbare Form zu bringen. Übergeben Sie alles, was Sie überprüft haben, an Ihren Buchhalter, um es aufzuzeichnen, oder notieren Sie es selbst. Tun Sie dies monatlich.
Geben Sie die Informationen in eine Tabellenkalkulation oder eine Buchhaltungssoftware ein. Vielleicht finden Sie, dass Online-Software für Sie am besten geeignet ist – Sie und Ihr Buchhalter können die Informationen sowohl sehen als auch besprechen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie jeden Monat alles aufzeichnen, damit Sie es überprüfen können.
Konsolidieren und überprüfen Sie die Informationen
Nachdem Ihre Finanzinformationen jeden Monat erfasst wurden, drucken Sie vier Berichte aus: eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), einen Bericht über die Fälligkeit der Forderungen und einen Bericht über die Verbindlichkeiten.
Fügen Sie jedem Bericht einen Vergleich mit denselben Berichtsinformationen vom letzten Monat bei. Achten Sie besonders auf spezifische Informationen in diesen Berichten.
Notiz
Die wichtigsten Finanzberichte sind Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und Ihre Cashflow-Analyse.
Handeln Sie basierend auf Ihrem Wissen
„Handeln“ könnte bedeuten, nichts zu tun, wenn alles in Ordnung aussieht. Aber manchmal kann es auch bedeuten, etwas zu ändern.
Schaffen Sie Triggerpunkte, an denen die Informationen Sie zum Handeln zwingen. Wenn Sie in Ihrer Bilanz sehen, dass die Verbindlichkeiten drei Monate lang jeden Monat steigen, bedeutet dies wahrscheinlich, dass auch Vermögenswerte oder Ausgaben steigen. Reduzieren Sie Ihre Ausgaben.
Wenn Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung feststellen, dass eine bestimmte Ausgabe im Verhältnis zum Umsatz steigt, fragen Sie sich, warum. Möglicherweise möchten Sie die Ausgaben für andere Ausgaben kürzen, um Ihr Gewinnniveau aufrechtzuerhalten, wenn die Steigerung erforderlich ist.
Gehen Sie mit Nachdruck gegen säumige Zahler vor, die in Ihrem Bericht über die Fälligkeit Ihrer Forderungen auftauchen. Je länger Sie eine Schuld unbezahlt lassen, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Sie das Geld jemals erhalten. Richten Sie ein Inkassosystem ein, um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Lassen Sie nicht zu, dass langsame Zahler davon ausgehen, dass Sie Ihr Geld nicht wollen, weil sie schon länger nichts von Ihnen gehört haben.
Bezahlen Sie Ihre Verbindlichkeiten (Ihre Rechnungen) so schnell wie möglich. Durch frühzeitige Zahlung können Sie oft Rabatte erhalten. Wenn Sie nicht alle Ihre Rechnungen bezahlen können, zahlen Sie diejenigen, die Ihnen Strafen nach sich ziehen oder die sich auf Ihre Kreditwürdigkeit auswirken, wenn Sie nicht umgehend reagieren.
Auch wenn jemand anderes für die Begleichung von Rechnungen verantwortlich ist, sind Sie letztendlich dafür verantwortlich, dass Ihre Geschäftsschulden beglichen werden.
Die Bonität Ihres Unternehmens
Wenn Sie Ihr Unternehmen von Ihrem persönlichen Finanzleben trennen möchten, müssen Sie auf eine Bonitätsprüfung Ihres Unternehmens hinarbeiten. Dun & Bradstreet (D&B), Equifax und Experian sind die wichtigsten Kreditauskunfteien für Unternehmen.
Führen von Aufzeichnungen für Steuerzwecke
Ein weiterer wichtiger Grund, hervorragende Geschäftsunterlagen zu führen: Steuerzeit. Gut organisierte Aufzeichnungen erleichtern Ihre Steuervorbereitungen und helfen beim Nachweis von Ausgaben, wenn Sie vom IRS, Ihrem Bundesstaat oder anderen Steuerbehörden geprüft werden. Das IRS stellt spezifische Anforderungen an die Aufbewahrungsdauer von Geschäftsunterlagen für Steuerzwecke.
Das Fazit
Auch wenn Sie mit Finanzsystemen nicht vertraut sind, sollten Sie in der Lage sein, dieses System in Gang zu setzen und es mit minimalem Aufwand am Laufen zu halten. Der schwierigste Teil ist das Sammeln der Informationen. Nachdem Sie die „Sammelgewohnheit“ entwickelt haben, werden Sie feststellen, dass der Rest von selbst kommt.
Denken Sie an CCRRA:ErfassenFinanzinformationen für Ihr Unternehmen,überprüfenes alle zwei Wochen,aufzeichnenUndRezensiondie Informationen also monatlichAktsoweit erforderlich, damit Ihre finanzielle Situation reibungslos verläuft.
Sie minimieren den „Müll“ und die damit verbundenen Probleme und maximieren Ihre finanzielle Situation, wenn Sie diesem einfachen Fünf-Schritte-System folgen. Ein gut organisiertes Finanzsystem sollte Ihr Unternehmen über viele Jahre hinweg rentabel halten.
Willkommen auf meiner Seite!Ich bin Dr. J. K. Hartmann, Facharzt für Schmerztherapie und ganzheitliche Gesundheit. Mit langjähriger Erfahrung in der Begleitung von Menschen mit chronischen Schmerzen, Verletzungen und gesundheitlichen Herausforderungen ist es mein Ziel, fundiertes medizinisches Wissen mit natürlichen Methoden zu verbinden.
Inspiriert von den Prinzipien von HealthOkay teile ich regelmäßig hilfreiche Informationen, alltagsnahe Tipps und evidenzbasierte Ansätze zur Verbesserung Ihrer Lebensqualität.
Gesundheit beginnt mit Wissen – danke, dass Sie hier sind!