1099 Strafen für verspätete Einreichung: Was Sie wissen sollten

Kleine Unternehmen müssen möglicherweise mehrere Arten von 1099-Formularen einreichen, um Zahlungen an Unternehmen und Privatpersonen während des Steuerjahres zu melden. Die beiden gebräuchlichsten sind Formular 1099-NEC (zur Meldung von Zahlungen an Nicht-Mitarbeiter) und Formular 1099-MISC (zur Meldung verschiedener Zahlungsarten, einschließlich Lizenzgebühren und Mieten).

Wir besprechen, wann diese beiden Arten von 1099-Formularen einzureichen sind und welche Strafen bei verspäteter Einreichung drohen.

Wer erhält ein Formular 1099?

Wenn Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres Zahlungen an Einzelpersonen und Unternehmen leistet, die keine Mitarbeiter sind, müssen Sie möglicherweise ein Formular 1099 einreichen, um diese Zahlungen zu melden.

Ab dem Steuerjahr 2020 trennt der IRS die Meldung von Einkünften außerhalb von Arbeitnehmern aus dem Formular 1099-MISC in das zuvor verwendete Formular 1099-NEC. Außerdem wurde der Name des Formulars 1099-MISC von „Miscellaneous Income“ in „Miscellaneous Information“ geändert.

1099-NEC

Verwenden Sie das Formular 1099-NEC, um Zahlungen an Nichtangestellte für Dienstleistungen zu melden, die im Steuerjahr 2020 oder später für Ihr Kleinunternehmen erbracht wurden. Sie müssen diese Zahlungen melden und eine Kopie des Formulars an die Zahlungsempfänger senden, wenn Sie ihnen für das Jahr mindestens 600 US-Dollar gezahlt haben.

1099-VERSCHIEDENES

Verwenden Sie das Formular 1099-MISC, um verschiedene Zahlungsarten zu melden. Zu den gängigen Zahlungsarten kleiner Unternehmen gehören:

• Lizenzgebühren
• Mieten
• Preise und Auszeichnungen
• Zahlungen für medizinische Versorgung und Gesundheitsfürsorge

Ausnahme für den Sicherungseinbehalt

Für beide Formulare 1099-MISC und 1099-NEC müssen Sie alle Bundeseinkommenssteuern melden, die Sie den Zahlungsempfängern im Rahmen der Quellensteuerabzugsregeln einbehalten haben. Das IRS verlangt, dass Zahler diese Steuer unter verschiedenen Umständen einbehalten.

Sie müssen für alle Zahlungsbeträge eine Sicherungseinbehaltung melden. Wenn Sie beispielsweise Steuern in Höhe von insgesamt 500 US-Dollar für das Jahr von einem Zahlungsempfänger einbehalten haben, dessen Einkommen auf Formular 1099-NEC angegeben ist, müssen Sie die Zahlung melden, auch wenn sie unter dem üblichen Mindestbetrag von 600 US-Dollar liegt.

Ausnahme für Zahlungen an Rechtsanwälte

Einen Sonderfall stellen Zahlungen an Rechtsanwälte dar. Wenn es sich bei der Zahlung um Gebühren für Anwaltsleistungen handelt, verwenden Sie das Formular 1099-NEC. Geben Sie auf Formular 1099-MISC Bruttoerlöse an, z. B. Treuhand- oder Anspruchserlöse (jedoch nicht für Anwaltsleistungen). Diese Zahlungen sind meldepflichtig, wenn Sie im Laufe des Jahres mindestens 600 US-Dollar gezahlt haben.

1099 Anmeldefristen

Für jedes dieser Formulare gibt es zwei Fristen: eine für die Übergabe des Formulars an den Zahlungsempfänger und eine für die Einreichung des Formulars beim IRS. Diese Fälligkeitstermine gelten für das auf das Steuerjahr folgende Jahr. Die 1099 Fälligkeitstermine für das Steuerjahr 2021 liegen beispielsweise im Januar und Februar 2022.

Hier sind einige spezifische Fristen, die Sie beachten sollten:

1099 Strafen für verspätete Einreichung und Meldung

Für diese Formulare und andere Arten der Informationsrückgabe gelten Strafen für die Formulare 1099-MISC und 1099-NEC. Für das Versäumnis, diese Berichte beim IRS einzureichen und die Berichte nicht an die Zahlungsempfänger weiterzuleiten, werden Strafen verhängt.

Im Allgemeinen hängen die Strafen davon ab, ob und wann Sie eine Klage einreichen, und sie erhöhen sich, je später Sie eine Klage einreichen. Für kleine Unternehmen sind die Strafen niedriger, insbesondere für solche mit durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen von 5 Millionen US-Dollar oder weniger in den letzten drei Steuerjahren.

Keine Einreichung beim IRS

Es fallen Strafen an, wenn Sie:

• Reichen Sie Ihre Unterlagen nicht rechtzeitig ein
• Geben Sie nicht alle erforderlichen Informationen an
• Geben Sie nicht die Steueridentifikationsnummer des Zahlungsempfängers an
• Reichen Sie keine maschinenlesbaren Formulare ein, sofern diese verfügbar sind
• Reichen Sie Ihre Unterlagen auf Papier ein, obwohl Sie zur elektronischen Einreichung verpflichtet waren
• Geben Sie falsche Informationen an, z. B. die Steueridentifikationsnummer eines Zahlungsempfängers

Bei der Steueridentifikationsnummer handelt es sich um die Sozialversicherungsnummer des Zahlungsempfängers, die Arbeitgeber-ID-Nummer oder eine andere für Steuerzwecke zulässige Identifikation. Die Angabe der korrekten ID-Nummer ist wichtig, da der IRS so Ihr Formular mit dem in der Steuererklärung der Person angegebenen Einkommen abgleicht.

Die für einen bestimmten Zahlungsempfänger erforderliche Strafe hängt davon ab, wann eine korrekte Steuererklärung eingereicht wird. Die Strafen für das Steuerjahr 2022 sind:

• Wenn Sie den Antrag innerhalb von 30 Tagen korrekt eingereicht haben (bis zum 30. März, wenn das Fälligkeitsdatum der 28. Februar ist): 50 $ pro Datenrückgabe mit einer Höchststrafe von 588.500 $ pro Jahr (oder 206,00 $ für kleine Unternehmen)
• Wenn Sie Ihre Unterlagen mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, jedoch bis zum 1. August korrekt eingereicht haben: 110 $ mit einer Höchststrafe von 1.766.000 $ pro Jahr (oder 588.500 $ für kleine Unternehmen)
• Wenn Sie nach dem 1. August korrekt eingereicht haben oder die erforderliche Steuererklärung nicht einreichen: 290 $ mit einer Höchststrafe von 3.532.500 $ (oder 1.177.500 $ für kleine Unternehmen)

Wenn das IRS feststellt, dass Ihr Versäumnis, eine korrekte Steuererklärung einzureichen, vorsätzlich ist, beträgt die Strafe mindestens 570 US-Dollar pro Datenrückgabe ohne Höchststrafe.

Für Fehler wie eine falsche Steuernummer oder falsche Dollarbeträge fallen zwar Strafen an, diese fallen jedoch nicht an, wenn Sie einen triftigen Grund nachweisen können. Dies bedeutet, dass der Fehler außerhalb Ihrer Kontrolle lag oder auf wesentliche mildernde Faktoren zurückzuführen ist. Sie müssen auch Ihre Versuche darlegen können, Maßnahmen zur Vermeidung des Scheiterns zu ergreifen. Es fallen auch keine Strafen für das an, was der IRS als „unbedeutende Fehler“ bezeichnet, d. h. jeden Fehler, der den IRS nicht daran hindert, die Steuererklärung zu bearbeiten. Dies kann den Abgleich der in der Steuererklärung anzugebenden Informationen mit den in der Steuererklärung des Zahlungsempfängers enthaltenen Informationen umfassen.

Einreichung zur Abgabe von Abrechnungen an Zahlungsempfänger

Die Strafe für das Versäumnis, gegenüber Mitarbeitern Erklärungen abzugeben, unterscheidet sich von den Strafen für die Nichteinreichung beim IRS. Aber wie bei der Einreichungsstrafe hängt auch diese davon ab, wann Sie die korrekte Zahlungsempfängerabrechnung einreichen. Die Strafe wird verhängt, wenn Sie:

• Geben Sie die Abrechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum ab
• Geben Sie nicht alle erforderlichen Informationen an
• Geben Sie falsche Informationen an

Strafe für das Versäumnis, 1099-Einkommen zu melden

Wenn Sie ein 1099-NEC- oder 1099-MISC-Formular erhalten, müssen Sie diese Einkünfte in Ihrer Steuererklärung angeben. Sie können mit einer Strafe belegt werden, wenn Sie Ihre Einkünfte aus fahrlässiger, rücksichtsloser oder vorsätzlicher Missachtung der Steuergesetze nicht melden oder wenn Ihre Nichteinreichung einer Meldung zu einer erheblichen Unterzahlung Ihrer Steuern führt.

Eine „erhebliche Unterzahlung“ beträgt 10 % der in Ihrer Steuererklärung auszuweisenden Steuer oder 5.000 US-Dollar, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die Strafe beträgt 20 % des Betrags, den Sie nicht gemeldet haben.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)