10 Fakten über unabhängige Auftragnehmer

Unabhängige Auftragnehmer sind US-Steuerzahler, die für sich selbst und nicht als Angestellte eines Unternehmens arbeiten. Aus Sicht des Internal Revenue Service (IRS) besteht der Hauptunterschied zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Angestellten darin, dass unabhängige Auftragnehmer keine Einkommenssteuer von ihren Einkünften einbehalten, einschließlich Zahlungen für die FICA-Steuer (Sozialversicherung und Medicare). Daher liegt es in der Verantwortung des Auftragnehmers, diese Steuern zu berechnen und zu zahlen, oft in Form von vierteljährlichen Steuerzahlungen im Laufe des Jahres, sowie alle Einnahmen im Auge zu behalten.

Es ist nicht schwer, sich selbst – oder jemand, mit dem Sie einen Vertrag abschließen – als unabhängiger Auftragnehmer beim IRS zu etablieren, aber es gibt einige Dinge, die Sie beachten sollten, um den grundlegenden Prozess und die Unterschiede zwischen Auftragnehmer- und Mitarbeiterstatus zu verstehen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie beim IRS oder einem qualifizierten Steuerberater mehr erfahren.

1. Der Status eines unabhängigen Auftragnehmers ist die Ausnahme, nicht die Regel

Das IRS geht davon aus, dass es sich bei einem Steuerzahler um einen Arbeitnehmer handelt, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird. Die Beweislast für den Nachweis des Status als unabhängiger Auftragnehmer liegt beim Steuerzahler und nicht beim IRS.

2. Die IRS untersucht drei Hauptfaktoren bei der Bestimmung des Arbeitnehmerstatus

• Finanzielle Kontrolle: Werden die geschäftlichen Aspekte der Arbeit des Arbeitnehmers vom Arbeitnehmer kontrolliert? Dazu gehören Dinge wie die Art und Weise, wie der Arbeiter bezahlt wird, ob Auslagen erstattet werden und wer Werkzeuge und Materialien für die Arbeit bereitstellt.
• Verhaltenskontrolle: Kontrolliert das Unternehmen oder hat das Unternehmen das Recht, zu kontrollieren, was der Arbeitnehmer tut und wie der Arbeitnehmer seine Arbeit erledigt?
• Art der Beziehung:Gibt es schriftliche Verträge oder mitarbeiterähnliche Leistungen (z. B. Altersvorsorge, Versicherung, Urlaubsgeld usw.)? Wird die Beziehung bestehen bleiben und ist die geleistete Arbeit ein zentraler Aspekt des Geschäfts?

Normalerweise ist kein einzelner Faktor ausschlaggebend für den Status; Der IRS betrachtet die Gesamtheit der Faktoren.

3. Der Papierkram bei Neueinstellungen für unabhängige Auftragnehmer ist einfach

Für die Zusammenarbeit eines Unternehmens mit einem unabhängigen Auftragnehmer sind nur drei Neueinstellungsdokumente erforderlich. Diese sollten für den Vertragsarbeiter im Falle einer Prüfung in einer Datei aufbewahrt werden:

• Formular W-9 zur Angabe einer Steueridentifikationsnummer (Wenn ein Unternehmen über eine gültige Steueridentifikationsnummer für einen Auftragnehmer verfügt, muss es von Zahlungen an den Auftragnehmer keine Bundeseinkommenssteuern einbehalten. Wenn es keine gültige Steueridentifikationsnummer hat, muss es Bundeseinkommenssteuern einbehalten. Dies wird als Ersatzeinbehalt bezeichnet.)
• Eine Kopie des Lebenslaufs oder der beruflichen Qualifikationen des unabhängigen Auftragnehmers
• Eine Kopie des Arbeitsvertrages

4. Die Bezahlung eines unabhängigen Auftragnehmers ist ebenfalls einfach

Ein Unternehmen kann einen Auftragnehmer stunden- oder auftragsweise bezahlen, die beiden Parteien sind sich jedoch einig. In den meisten Situationen werden keine Einkommensteuer oder FICA-Steuern einbehalten und es müssen keine anderen Beschäftigungssteuern auf der Grundlage der Vergütung unabhängiger Auftragnehmer gezahlt werden. Dies setzt voraus, dass das Unternehmen (Zahler) eine Steuer-ID-Nummer für den Auftragnehmer (Zahlungsempfänger) hat.

5. Die Vergütung des Auftragnehmers wird jährlich auf Formular 1099-Misc gemeldet

Das IRS-Formular 1099-MISC für die Berichterstattung über die Gehälter von Auftragnehmern ähnelt dem Formular W-2 für die Berichterstattung über die Gehälter von Arbeitnehmern. Ein 1099-MISC-Formular muss dem Auftragnehmer bis Ende Januar (für das vorangegangene Steuerjahr) ausgehändigt und bis Ende Februar bei der Sozialversicherungsbehörde eingereicht werden.

6. Unabhängige Auftragnehmer müssen Steuern auf selbständige Erwerbstätigkeit zahlen

Unabhängige Auftragnehmer sind keine Angestellten, und die Unternehmen oder Kunden, für die sie arbeiten, behalten keine FICA-Steuern von ihrem Gehalt ein. Daher müssen unabhängige Unternehmer jedes Jahr eine Selbständigkeitssteuer auf der Grundlage ihres Gesamteinkommens aus selbständiger Tätigkeit zahlen.

7. Unabhängige Auftragnehmer können jede Unternehmensform sein

Die meisten unabhängigen Auftragnehmer werden als Einzelunternehmer gegründet. Alternativ können sie als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC), Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft gegründet werden. Abhängig von der Art der vom Auftragnehmer ausgeführten Arbeiten ist es für Auftragnehmer häufig sinnvoll, eine Unternehmensform zu gründen, die ihre persönliche Haftung begrenzt.

8. Entlastungsvoraussetzungen ermöglichen eine Lohnfortzahlung für unabhängige Auftragnehmer

Wenn ein Unternehmen jemanden als unabhängigen Auftragnehmer bezahlt hat und gute Gründe dafür vorweisen kann (aufgrund von Branchenpraktiken oder anderen vom IRS anerkannten Gründen), kann es den Arbeitnehmer möglicherweise über einen längeren Zeitraum hinweg als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Angestellter bezahlen. Die Regeln für diese Zahlungen sind in den Entlastungsanforderungen gemäß Abschnitt 530 des Internal Revenue Code dargelegt.

9. Vereinbarungen helfen dabei, die Erwartungen an unabhängige Auftragnehmer zu klären

Selbst in den ungünstigsten Situationen ist es eine gute Idee, für alle bezahlten Arbeiten einen Vertrag mit einem unabhängigen Auftragnehmer abzuschließen. Das IRS betrachtet den Vertrag nicht als „Beweis“ dafür, dass der Arbeitnehmer ein Auftragnehmer ist, aber er hilft sowohl dem Unternehmen als auch dem Auftragnehmer, die Erwartungen und die Art der Beziehung zu verstehen.

10. Der IRS kann den Status eines unabhängigen Auftragnehmers überprüfen

Sie können den IRS bitten, Ihnen ein Feststellungsschreiben zur Klärung des Status eines unabhängigen Auftragnehmers auszustellen. Verwenden Sie das IRS-Formular SS-8, um eine Feststellung anzufordern. Sie geben die auf dem Formular angeforderten Informationen ein und der IRS sendet Ihnen einen Brief mit seiner Meinung zum Status dieses Arbeitnehmers (Angestellter oder unabhängiger Auftragnehmer).